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Wie kann man HR-Prozesse automatisieren?

Artificial intelligence and automation in HR

Die fortschreitende Entwicklung der Technologie – inklusive künstlicher Intelligenz – und die größere Verfügbarkeit von fortgeschrittenen IT-Systemen speziell für HR-Prozesse regen Firmen an zu automatisieren und somit die Effizienz der Rekrutierung und des HR-Managements zu verbessern. Welche Prozesse lohnt es sich heutzutage zu automatisieren? Wie verändert und verbessert künstliche Intelligenz die Arbeitsabläufe in HR-Abteilungen?

Typische Aufgaben in HR-Abteilungen

Wir unterschätzen oft die Wichtigkeit von HR-Abteilungen und reduzieren ihre Rolle nur auf die Rekrutierung, aber die Realität zeigt, dass sie eines der wichtigsten Standbeine jeder Firma darstellen. Jede Firma besteht zum Hauptteil aus Menschen, ihren Fähigkeiten und ihrem Potenzial. Deswegen ist geschicktes und durchdachtes HR-Management heutzutage ein Schlüsselfaktor im Erfolg jeder Organisation. Ohne eine HR-Abteilung und den entsprechenden Kompetenzen derer Mitarbeiter ist die Einführung einer Erfolgsstrategie fast unmöglich.

Obwohl man nicht abstreiten kann, dass ein wichtiger Teil der HR-Arbeit damit verbracht wird geeignete Kandidaten zu finden, Interviews zu führen und den ganzen Rekrutierungsprozess zu verwalten, ist der Umfang ihrer Verantwortlichkeiten viel breiter. Dieser beinhaltet, zum Beispiel, die Bildung des Images der Firma als attraktiver Arbeitgeber (Employer Branding), effektive Mitarbeitermotivation, die Gestaltung und Einführung einer Trainings- und Onboarding-Politik, Bildung der gewünschten Organisationskultur, die Identifizierung von wichtigen Mitarbeitern  – und von den schwächsten Gliedern – und die Abgabe von konsequenten Geschäftsempfehlungen.

All die oben genannten Aufgaben sind Teil des sogenannten soft HR. Hard HR, andererseits, betrifft weit verstandene Aufgaben im Bereich der Human Resources und Payroll, d.h. Aktivitäten verbunden mit der Vorbereitung von Verträgen, Berechnungen des Arbeitsentgelts, Verwaltung der Urlaube, Lösung von Streitigkeiten und die Sicherstellung, dass die Personalpolitik mit dem anwendbarem Recht übereinstimmt.

Wir automatisiert man sich wiederholende HR-Aufgaben?

Viele Aufgaben im Bereich des HR-Managements verlangen zweifellos Erfahrung, entsprechende Kompetenzen und ein weitreichendes Verständnis von aktuellen und zukünftigen Anforderungen der Firma, weswegen es unmöglich ist sie vollkommen zu automatisieren. Neue Technologien und künstliche Intelligenz können allerdings perfekt sein wenn es sich um wiederholende und routinemäßige Aufgaben handelt, welche relativ einfach auf Regeln “übersetzbar” sind, die für einen Roboter oder Algorithmus leicht zu verstehen sind. Von welchen Aufgaben sprechen wir genau?

Ein großartiges Beispiel ist die Automatisierung des Dokumentenflusses. Die HR-Abteilungen in großen Firmen bearbeiten jeden Tag eine Vielzahl an Verträgen, Formularen und Anträgen – und damit sind sowohl Rekrutierungs- wie auch Payroll-Dokumente gemeint. Diese zu analysieren und sie dann in die IT-Systeme der Firma zu übertragen nimmt nicht nur viel Zeit ein, sondern bringt auch das Risiko von menschlichen Fehlern mit sich. Indem man diesen Prozess automatisiert können Firmen nicht nur ihre Effizienz steigern und messbare Einsparungen generieren, sondern auch effektiv Risiken einschränken. Autoresponder sind auch häufig eingesetzte Lösungen, welche die Arbeit von HR-Abteilungen automatisieren. Die Rede ist, natürlich, von der automatischen Versendung von Emails auf den verschiedenen Etappen des Rekrutierungsprozesses – die Bestätigung der Entgegennahme der Anträge, Informationen über die nächsten Schritte oder Dank für Teilnahme am Prozess. Lösungen, welche die Auswahl der Kandidaten für bestimmte Stellen automatisiert, sind seltener, aber das wird sich in der näheren Zukunft wahrscheinlich ändern.

Eine Learning Management System-Plattform ist ohne Zweifel ein weiteres wichtiges Tool wenn es um die Automatisierung von HR-Arbeit geht. Ein LMS erlaubt es Ihnen effektiv Prozesse zu automatisieren, die mit dem Onboarding neuer, oder der Verbesserung der Kompetenzen der aktuellen Mitarbeiter verbunden sind. Es ist auch ein Weg effizient Pflichtkurse durchzuführen (z.B. bezüglich Gesundheit und Sicherheit), die Abschlussquote der Kurse zu verfolgen, Kompetenzlücken in der Firma zu identifizieren und verschiedene Umfragen unter Mitarbeitern durchzuführen. Dank den automatischen Regeln der Kurszuteilung werden jedem neuen Mitarbeiter das entsprechendes Set an Kursen zugeteilt und es werden Reminder verschickt die Kurse in einem bestimmten Zeitrahmen zu wiederholen (z.B. in einem Jahr). Somit werden Onboarding-Prozesse will kürzer und effektiver. 

Die Anwendung von AI in HR-Abteilungen

Moderne Technologien beeinflussen mehr und mehr die Arbeitsabläufe von Firmen und verändern dauerhaft die Weise wie sie agieren. Diese Revolution betrifft auch HR-Abteilungen, wo der Einsatz von künstlicher Intelligenz schon jetzt weit verbreitet ist. Es wird, zum Beispiel, in den oben genannten Prozessen der Kandidatenauswahl für bestimmte Stellen genutzt. Moderne Tools sind auch schon fähig effektiv die Inhalte von Werbungen zu scannen, dann nach bestimmten Schlüsselwörtern in der Lebenslaufdatenbank der Firma zu suchen und auf diesem Weg die am besten geeigneten Kandidaten zu finden. Solche Lösungen können auf einer viel größeren Skala angewendet werden und nach Kandidaten nicht nur in den Ressourcen der Firma, sondern auch in externen Quellen suchen – z.B. Websites für Fachkräfte, sowie Linkedin. Sie können auch die Inhalte von Empfehlungsschreiben und Unterlagen von potentiellen Kandidaten in sozialen Netzwerken analysieren.

Künstliche Intelligenz, und um genauer zu sein OCR-Mechanismen (Optical Character Recognition), können auch perfekt im Kontext der Automatisierung des Dokumentenflusses in der Firma eingesetzt werden. Diese Technologie macht es möglich die Inhalte von gescannten Dateien zu lesen (z.B. Personalausweise oder Pässe) und fördert dadurch die automatische Übertragung von persönlichen Daten in die HR- und Payroll-Systeme der Firma. Das spart den Mitarbeitern nicht nur Zeit, sondern erlaubt es Firmen das Risiko möglicher Fehler zu minimieren.

Chatbots, die seit Jahren an Beliebtheit gewinnen, sind ein anderes, aber nicht weniger interessantes Beispiel der Anwendung von künstlicher Intelligenz in HR. Jeden Tag erhalten HR-Abteilungen dutzende Fragen, von denen viele sich wiederholen und Zusatzleistungen, Vergütungspolitik, Urlaube, Arbeitsgesetz usw. betreffen. In Anbetracht des Vorstehenden entscheiden sich viele Firmen, besonders solche mit mehreren Mitarbeitern, dafür Chatbots einzusetzen. Sie entlasten effektiv die Ressourcen der HR-Abteilung und erlauben es sich auf andere Prozesse zu fokussieren – jene die für die Firma wichtiger sind, aber nicht genug Automatisierungspotential haben.

Welche Veränderungen können Mitarbeiter der HR-Abteilung erwarten?

Einerseits ist Prozessautomatisierung in HR eine Chance Arbeitseffizienz erheblich zu steigern und andererseits das Risiko menschlicher Fehler zu reduzieren, welche höchstwahrscheinlich bei monotonen Aufgaben die höchste Präzision verlangen vorkommen können. Deswegen sollte es niemanden wundern, dass die sich ständig entwickelnde Technologie und moderne IT-Systeme, designt mit HR-Abteilung im Sinn, zwischen Spezialisten die sich mit Rekrutierung und HR-Management befassen für Unruhe sorgen können. Sind ihre Befürchtungen berechtigt? Man kann nicht abstreiten, dass, da Automatisierung Ressourcen entlastet, es auch Raum für Entlassungen schafft, aber das passiert recht selten. Viel öfter führt eine technische Revolution in der Firma zu einer Veränderung der aktuellen Natur der Arbeit der HR-Abteilung. 

Mühsame und sich wiederholende Aufgaben sind oft Prozesse, die nicht einfach abgeschafft werden können. Die manuelle Ausführung dieser Aufgaben nehmen den Platz der kreativieren Verfahren ein. Deswegen kann man sagen, dass die Automatisierung sich positiv auf die Gestaltung der Pflichten der HR-Mitarbeiter auswirkt, indem sie ihre Arbeit kreativer und anspruchsvoller machen und dadurch auch viel befriedigender. Menschen werden noch lange nicht komplett von den Entscheidungsprozessen entfernt werden und ihre Rolle wird immer noch sehr wichtig bei der Gestaltung der Rekrutierung, des Trainings und der Motivationsstrategie sein. Es wird auch schwierig sein den menschlichen Faktor in den Rekrutierungs- und Bewertungsprozessen zu ersetzen. Computer und entsprechend designte IT-Systeme werden vermehrt die Ausführung dieser Aufgaben ermöglichen, aber sie werden es nicht schaffen Menschen komplett zu ersetzen.

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