Postępujący rozwój technologii, w tym sztucznej inteligencji, a także większa dostępność zaawansowanych systemów informatycznych, dedykowanych procesom HR, skłaniają organizacje do automatyzowania i tym samym poprawy efektywności procesów rekrutacji i zarządzania zasobami ludzkimi. Jakie procesy warto i można dziś automatyzować? W jaki sposób sztuczna inteligencja zmienia i usprawnia działanie departamentów HR?
Typowe zadania działów HR
Często zdarza nam się bagatelizować znaczenie departamentu HR w organizacji i sprowadzać jego rolę jedynie do rekrutacji, jednak rzeczywistość pokazuje, że jest to jeden z najważniejszych filarów każdej działalności. Firma to przede wszystkim ludzie, ich kompetencje i potencjał, dlatego też umiejętne i przemyślane zarządzanie zasobami ludzkimi jest dziś kluczowym czynnikiem sukcesu każdej organizacji. Bez działu HR i odpowiednich kompetencji jego pracowników realizacja zwycięskiej strategii jest praktycznie niemożliwa.
I choć nie da się zaprzeczyć, że znaczną część czasu pracy zespołów HR pochłania poszukiwanie odpowiednich kandydatów do pracy, przeprowadzanie z nimi rozmów kwalifikacyjnych i zarządzanie całym procesem rekrutacyjnym, zakres ich obowiązków jest zdecydowanie szerszy. Obejmuje chociażby budowanie wizerunku organizacji jako atrakcyjnego pracodawcy (ang. Employer Branding), skuteczne motywowanie pracowników, tworzenie i realizację polityki szkoleniowo-wdrożeniowej, kształtowanie pożądanej kultury organizacyjnej, identyfikowanie kluczowych dla organizacji pracowników oraz tych, będących jej najsłabszym ogniwem i wydawanie na tej podstawie konkretnych rekomendacji biznesowych.
Wszystkie wymienione powyżej zadania wchodzą w skład tzw. miękkiego HR-u. Twardy HR obejmuje natomiast szeroko rozumiane zadania z zakresu kadr i płac, a więc czynności związane z przygotowaniem umów, naliczaniem wynagrodzeń, rozliczaniem urlopów, rozwiązywaniem ewentualnych sporów oraz dbaniem o to, by wszelkie podejmowane przez organizację działania w obszarze polityki osobowej były zgodne z obowiązującymi przepisami prawa.
Jak automatyzować powtarzalne zadania w HR?
Nie da się ukryć, że wiele zadań z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi wymaga doświadczenia, odpowiednich kompetencji oraz dokładnego zrozumienia obecnych oraz przyszłych potrzeb organizacji, a co za tym idzie, nie ma możliwości, by w pełni je zautomatyzować. Nowe technologie oraz sztuczna inteligencja mogą jednak doskonale sprawdzić się wszędzie tam, gdzie pojawiają się powtarzalne i rutynowe zadania, które stosunkowo prosto można „przetłumaczyć” na reguły, łatwe do zrozumienia dla robota czy algorytmu. O jakich konkretnie zadaniach mowa?
Doskonały przykład stanowić może chociażby automatyzacja procesu obiegu dokumentów. Działy HR w dużych organizacjach każdego dnia przetwarzają ogromne ilości umów, formularzy i wniosków – mowa zarówno o dokumentach rekrutacyjnych, jak i kadrowo-płacowych. Ich analizowanie, a następnie przenoszenie do systemów informatycznych przedsiębiorstwa nie tylko pochłania sporo czasu, ale też niesie za sobą ryzyko błędu ludzkiego. Automatyzując ten proces, można nie tylko poprawić jego efektywność i wygenerować wymierne oszczędności, ale też skutecznie zmniejszać ryzyko.
Powszechnie wykorzystywanym rozwiązaniem automatyzującym pracę działów HR są również autorespondery. Mowa oczywiście o automatycznie wysyłanych mailach na różnych etapach procesu rekrutacyjnego – potwierdzających otrzymanie aplikacji, informujących o kolejnych krokach czy przekazujących podziękowanie za udział w procesie. Rzadziej spotykane są rozwiązania automatyzujące dobór kandydatów na konkretne stanowisko, jednak i to zapewne w najbliższym czasie się zmieni.
Kolejne istotne narzędzie automatyzujące pracę HR to niewątpliwie platforma zdalnej edukacji (ang. Learning Management System). LMS pozwala skutecznie automatyzować procesy związane z wdrażaniem nowych pracowników oraz podnoszeniem kompetencji tych, którzy już stanowią jej część. To również sposób na sprawne przeprowadzanie szkoleń obowiązkowych (np. kursów BHP), monitorowanie poziomu ukończenia szkoleń, identyfikowanie luk kompetencyjnych w organizacji, a także przeprowadzanie najróżniejszych ankiet i badań wśród pracowników. Dzięki automatycznym regułom przydziału szkoleń każdemu nowemu pracownikowi LMS automatycznie przypisze odpowiedni zestaw szkoleń, a nawet przypomni o konieczności ich ponownego ukończenia po upływie określonego czasu (np. po roku). Dzięki temu proces wdrożenia będzie o wiele krótszy i bardziej efektywny.
Zastosowanie sztucznej inteligencji działach HR
Nowoczesne technologie coraz śmielej wdzierają się w struktury organizacji i trwale zmieniają sposób ich funkcjonowania. Rewolucja ta nie omija również departamentów HR, w których sztuczna inteligencja już dziś znajduje szerokie zastosowanie. Wykorzystywana jest chociażby we wspomnianym już procesie doboru kandydatów na konkretne stanowiska. Nowoczesne narzędzia już dziś są w stanie skutecznie skanować treść ogłoszeń, a następnie wyszukiwać w firmowych bazach CV konkretnych słów kluczowych i na tej podstawie wskazywać najlepiej dopasowanych kandydatów. Rozwiązania takie mogą działać na znacznie szerszą skalę i poszukiwać kandydatów nie tylko w firmowych zasobach, ale również źródłach zewnętrznych – np. portalach dla profesjonalistów takich jak LinkedIn. Mogę też analizować treść listów referencyjnych oraz materiałów udostępnianych przez potencjalnych kandydatów w mediach społecznościowych.
Sztuczna inteligencja, a dokładniej rzecz ujmując mechanizmy OCR (ang. Optical Character Recognition) mogą się również doskonale sprawdzić w kontekście automatyzacji obiegu dokumentów w firmie. Technologia ta pozwala bowiem czytać treść zeskanowanych plików (np. dowodów osobistych czy paszportów) i tym samym umożliwia automatyczne wprowadzanie danych osobowych do firmowych systemów kadrowo-płacowych. Oszczędza to pracownikom nie tylko wiele czasu, ale też pozwala zminimalizować do minimum ryzyko ewentualnych błędów.
Nieco innym, ale nie mniej interesującym przykładem zastosowania sztucznej inteligencji w obszarze HR są zyskujące od lat na popularności chatboty. Każdego dnia do pracowników działu HR docierają bowiem dziesiątki pytań, z których większość jest powtarzalna – dot. benefitów, polityki wynagrodzeń, kwestii związanych z urlopami, prawem pracy itd. Mając na uwadze powyższe, coraz większa liczba organizacji, a w szczególności te zatrudniające wielu pracowników, decyduje się wdrożyć chatboty. Skutecznie uwalniają one zasoby działów HR i pozwalają skoncentrować uwagę na innych procesach. Bardziej kluczowych i generujących większe korzyści dla organizacji, ale nieposiadających odpowiednio dużego potencjału do automatyzacji.
Jakich zmian mogą się spodziewać pracownicy działów HR?
Automatyzacja procesów w obszarze HR to z jednej strony szansa na istotną poprawę efektywności pracy, z drugiej zaś redukcja ryzyka wystąpienia błędu ludzkiego, które przy monotonnych, powtarzalnych i wymagających niezwykłej precyzji zadaniach jest bardzo prawdopodobne. Nikogo zatem nie powinien dziwić fakt, iż stale rozwijająca się technologia oraz nowoczesne systemy informatyczne, projektowane z myślą o działach HR, mogą budzić niepokój wśród specjalistów zajmujących się rekrutacją i zarządzaniem zasobami ludźmi. Czy ich obawy są uzasadnione? Niewątpliwie automatyzacja uwalnia zasoby i tym samym stwarza przestrzeń do redukcji etatów, jednak dochodzi do tego stosunkowo rzadko. Najczęściej technologiczna rewolucja w organizacji prowadzi do zmiany dotychczasowego charakteru pracy działu HR.
Żmudne i powtarzalne zadania to najczęściej procesy, z których nie można po prostu zrezygnować. Ich manualne wykonywanie odbywa się tym samym kosztem tych bardziej kreatywnych. Można zatem zaryzykować stwierdzenie, że automatyzacja korzystnie wpływa na kształtowanie obowiązków pracowników działów HR, czyniąc ich pracę bardziej kreatywną i wymagającą, a przez to znacznie bardziej satysfakcjonującą. Jeszcze długo człowiek nie zostanie całkowicie wyeliminowany z procesu decyzyjnego, a jego rola nadal pozostanie kluczowa w procesie kształtowania strategii rekrutacyjnej, szkoleniowej czy motywacyjnej. Trudno będzie go również zastąpić w procesie rekrutacji oraz monitorowania efektywności podejmowanych działań. Komputery oraz odpowiednio zaprojektowane systemy informatyczne niewątpliwie będą w coraz większym stopniu ułatwiać realizowanie wszystkich tych zadań, jednak nie zdołają całkowicie zastąpić człowieka.
