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Wie kann ein LMS den Onboarding-Prozess verbessern?

Wie kann man den Onboarding-Prozess verbessern

In diesem Artikel erfahren Sie:

  • Wie kann man den Onboarding-Prozess verbessern und wie kann ein Learning Management System dabei helfen?
  • Wie kann eine Firma von einer E-Learning-Plattform profitieren?
  • Was für Tools und Statistiken kann man nutzen, um die Effektivität des Onboardings zu messen und was ist ein NPS?

Wegen der Komplexität des Onboardings sollte der erste Schritt sein eine Checkliste einzuführen, um einen effektiven Onboarding-Prozess zu gestalten. Mit Rücksicht auf diese Komplexität ist es wichtig die Einführung des Mitarbeiters in die nächsten Etappen aufzulisten und zu kontrollieren. Die Firma könnte auch davon profitieren eine Liste von Kompetenzen aufzustellen – Wissen, Hard Skills und Soft Skills (z.B. Beziehungen aufbauen) – die der Mitarbeiter besitzen muss. Diese Lösung erlaubt es der Firma einen standardisierten Pfad für neue Mitarbeiter zu erstellen und sicherzugehen, dass kein Aspekt des Onboardings vergessen wird.

Die Vielzahl der Etappen und Bereiche des Onboardings bedeuten, dass die Menschen, die den Prozess koordinieren (meistens HR) sich einer schwierigen Herausforderung stellen müssen. Dies nimmt soviel Ressourcen ein, dass immer öfter eine spezielle Stelle dafür kreiert wird und somit erscheint der Onboarding-Spezialist in der Unternehmensstruktur. Die Aufgabe dieser Person ist es sicherzustellen, dass der neue Mitarbeiter das notwendige Wissen erhält und sich an die Organisation anpasst.

Es gibt einen immer beliebteren Trend spezielle Tools anzuwenden, um das Onboarding zu ermöglichen oder sogar den ganzen Prozess durchzuführen, abhängig von der Größe der Firma. Zu diesen Lösungen gehören Onboarding-Software und ein spezialisiertes Learning Management System (LMS). Letztere Lösung scheint besonders nützlich in Bezug auf die möglichen Verbesserung zu sein. Bei der Erwägung solch eines Systems sollten vier Aspekte genauer analysiert werden.

Besseres Management des Wissenstransfers und des Mitarbeiters

Obwohl der Hauptzweck eines LMS die Ausbildung ist, bedeutet Onboarding ja hauptsächlich Lernen und die Anpassung an neue Bedingungen. Die Nutzung eines LMS im Onboarding bringt eine kaum verwaltbare Excel-Checkliste auf ein komplett neues Level. Ein dediziertes Tool ermöglicht es zum Beispiel die Verfolgung des Fortschrittes des Mitarbeiters zu automatisieren. Daraufhin wird kein Aspekt des Trainings übersehen. Ein LMS erlaubt es HR-Abteilungen einfach die Verantwortung für die Interaktion mit dem System auf den Mitarbeiter zu übertragen, anstatt unweigerlich zum sogenannten Engpass des Prozesses zu werden. Eine digitale Learning Plattform reduziert auch die Unsicherheit der Mitarbeiter, die jederzeit Zugriff auf die weiteren Etappen des Trainings haben. Sie erhalten Aufgaben, eine Liste der Trainingskurse, einen Plan mit Aktivitäten, Informationen über die Firma, alle nötigen Dokumente und die Daten ihrer Kontaktperson. Daraus folgt, dass der Onboarding-Prozess messbar wird, welche die Position des HR stärkt, es Vorgesetzten erlaubt die Stärken und Schwächen der Organisation zu untersuchen und das Image des Arbeitgebers effektiver zu gestalten.

Erfolgreicher Wissenserwerb

Die Effektivität des Trainingskurses ist eines der vielen Probleme von Onboarding-Leitern. Ein LMS bietet Tests an, um die erlernten Kompetenzen zu prüfen und zu bestätigen, dass das Wissen erfolgreich von den neuen Mitarbeitern angeeignet wurde. Das sind wichtige Informationen sowohl für den Mitarbeiter, als auch das HR-Team. Zusätzlich, falls doch Wissenslücken auftauchen sollten, bieten manche Learning Management Systems auf dem Markt die Hilfe eines virtuellen Assistenten an. Dieser Bot, ausgestattet mit KI-Algorithmen, führt den User zur Datenbank. Dadurch wird die Eliminierung der Wissenslücken der Mitarbeiter unbedeutend, verlangt keine zusätzliche Zeit und beugt Frustration verbunden mit Unverständnis oder Stress vor. Somit werden weniger Fehler gemacht und größere Effizienz wird von Anfang an erzielt.

Eine digitale Learning-Plattform ist immer verfügbar

Noch eine Funktion solch eines Systems ist die Wissensdatenbank der Firma. Diese kann die Form einer digitalen Lernplattform oder einer klassischen Liste von Artikeln annehmen. Eine Learning Management Plattform erlaubt es Ausbildern engagierende Inhalte zu veröffentlichen welche die Mitarbeiter ermutigen wird darauf zurückzugreifen, selbst noch nach der Onboarding-Phase. Somit ist das erlernte Wissen, selbst wenn es anfangs nicht genutzt wird, immer verfügbar.

Diese Methode des Learning Managements in der Firma entlastet die Menschen die für den Wissenstransfer verantwortlich sind. Die Mitarbeiter werden auch selbstständiger.

E-Learning-Trainingskurse haben auch noch einen Vorteil: sie eliminieren das Risiko eines menschlichen Fehlers im Onboarding-Prozess. Mit anderen Worten – jeder in der Firma hat Zugang zu denselben Informationen und der Wissenstransfer hängt nicht von einer einzigen Person ab. Das wiederum erlaubt es Firmen einheitliche Standards zu entwickeln.

Spaß und Gamification

Ein langzeitiger Lernprozess kann mit Monotonie und Langeweile assoziiert werden. Die Anwendung einer dedizierten Plattform löst das Problem mit der Einführung von Spaß und Wettstreit. Punkte für die richtigen Ergebnisse zu sammeln, gegen andere Menschen anzutreten und Preise und Anerkennung für einen proaktiven Ansatz zu erhalten – das sind nur ein paar Möglichkeiten, die ein LMS bietet. Eine beliebte Methode des Wettstreits ist die Punktesammlung während der nächsten Phasen des Onboardings. Diese Punkte können am Ende des Tages gegen erhältliche Welcome-Packs ausgetauscht werden. Man sollte auch daran denken, dass langweilige Inhalte sich einfach schlecht verkaufen – visuell interessante Inhalte sind viel effektiver.

Wie man die Effektivität des Mitarbeiter-Onboardings messen kann

Die Messung der Onboarding-Effektivität schließt den Prozess ab und ist wichtig um die strategischen Ziele zu erreichen. Ein Ergebnis von der Analyse der Effektivität ist, dass der Prozess evaluiert und kontinuierlich verbessert wird. Drei Wege die Effektivität des Mitarbeiter-Onboardings zu messen sind unten aufgelistet.

0-10 (score) und NPS

Ersteres ist die Auswertung des Prozesses auf einer Skala von 0-10 und letzteres ist eine NPS-Umfrage (Net Promoter Score). In Prinzip überprüft ein NPS inwiefern der User einen gewissen Service seinen oder ihren Freunden empfehlen würde und es kann genauso im Falle von Onboarding eingesetzt werden. Es ist keine flächendeckende Studie, aber es kann effektiv zusammenfassen wie der Prozess wahrgenommen wird.

Beide dieser Ansätze teilen die Teilnehmer in drei Gruppen ein: Kritiker (Antworten von 0 bis 6), passive Rezipienten (Antworten 7 und 8) und Förderer (Antworten 9 und 10). Letztere sind enthusiastische Menschen, welche die Marke fördern und Botschafter der Firma werden.

Net Promoter Score chart

Net Promoter Score (source)

Sowohl das Ergebnis auf der Skala, als auch die NPS werden durch das Subtrahieren des Prozentsatzes der Kritiker von den Förderern berechnet. Dadurch können die Ergebnisse von -100% bis 100% reichen. Obwohl theoretisch alles über null ein gutes Ergebnis ist, erreichen die besten Firmen eine Zahl von ca. 70%, wobei keine Firma jemals die 100% erreicht hat. [1]

Berichte

Die Berichtsanalyse ist eine viel genauere Methode der Analyse der Onboarding-Qualität und wird im Fall von dedizierten Lernplattformen angewendet. Digitale Lernplattformen zeigen genaue Statistiken, welche sehr wertvoll sind, besonders bezüglich der Länge der Kurse, derer Lehrpläne und der Testergebnisse. Dank dieser Funktion kann das Onboarding fein abgestimmt werden, sodass die Einführung eines effektiven Mitarbeiters so wenig Zeit wie möglich einnimmt und die Anpassungskosten dadurch kleiner werden.

Ergebnisse der Firma

Beim Onboarding, wie schon erwähnt wurde, geht es darum die strategischen Ziele der Firma zu erreichen. Auf Dauer wirkt sich das auf den Personalumschlag, die wahrgenommene Zufriedenheit und die Bindung an die Firma aus. Die Einführung eines qualitativ hochwertigen Onboarding-Prozesses sollte sich klar in anderen Ergebnissen der Firma wiederspiegeln. Solche Daten sollte man verfolgen.

 

Das Onboarding ist ein wichtiges Element des Funktionierens und beeinflusst die langfristige Beziehung zwischen den Mitarbeitern und der Firma. Ein vorsichtiger Ansatz bei diesem Thema ist deshalb äußerst wichtig. Firmen, die diesen Prozess verbessern wollen sollten eine dedizierte Plattform oder ein Learning Management System in Betracht ziehen. Diese Tools werden bestimmt nicht alle Probleme lösen, aber sie können signifikant zu der Erreichung der strategischen Ziele beitragen und den bestehenden Prozess verbessern. Zusammen mit einer tiefgehenden Analyse der Bedürfnisse der Endbenutzer kann es zu der Einführung eines gut gestalteten Prozesses führen, welcher der Firma große Gewinne einbringt.

Quellen:

  1. Inc.
  2. Hotjar
  3. Tomhrm
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