Onboarding stale zyskuje na wadze, szczególnie podczas pracy zdalnej czy hybrydowej. Pozwala utrzymać pracowników i stwarza im warunki do efektywnej pracy. W celu poprawienia jakości tego procesu warto wykorzystać dedykowane narzędzie, jakim jest system do zarządzania nauczaniem.
Z tego artykułu dowiesz się:
- Jak istotny jest proces wdrożenia pracownika;
- Dlaczego LMS może pozytywnie wpłynąć na onboarding;
- Jakie funkcjonalności systemu Samelane pozwalają zaprojektować najwyższej jakości doświadczenia pracowników podczas wdrażania.
Dlaczego onboarding jest taki ważny?
Onboarding stanowi jeden z kluczowych procesów w przedsiębiorstwie. Przede wszystkim wpływa na tempo przejścia do powierzonych obowiązków i efektywność ich wykonywania (produktywność może wzrosnąć aż o 70%[1] dzięki dobrze zaprojektowanemu wdrożeniu). Nie można jednak zapominać, że dla nowych pracowników stanowi również pierwszy punkt styku z pracodawcą, daje możliwość zbudowania oraz ukształtowania relacji, rzutuje na to, w jaki sposób dany pracodawca jest postrzegany, a także wpływa budowanie zaangażowania i lojalność.
Powyższe aspekty bezpośrednio wpływają na wartość, jaką nowi pracownicy wnoszą w organizację – zarówno przez tempo, w którym inwestycja w rekrutację zostanie zwrócona, ale również przez zmniejszoną rotację i ich dłuższe pozostanie w organizacji. Potwierdzają to badania – 69% osób zostanie w firmie dłużej niż 3 lata, jeżeli zostały skutecznie wdrożone[2].
Choć informacje te zdawały się być powszechnie znane, praca zdalna czy hybrydowa, wprowadzona podczas pandemii, wymusiła przyjrzenie się temu, jak wygląda onboarding pracowników. Po chwilowych przestojach zapotrzebowanie na usługi i produkty uległo zwiększeniu, a co za tym idzie, pojawiła się konieczność powiększania zespołów. Zwłaszcza w branżach, gdzie panuje duża konkurencja, wizerunek pracodawcy stał się kluczowym czynnikiem przyciągającym talenty. Skuteczne wdrożenie i pozytywne doświadczenia pracownika stały się niezbędne do jego utrzymania. W takich warunkach lepszy onboarding, dostosowany do pandemicznej rzeczywistości, stał się koniecznością.
Zastosowanie LMS do onboardingu
Projektując na nowo lub dostosowując wdrożenie do wymagań rynkowych warto rozważyć dedykowane narzędzia, które pozwolą usprawnić ten proces. Jednym z takich narzędzi jest system do nauki zdalnej (LMS). Pozwala on podnieść poziom na każdym etapie wdrożenia – od przyjęcia oferty po przeprowadzenie okresowej ewaluacji.
Pracownik jest wprowadzany w organizację krok po kroku ze wsparciem dedykowanego programu. Wszelkie zadania, check listy oraz niezbędne informacje zebrane są w jednym miejscu. Dzięki temu wprowadzenie w narzędzia, procedury, zasady czy inne niezbędne aspekty pracy będą płynne i usystematyzowane. Kolejną zaletą jest automatyzacja onboardingu, gdyż niweluje ona ryzyko błędu oraz stanowi gwarancję, że powtarzalne zadania administracyjne będą realizowane na wysokim poziomie. Pozwala to budować pozytywne doświadczenia pracownika i wysokiej jakości onboarding.
System zarządzania nauczaniem poprawia również skuteczność wdrożenia. Dzięki indywidualnemu podejściu i możliwości śledzenia postępu, pracodawca ma gwarancję, że osoby onboardowane opanują treści zawarte w zaplanowanych dla nich kursach. Ponadto, LMS pozwala na efektywną ewaluację.
5 sposobów na usprawnienie onboardingu z Samelane
Jeżeli powyższe zalety brzmią zbyt abstrakcyjnie, warto poznać 5 funkcjonalności platformy Samelane, które realnie wpływają na ulepszenie procesu onboardingu.
1. Ścieżki rozwoju
Samelane umożliwia stworzenie ścieżek kursów, które mogą być dedykowane każdej osobie w organizacji (na przykład w przypadku wdrożeń w narzędzia i procedury firmowe), jak również dla określonych grup projektowych czy zawodowych (w zakresie specjalistycznej wiedzy). Z perspektywy organizacji, powtarzalny i pracochłonny onboarding może zostać zaplanowany jednorazowo. Pracownik ma natomiast jasno przedstawiony cały plan wdrożenia przypisany do swojego stanowiska. Niweluje to niepewność dotyczącą tego, jak proces będzie wyglądał i czego się od pracownika oczekuje. Jasne cele i określony horyzont czasowy są oceniane pozytywnie, szczególnie na początku funkcjonowania w organizacji.
2. Testy i certyfikaty
Nawet najbardziej zmotywowana osoba może stracić skupienie, zarówno na szkoleniu z trenerem, jak i na szkoleniu zdalnym. Choć to drugie ma tę zaletę, że daje możliwość powrotu do poprzedniego fragmentu kursu, pracownik nie zawsze kontroluje, które informacje przyswoił. Dlatego też Samelane nie tylko weryfikuje, które kursy zostały odtworzone, ale także, za pomocą testów, wskazuje na jakim poziomie wiedza została opanowana. Może to być sygnał dla organizacji, co następnym razem należy uwypuklić w tworzonych programach, ale również pozwala pracownikowi na powrót do zagadnień, które wymagają utrwalenia. Skuteczne opanowanie materiału może nie pozostać bez echa, dlatego jedną z funkcji Samelane jest też przyznawanie certyfikatów.
3. Kursy AR
Specjalistyczna wiedza często wymaga specyficznego sposobu nauczania. Kiedy tradycyjne kursy nie są skuteczne, Samelane pozwala na tworzenie szkoleń wykorzystujących AR – rozszerzoną rzeczywistość. Za pomocą okularów AR pracownik może zapoznać się z instrukcjami w docelowym środowisku pracy, ucząc się sposobu wykonywania konkretnych czynności. Dzięki szkoleniom tego typu firma może zmniejszyć zaangażowanie kluczowych pracowników podczas wdrażania nowych osób. Jednocześnie ma się pewność, że wszystkie informacje zostaną przekazane, a system nie pozwoli przejść do kolejnego etapu bez poprawnego wykonania każdej czynności.
4. Ankiety
Najlepsze rozwiązania w organizacji wdrażane są dla pracowników i wymagają ich akceptacji. Nie ma na to innego sposobu niż zbieranie informacji zwrotnej. Organizacja powinna badać, co zespół o niej myśli i jak można usprawnić procedury. Jest to jeden z najskuteczniejszych sposobów poznania innowacyjnych pomysłów i nowych rozwiązań. Samelane oferuje wbudowany moduł ankiet i daje możliwość weryfikacji opinii po każdym kursie lub ścieżce nauczania. Celem jest systematyczne podnoszenie jakości całego wdrożenia oraz usprawnienie komunikacji. Rozwiązanie to daje poczucie, że głos każdego pracownika jest brany pod uwagę.
5. Pełna dostępność
Samelane umożliwia nieprzerwany dostęp do materiałów szkoleniowych – 24 godziny na dobę. Daje to nie tylko możliwość realizacji wdrożenia w organizacjach funkcjonujących w różnych strefach czasowych, czy tych z elastycznymi godzinami pracy, lecz także możliwość powrotu do istotnych informacji w dowolnym momencie – niezależnie od dostępności specjalistów. Rozwiązanie to zmniejsza ryzyko błędu, a ze względu na brak asynchronicznej komunikacji, nie blokuje wykonywania codziennych obowiązków. Inną zaletą jest również bardziej elastyczne tempo wdrożenia. Jeżeli dany zespół wymaga nieco szybszego podjęcia obowiązków, można wówczas w sposób zindywidualizowany zarządzać zdobywaniem informacji.
Samelane posiada szereg funkcjonalności, które pozwalają zbudować niezwykle jakościowy proces wdrożenia. Ułatwia on pracę zarówno pracownikom HR-u i administracji, jak i odciąża specjalistów. Warto również pamiętać, że onboarding to pierwszy krok niwelowania przestrzeni między tym, co pracownik wie, a czego organizacja od niego oczekuje. Jest to część bardziej obszernego procesu, jakim jest nauka i rozwój. E-nauczanie może i powinno być jego częścią. Użycie LMSa podczas wdrożenia jest wartościowe nie tylko w samym tym procesie. Pozwala również pracownikom zapoznać się z narzędziem, z którego będą chętniej korzystać na dalszym etapie funkcjonowania w organizacji – podczas działań z zakresu Learning & Development.
Źródła:
- The True Cost of Bad Hire, Brandon Hall Group
- SHRM
