Zakres obowiązków i odpowiedzialności działów HR wbrew pozorom nie opiera się jedynie na rekrutacji pracowników i kształtowaniu polityki wynagrodzeń w firmie, ale wykracza daleko poza te ramy. Obejmuje chociażby kształtowanie strategii rozwoju i szkoleń, która w dużej mierze determinuje sukces przedsiębiorstwa i stanowi istotny element jego przewagi konkurencyjnej. I właśnie w realizacji tej strategii i bieżącym jej monitorowaniu pomóc mogą systemy zarządzania procesami szkoleniowymi. Jak działają i jakie korzyści niosą za sobą nowoczesne platformy Learning Management System (LMS)?
Jakie funkcje oferują systemy LMS?
Realizacja opracowanej w ramach organizacji polityki szkoleniowej oraz polityki kształtowania zatrudnienia niewątpliwie wymaga ogromnego wysiłku – zarówno ze strony kierownictwa, jak i działu HR. Mowa tu bowiem o wielowymiarowych procesach związanych z optymalizacją zatrudnienia (m.in. w ujęciu ilościowym, jakościowym i organizacyjnym), będących pochodną dynamicznych zmian, występujących zarówno wewnątrz organizacji, jak i jej otoczeniu, a także procesach szkoleniowych, które wciąż przez wiele organizacji traktowane są nie jako inwestycja, ale jako koszt.
W ostatnich latach można jednak zaobserwować istotne i niewątpliwie konieczne zmiany w tym obszarze, których katalizatorem stała się m. in. stale poprawiająca się kondycja rynku pracy i większa skłonność pracowników do porzucenia dotychczasowych pracodawców. W efekcie firmy zaczęły dostrzegać swój największy i najcenniejszy kapitał – kompetentny i odpowiednio przygotowany do pełnienia swoich funkcji zespół. Co więcej, przestały zarządzać nim wyłącznie w ujęciu ilościowym, ale dostrzegły również inne aspekty – kompetencje, motywacje, zaangażowanie czy kreatywność. Umiejętne nimi sterowanie, a także promowanie kultury ciągłego rozwoju, szybkie i skuteczne identyfikowanie ewentualnych luk kompetencyjnych oraz talentów, kluczowych dla utrzymania ciągłości działania, niewątpliwie powinny być wpisane w DNA każdej organizacji.
Realizację takiej strategii wesprzeć może nowoczesna platforma LMS. Wyręczy ona zespół HR w wielu powtarzalnych czynnościach, a dodatkowo przyczyni się do wygenerowania niemałych oszczędności dla firmy. LMS, czyli system zarządzania procesami szkoleniowymi to narzędzie, które pozwala stworzyć atrakcyjną platformę edukacyjną, usprawnić zarządzanie szkoleniami w firmie i jednocześnie w czasie rzeczywistym analizować postępy poszczególnych pracowników, departamentów, pionów czy oddziałów. Co istotne, szczególnie z punktu widzenia zachowania ciągłości działania, LMS umożliwia skoncentrowanie w jednym miejscu know-how organizacji. Może tym samym pełnić funkcję efektywnej platformy gromadzenia i dzielenia się wiedzą.
W jaki sposób działy HR mogą wykorzystywać platformy edukacyjne?
Pracownicy działów HR odpowiedzialni są m. in. za bieżącą realizację strategii szkoleniowej firmy, co wiąże się z koniecznością planowania i organizowania szkoleń i kursów. Mowa zarówno o szkoleniach obowiązkowych, wymaganych przepisami prawa, jaki i najróżniejszych szkoleniach wdrożeniowych i stanowiskowych. W większości przypadków odbywają się one w formie stacjonarnej, co niewątpliwie jest bardzo kosztowne. Pochłania wiele czasu, zarówno organizatorów, jak i uczestników szkolenia, a ponadto wymaga zaangażowania niemałych środków finansowych związanych z samą organizacją, zatrudnieniem trenera, transportem, ewentualnymi dietami i zakwaterowaniem uczestników. Inwestując w szkolenia e-learningowe i nowoczesną platformę LMS można wiele tych kosztów uniknąć.
Dysponując wewnętrznym systemem zdalnej edukacji dział HR może samodzielnie tworzyć i zarządzać szkoleniami i tym samym dostosowywać ich program i zakres do bieżących potrzeb organizacji. Co więcej, może projektować atrakcyjne ścieżki edukacyjne i tym samym zachęcać pracowników do ciągłego doskonalenia i poszerzania swoich kompetencji. W skutecznym ich motywowaniu pomóc może również możliwość wykorzystania elementów grywalizacji , rozumianej jako możliwość zdobywania certyfikatów, punktów czy odznak za konkretne osiągnięcia i pięcia się w górę w różnych firmowych rankingach.
To, co istotne w kontekście kosztów, to niewątpliwie duże możliwości w zakresie ich optymalizacji. Raz przygotowane szkolenia mogą bowiem być wykorzystywane przez lata, a w razie potrzeby nieustannie doskonalone przez dział HR. Wspomnieć warto również o możliwości automatyzacji procesu szkoleniowego, co pozwoli w jeszcze większym stopniu odciążyć pracowników odpowiedzialnych za rozwój kompetencji w firmie. Dzięki automatycznym regułom przydzielania szkoleń platforma e-learningowa każdemu nowemu pracownikowi automatycznie udostępni niezbędne materiały – np. kurs BHP, pakiet szkoleń wdrożeniowych oraz szkolenie stanowiskowe. Przypomni również obecnym pracownikom o ewentualnej konieczności odświeżenia wiedzy i ponownego przystąpienia do szkolenia po upływie określonego czasu (np. roku).
Dzięki dostępności szkoleń na wszystkich urządzeniach, w tym również mobilnych, pracownicy zyskują możliwość ich odbywania w dowolnym miejscu i czasie – np. podczas podróży do klienta czy w przerwie pomiędzy kolejnymi zadaniami. Mają dzięki temu znacznie szersze i bardziej elastyczne możliwości rozwoju, przy zachowaniu niskiego kosztu po stronie pracodawcy. Z punktu widzenia zarządzania wiedzą w organizacji istotne jest jednak nie tylko udostępnienie pracownikom odpowiednich możliwości rozwoju, ale również bieżące monitorowanie czynionych postępów oraz identyfikowanie ewentualnego zapotrzebowania na nowe szkolenia. W tym obszarze również doskonale sprawdzi się LMS. Zaawansowane, nierzadko wspierane sztuczną inteligencją, raporty, a także możliwość przeprowadzania testów wiedzy, pozwalają szybko identyfikować luki kompetencyjne i potrzeby szkoleniowe w organizacji, a przy okazji weryfikować poziom ukończenia poszczególnych kursów.
Systemy zdalnej edukacji i ich możliwości
Wybierając optymalną platformę e-learningową należy wziąć pod uwagę szereg czynników, by maksymalnie dostosować ją do obecnych oraz przyszłych potrzeb organizacji. Wbrew pozorom wybór ten nie jest prosty, gdyż na rynku dostępnych jest dziś wiele systemów LMS i nieustannie dołączają do nich kolejne. Doskonale obrazują to dane pochodzące z raportu przygotowanego przez MarketsandMarkets Research*, które wskazują, że do 2025 roku wartość rynku systemów LMS sięgnie poziomu 25.7 mld dolarów, co przekłada się na skumulowany roczny wskaźnik wzrostu na poziomie 14%.
Do rynkowych liderów niewątpliwie zaliczyć należy platformę Samelane, która stawia na nowoczesne technologie, prostą i niezwykle intuicyjną obsługę, skalowalność oraz niepowtarzalne doświadczenia szkoleniowe. W tym celu sięga nie tylko po sztuczną inteligencję (AI), która pozwala automatyzować wiele powtarzalnych czynności, ale również po możliwości, jakie oferuje rozszerzoną rzeczywistość (AR), dzięki czemu przenosi szkolenia na zupełnie nowy poziom. To LMS nowej generacji. Już dziś jego możliwości docenia wiele przedsiębiorstw – w tym również międzynarodowe korporacje, posiadające siedziby na kilku kontynentach.Dynamiczny rozwój rynku i stale rosnące zapotrzebowanie zgłaszane przez organizacje na całym świecie sprzyjają rozwojowi narzędzi do zarządzania wiedzą w organizacji.
* https://bit.ly/3lDixAp
