Czy planowanie zasobów ludzkich poradzi sobie z globalnym niedoborem talentów? Taką nadzieję mają specjaliści HR, którzy zmieniają swoje podejścia na bardziej strategiczne. A wszystko przez pandemię, która mocno zachwiała rynkiem pracy i zwiększyła lukę kadrową, czyli dysproporcję pomiędzy zapotrzebowaniem na pracowników, a ich podażą.
W USA problem jest bardzo poważny: cztery lata po pandemii luka brakuje 1,5 mln pracowników. Niedobór talentów uderza szczególnie w branżę technologiczną [1]. Niedawne badania [2] przewidują, że liczba wakatów w branży technologicznej wzrośnie z 700 000 w 2023 r. do 780 000 w 2026 r. Z kolei w Ameryce Północnej prawie 80% pracowników branży technologicznej, którzy stracili pracę w 2022 r., szybko znalazło nową. To pokazuje, że nie ma wystarczającej liczby wykwalifikowanych pracowników, aby obsadzić stanowiska technologiczne.
Luka kadrowa – co to jest?
Luka kadrowa to zauważalna dysproporcja między dużym popytem na pracowników, a ich niską podażą. Niedobór talentów postrzega się jako jedno z największych zagrożeń gospodarczych na świecie. Powodem jest fakt, że dysproporcja ta osłabia wzrost gospodarczy poprzez hamowanie produktywności i innowacyjności.
Firmy obawiają się luki kadrowej także z powodów czysto ekonomicznych. Im mniej jest pracowników, tym więcej trzeba im płacić. Ponadto niedobór specjalistów nasila konkurencję w zakresie pozyskiwania nowych pracowników, stwarzając poważne wyzwania zwłaszcza dla małych i średnich przedsiębiorstw. Zjawisko to nasila też galopujący postęp technologiczny w obszarze learning & development, za którym firmy szkoleniowe i placówki edukacyjne po prostu nie nadążają. Efektem jest więc nie tylko deficyt wykwalifikowanych specjalistów, ale też nadpodaż osób z niedostatecznymi umiejętnościami technologicznymi.
Jak walczyć z tym zjawiskiem? Jednym ze sposobów może być strategiczne planowanie zasobów ludzkich.
Czym jest planowanie zasobów ludzkich?
Planowanie zasobów ludzkich to po prostu dobieranie pracowników pod kątem długofalowych celów danej organizacji. Niektóre źródła podają oczywiście dużo bardziej złożoną definicję planowania zasobów ludzkich. Na przykład określają to jako coś, co dodatkowo rozpoznaje luki kadrowe i nakreśla działania zapewniające, że firma czy inna organizacja będzie miała odpowiednich specjalistów na pokładzie, zarówno teraz, jak i w przyszłości [3].
Ponadto, w szerszym ujęciu, planowanie zasobów ludzkich ma też na celu odpowiednie szkolenie pracowników. Odpowiednie, czyli takie, które przyniesie pożądane efekty i wpisze się w strategiczne cele organizacji zarówno teraz, jak i w przyszłości.
Planowanie zasobów ludzkich ukróca niedobór talentów
Czy strategiczne planowanie zatrudnienia staje się jednym z fundamentalnych procesów w polityce HR? Wydaje się, że tak. Po pierwsze, pomaga odpowiednio wykorzystać mocne strony pracowników. Po drugie, daje podstawę do zarządzania nimi na co dzień. Jest to także metoda wspierająca podstawowe działania HR, takie jak rekrutacja i retencja pracowników. Ale to nie wszystko, ponieważ wśród zalet planowania zasobów ludzkich znajdują się także:
- określanie potrzeb szkoleniowych i rekrutacyjnych,
- planowanie sukcesji w celu przygotowania wewnętrznych kandydatów do objęcia kluczowych stanowisk,
- przyciąganie odpowiednich talentów poprzez zindywidualizowaną rekrutację i elastyczną siłę roboczą, obejmującą freelancerów i pracowników zdalnych.
- analizowanie danych w celu wspierania świadomego podejmowania decyzji oraz uwzględniania potrzeby i różnorodności pracowników.
Jak wygląda proces planowania zasobów ludzkich?
Wszyscy musimy pamiętać, że planowanie siły roboczej to proces. Proces, którego celem jest zapewnienie odpowiedniej liczby i rodzaju pracowników. Proces ten obejmuje analizę i ocenę pracy zespołów, dzięki czemu działy HR mogą zdefiniować nowe role oraz przygotować matrycę kompetencji. Ponadto strategiczne planowanie zatrudnienia obejmuje przewidywanie zdarzeń i faktów, które mogą wystąpić w przyszłości oraz ich analizę. Przejdźmy więc do rzeczy.
Klasyczny proces planowania zatrudnienia jest bardzo prosty i składa się z 4 etapów: analizy stanu obecnego, stanu pożądanego, analizy luk talentowych i podjęcia działań:
- Stan obecny – polega na przeprowadzeniu dokładnego audytu aktualnej sytuacji zatrudnienia w firmie i ocenie umiejętności, ról i kompetencji pracowników.
- Stan pożądany – Jest to strategiczne prognozowanie potrzeb kadrowych organizacji na najbliższe 2-4 lata, z uwzględnieniem skalowalności biznesu i trendów rynkowych.
- Analiza luki kadrowej – polega na identyfikacji i analizie rozbieżności pomiędzy obecną kadrą a przyszłymi wymaganiami. Następnie konieczne jest opracowanie strategii mających na celu wypełnienie tych luk.
- Plan działania – oznacza realizację strategii mających na celu dostosowanie siły roboczej do przewidywanych przyszłych potrzeb. Musi obejmować pozyskiwanie talentów, szkolenia i restrukturyzację organizacyjną.
Jak zbudować model planowania zasobów ludzkich?
Nadszedł czas, aby zagłębić się w szczegóły tworzenia skutecznego planu zasobów ludzkich. Jak zbudować skuteczny model planowania siły roboczej? W zasadzie wystarczy zaimplementować etapy, które wymieniłam we wcześniejszym akapicie, ale jak to dokładnie zrobić? Tutaj kilka wskazówek:
Krok 1: Dokonaj dogłębnej analizy obecnego stanu zatrudnienia
To coś więcej niż analiza ilościowe pracowników zatrudnionych w firmie. W tym punkcie należy określić szczegóły takie jak umiejętności pracowników, ich przeszłe i trwające ścieżki rozwoju, a także aspiracje zawodowe. Słowem: dowiedz się, kim są ludzie pracujący dla organizacji, jaki mają potencjał i w jaki sposób rozwijali się dotychczas w firmie. Ta wiedza ma kluczowe znaczenie dla planowania zasobów ludzkich.
Krok 2: Sporządź prognozę przyszłego stanu
Opierając się na tej wstępnej analizie, Twoim następnym zadaniem będzie wyobrażenie sobie, kim powinni być przyszli pracownicy Twojej firmy. Tutaj należy określić ich przyszłe, najbardziej pożądane umiejętności. W celu poznania kompetencji przyszłości możecie zapoznać się z artykułem: Przyszłość kształcenia i rozwoju pracowników: trendy w szkoleniach w 2024
Powinieneś także zdecydować, w jaki sposób firma pozyska tych wykwalifikowanych ludzi: wewnątrz firmy, czy jako partnerzy zewnętrzni? Teraz zdecyduj, w jaki sposób te umiejętności będą rozwijane wewnętrznie. Możesz sobie pomóc, stosując profesjonalny system zarządzania nauką (LMS). Należy także prognozować zapotrzebowanie na talenty oraz oceniać wewnętrzne i zewnętrzne zasoby talentów.
Krok 3: Zidentyfikuj luki kadrowe i przygotuj scenariusze działania
Etapem budowanie planu zatrudnienia w firmie jest także identyfikacja luki kadrowej. Posiadając dane na temat obecnej sytuacji zatrudnienia w firmie i mając wizję tego, jak powinno to wyglądać w przyszłości, możesz przygotować scenariusze działań. Obejmuje to przygotowanie strategii wewnętrznych szkoleń i rozwoju pracowników, planów rekrutacyjnych, współprac i koniecznych zmian organizacyjnych w firmie.
Krok 4: Wprowadź scenariusze w życie
Ostatni etap planu to oczywiście wprowadzenie go w życie. Pamiętaj tylko, że scenariusze działań nie muszą być sztywne – pozwól sobie na elastyczność tam, gdzie jest to konieczne. Zaangażuj też sił w celu monitorowania wdrażania strategii i trzymaj rękę na pulsie.
Jak wdrożyć planowanie zasobów ludzkich w firmie?
Po pierwsze, aby pomyślnie wdrożyć swój plan, musisz dostosować się do zmian biznesowych i rynkowych. Sukces wymaga pracy zespołowej działów, płynnej komunikacji i zaangażowania pracowników. Dodatkowo należy uwzględnić technologie. Korzystanie z LMS do rozwijania umiejętności i zaawansowanych narzędzi do wizualizacji danych może stać się niezbędne. Platformy sztucznej inteligencji mogą również usprawnić planowanie predykcyjne, jednocześnie ulepszając strategie zatrudnienia.
Po drugie, nie da się uniknąć eliminacji niepotrzebnych stanowisk i outsourcingu części prac. Aby usprawnić zasoby. Część środków możesz także zaoszczędzić dzięki zautomatyzowanym procedurom, planowaniu długoterminowemu i inwestycjom w rozwój pracowników.
Podsumowanie
Na dzisiejszym rynku pracy planowanie zasobów ludzkich ma kluczowe znaczenie dla wypełnienia luki w talentach i napędzania rozwoju firmy. Firmy mogą stawić czoła wyzwaniom związanym z niedoborem pracowników, koncentrując się na podejściu strategicznym. Podejście to obejmuje ciągłe monitorowanie, zdolność adaptacji i solidną współpracę wewnętrzną.
W przypadku dużych firm kluczowe znaczenie w rozwoju umiejętności i optymalizacji siły roboczej może mieć włączenie zaawansowanych technologii, szczególnie solidnej platformy LMS. Wierzę, że dobrze przeprowadzony proces planowania zatrudnienia może pomóc w wyeliminowaniu luki w talentach.
- https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/us/Documents/consulting/us-meet-business-outcomes-by-evolving-to-strategic-workforce-planning.pdf
- „Die Lücke wird größer: Bis 2026 fehlen in Deutschland 780.000 Tech-Spezialisten””” [“The gap is getting bigger: By 2026, Germany will lack 780,000 tech specialists”], Stifterverband and McKinsey, November 24, 2021.
- https://hr.nih.gov/workforce/workforce-planning
