Onboarding gewinnt immer mehr an Bedeutung, vor allem bei der Arbeit aus dem Home Office oder in hybriden Arbeitsformen. Es ermöglicht Unternehmen, Mitarbeiter im Unternehmen zu halten, und schafft die Voraussetzung für effiziente Mitarbeit. Um die Qualität dieses Prozesses zu verbessern, lohnt es sich, ein spezielles Tool einzusetzen: ein Lernmanagementsystem.

Dieser Artikel beantwortet die folgenden Fragen:

  1. Wie wichtig ist der Onboarding-Prozess für Mitarbeiter?
  2. Inwiefern kann ein LMS das Onboarding positiv beeinflussen?
  3. Welche Funktionen des Samelane-Systems helfen bei der Gestaltung einer optimalen Onboarding-Erfahrung?

Warum ist Onboarding wichtig?

Die Einarbeitung ist einer der wichtigsten Prozesse in jedem Unternehmen. Zum einen wirkt er sich auf die Geschwindigkeit aus, mit der die Mitarbeiter ihre Aufgaben erledigen, und auf die Leistungseffizienz (die Produktivität lässt sich dank eines gut konzipierten Onboarding-Prozesses um bis zu 70 % steigern [1]). Das Onboarding ist aber auch der erste Kontakt mit dem Arbeitgeber und gibt dem neuen Mitarbeiter die Möglichkeit, Beziehungen zu knüpfen, sich ein Bild vom Arbeitgeber zu machen und sein Engagement und seine Loyalität zu formen.

Diese Aspekte wirken sich direkt auf den Wert aus, den neue Mitarbeiter in das Unternehmen einbringen – sowohl durch eine höhere Rentabilitätsrate bei der Einstellung als auch durch eine geringere Fluktuation und eine längere Verweildauer im Unternehmen. Dies wird durch Untersuchungen bestätigt: 69 % der Mitarbeiter bleiben länger als drei Jahre im Unternehmen, wenn sie erfolgreich in das Unternehmen eingeführt worden sind. [2]

Obwohl diese Informationen scheinbar Allgemeinwissen sind, führte die Einführung von Remote- oder Hybridarbeit während der Pandemie dazu, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter zu überdenken. Nach einer vorübergehenden Krise ist die Nachfrage nach Dienstleistungen und Produkten wieder gestiegen und damit auch die Notwendigkeit, die Teams zu vergrößern. Das Image des Arbeitgebers ist zu einem Schlüsselfaktor bei der Gewinnung von Talenten geworden, insbesondere in wettbewerbsintensiven Branchen. Ein effektives Onboarding und positive Erfahrungen der Mitarbeiter sind für die Mitarbeiterbindung unerlässlich geworden. Unter diesen Bedingungen ist ein verbessertes Onboarding, das an den Alltag der Pandemie angepasst ist, eine Notwendigkeit geworden.

Die Anwendung eines LMS beim Onboarding

Bei der Gestaltung des Einarbeitungsprozesses oder seiner Anpassung an die Marktanforderungen lohnt es sich, sich ein paar spezielle Tools genauer anzusehen. Ein derartiges Werkzeug ist ein Learning Management System (LMS). Es ermöglicht Unternehmen, jede Phase der Eingliederung zu verbessern – von der Auswahl der Angebote bis zur Durchführung regelmäßiger Beurteilungen.

Der Mitarbeiter wird Schritt für Schritt mit Hilfe eines speziellen Programms eingearbeitet. Alle Aufgaben, Checklisten und notwendigen Details sind an einem Ort gesammelt. Die Einführung in Werkzeuge, Verfahren, Regeln und andere notwendige Schulungsaspekte erfolgt dadurch reibungslos und systematisch. Ein weiterer Vorteil ist, dass das Onboarding automatisiert werden kann. Dadurch wird das Fehlerrisiko reduziert und sichergestellt, dass repetitive Verwaltungsaufgaben auf einem hohen Qualitätsstandard durchgeführt werden können. Auf diese Weise können Unternehmen positive Erfahrungen bei ihren Mitarbeitern schaffen und ein erstklassiges Einführungsprogramm anbieten.

Ein Learning Management System erhöht auch die Effektivität des Onboarding-Prozesses. Dank eines individuellen Ansatzes und der Möglichkeit, den Fortschritt zu verfolgen, kann der Arbeitgeber stets überprüfen, ob die neu eingestellten Mitarbeiter das erforderliche Wissen erwerben. Darüber hinaus bietet ein LMS auch effektive Beurteilungsverfahren.

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5 Möglichkeiten zur Verbesserung des Onboarding-Prozesses mit Samelane

Wenn die oben genannten Vorteile nur unverschämt gut klingen, lohnt es sich, die 5 Funktionen der Samelane-Plattform kennenzulernen, die den Onboarding-Prozess erheblich verbessern.

1. Entwicklungspfade

Samelane ermöglicht die Erstellung von Lernpfaden, die sowohl für einzelne Mitarbeiter (z. B. für Unternehmenstools und -verfahren) als auch für bestimmte Projekte oder Berufsgruppen (für bestimmtes Fachwissen) bestimmt sein können. Aus Unternehmenssicht reicht es aus, das sich ständig wiederholende und zeitaufwändige Onboarding einmalig zu planen. Der Mitarbeiter hingegen hat damit einen übersichtlichen, umfassenden Einarbeitungsplan für seine Position an der Hand. Damit entfällt die Unsicherheit darüber, wie der Prozess aussehen wird und was vom Mitarbeiter erwartet wird. Klare Ziele und deren Fristen sind vor allem zu Beginn der Tätigkeit eines neuen Mitarbeiters von Vorteil.

2. Prüfungen und Nachweise

Selbst die motivierteste Person kann mal die Konzentration verlieren – unabhängig davon, ob die Schulung von zu Hause oder in Präsenz durchgeführt wird. Mit anderen Worten: Der Kursteilnehmer hat nicht immer die Kontrolle darüber, welche Informationen er aufnimmt. Deshalb überprüft Samelane nicht nur, welche Kurse wiederholt wurden, sondern nutzt auch Tests, um den tatsächlichen Wissensstand der Mitarbeiter zu ermitteln. Dies kann ein Signal an die Kursdesigner sein, welche Teile des Materials im Lehrplan hervorgehoben werden sollten, aber es ermöglicht dem Mitarbeiter auch, bereits abgeschlossene Sitzungen zu wiederholen. Die erfolgreiche Aneignung von Wissen sollte auch nicht unbemerkt bleiben, weshalb die Ausstellung von Zertifikaten und Nachweisen eine der Funktionen von Samelane ist.

3. AR-Kurse

Spezialwissen erfordert oft eine besondere Art des Unterrichts. Wenn herkömmliche Kurse nicht ausreichen, ermöglicht Samelane den Entwicklern, Schulungen mit AR – Augmented Reality, „erweiterter Realität“ – zu erstellen. Mit Hilfe einer AR-Brille kann der Mitarbeiter Anweisungen direkt in der  echten Arbeitsumgebung lesen und so lernen, wie man bestimmte Tätigkeiten ausführt. Diese Art der Schulung ermöglicht es dem Unternehmen, weniger Schlüsselmitarbeiter in die Ausbildung neuer Mitarbeiter einzubeziehen. Gleichzeitig ist sichergestellt, dass alle Informationen zur Verfügung stehen und das System den Kursteilnehmern nicht erlaubt, mit dem nächsten Schritt fortzufahren, wenn nicht alle Anweisungen korrekt ausgeführt werden.

4. Umfragen

Die besten Lösungen im Unternehmen werden für die Mitarbeiter mit deren Zustimmung umgesetzt. Es gibt keine andere Möglichkeit dafür, als Feedback einzuholen. Die Firma sollte die Meinung ihrer Mitarbeiter kennen und wissen, wie sie von ihnen profitieren kann. Dies ist eine der effektivsten Methoden, um innovative Ideen und neue Lösungen kennenzulernen. Samelane bietet ein integriertes Umfragemodul. Nach Abschluss jedes Kurses oder Lernpfads können Unternehmen das Feedback einsehen. Diese Lösung führt zu einer systematischen Verbesserung der Qualität des gesamten Onboarding-Prozesses und zu einer effizienten Kommunikation. Sie vermittelt das Gefühl, dass die Stimme eines jeden Mitarbeiters berücksichtigt wird.

5. Volle Verfügbarkeit

Samelane bietet 24 Stunden am Tag ununterbrochenen Zugang zu den Schulungsmaterialien. Dies ermöglicht nicht nur die Durchführung des Onboarding-Prozesses in Unternehmen, die in verschiedenen Zeitzonen oder mit flexiblen Arbeitszeiten arbeiten, sondern auch den jederzeitigen Zugriff auf relevante Informationen – unabhängig davon, ob Fachkräfte verfügbar sind. Das Fehlerrisiko wird dadurch reduziert und die Erledigung der täglichen Aufgaben wird auch nicht behindert, da die asynchrone Kommunikation entfällt. Außerdem ist das Einarbeitungstempo flexibler. Die Wissensvermittlung kann auch individualisiert werden, falls eines der Teams schneller handeln muss.

Samelane verfügt über eine Reihe von Funktionen, mit denen Unternehmen einen einzigartigen Onboarding-Prozess gestalten können. Samelane erleichtert sowohl die Arbeit der Personal- als auch der Verwaltungsabteilungen und entlastet die Fachkräfte. Es sollte auch daran erinnert werden, dass Onboarding der erste Schritt ist, um die Lücke zwischen dem, was der Mitarbeiter weiß, und dem, was der Betrieb von ihm oder ihr erwartet, zu schließen. Es ist ein Teil eines größeren organisatorischen Prozesses: Lernen und Entwicklung. E-Learning kann und sollte ein Teil davon sein. Die Implementierung eines LMS während der Einarbeitung trägt nicht nur zum Prozess selbst bei. Sie ermöglicht es den Mitarbeitern auch, sich mit dem Tool vertraut zu machen, das sie in einer späteren Phase in dem Unternehmen im Rahmen von Lern- und Entwicklungsaktivitäten nutzen werden.

Quellen:

  1. The True Cost of Bad Hire, Brandon Hall Group
  2. SHRM