Dlaczego dzielenie się wiedzą jest tak ważne w organizacjach?

Przyszło nam żyć i pracować w szczególnie ciekawych czasach, gdy zmiana wydaje się jedyną stałą. Według raportu “2022 Global Talent Trends. The Reinvention of Company Culture”, krótko po fali Wielkiej Rezygnacji, zapoczątkowanej w trakcie pandemii, wkroczyliśmy w czas Wielkiego Przetasowania. Jak się okazało, pierwszy ruch wcale nie polegał na rezygnowaniu z zatrudnienia, ale na jego zmianie na takie, które będzie bardziej satysfakcjonujące i dopasowane do ich potrzeb. W wyniku rewolucji zapoczątkowanej przez pracowników firmy zostały zmotywowane do przemyślenia i dopasowania swoich strategii biznesowych do nowych okoliczności na rynku pracy. Strategie rozwoju musiały ulec zmianie, zwłaszcza w temacie dzielenia się wiedzą.  

Wszystko sprowadza się do nauki i rozwoju, podnoszenia kwalifikacji lub przekwalifikowywania się, a w finale, poszukiwania celu i spełnienia. Mając do czynienia z tak powszechną zmianą podejścia, pracodawcy muszą działać szybko, inaczej ich pracownicy zostaną przechwyceni przez nastawioną na rozwój konkurencję. Najwyższy czas, by zacząć korzystać z profitów płynących ze współczesnych procesów wymiany wiedzy.

Czym jest wymiana wiedzy i dlaczego jest aż tak istotna?

W uproszczeniu wymiana wiedzy zachodzi, gdy informacja zostaje udostępniona tym, którzy jej aktywnie poszukują. Wolny dostęp do nauki działa na korzyść organizacji, umożliwia natychmiastowe zastosowanie pozyskanych umiejętności i wiedzy w codziennej pracy. Wyróżniamy trzy główne czynniki umożliwiające proces wymiany wiedzy – technologie informatyczne, kulturę dzielenia się wiedzą oraz motywację pracownika. W tym artykule skupimy się na dwóch ostatnich elementach.

Jak wpływa na nas dzielenie się wiedzą?

Jesteśmy świadomi tego, co w praktyce oznacza wymiana wiedzy i co jej sprzyja. Zanim jednak przejdziemy do wyliczania jej zalet, przyjrzyjmy się faktycznemu oddziaływaniu otwartej wymiany informacji. Kiedy środowisko pracy sprzyja współpracy, dzieleniu się wiedzą, oraz zdobywaniu nowych umiejętności, pracownicy mają większe szanse aby ugruntowywać wiedzę w swojej specjalizacji. Częściej wynajdują optymalizacyjne rozwiązania i stają się bardziej produktywni. Okazuje się, że sprawna wymiana wiedzy przyczynia się nie tylko do zwiększenia wydajności, ale, co ważniejsze, do większej satysfakcji z wykonywanej pracy. Ostatni czynnik staje się niezwykle istotny w momencie, w którym rynek pracy przechodzi przez czas Wielkiego Przetasowania, a pracodawcy obawiają się utraty swoich najlepszych ludzi.

Korzyści płynące z wymiany wiedzy

Proces wymiany wiedzy wpływa korzystnie na odbiorców, jak i organizacje dające możliwość swobodnego przepływu informacji. Wzmacnia zaangażowanie pracowników, co w efekcie podnosi ich efektywność. W ten sposób zyskują obydwie strony. Zaangażowanie firmy w proces nauki i rozwoju wracają w postaci większej motywacji pracowników. Dzielenie się wiedzą przynosi ogrom korzyści, ale przyjrzyjmy się bliżej tym, które najmocniej przemawiają do wyobraźni nawet najbardziej zatwardziałych sceptyków. Aby odpowiedzieć na pytanie, dlaczego dzielenie się wiedzą jest tak istotne w miejscu pracy, skupimy się na pięciu wartościach.

• Budowanie kultury
• Zaangażowanie i rozwój
• Dzielenie się to dbanie o innych
• Budowanie bazy wiedzy 
• Zbieranie owoców

Budowanie kultury

Na wstępie warto podkreślić to, o czym często zapominamy – to ludzie tworzą kulturę wymiany wiedzy. Dzięki otwartemu podejściu do zdobywania informacji i know-how, wspieranemu przez rozwiązania cyfrowe, kultura dzielenia się wiedzą stwarza idealne warunki do wymiany myśli. Bycie częścią takiej społeczności wzmacnia motywację i poczucie celowości pracy. Właściwie trudno znaleźć zalety trzymania wiedzy wyłącznie na własny użytek. Tymczasem, dzielenie się własnym doświadczeniem zawodowym, np. poprzez mentoring, może być prawdziwie satysfakcjonującym i wzmacniającym doświadczeniem. Pracownicy chętniej się angażują, jeśli firma zatroszczy się o stworzenie środowiska przyjaznego dzieleniu się wiedzą. Stały przepływ wiedzy działa na zasadzie symbiozy, jest korzystna dla obu stron biorących w niej udział. Rozwój indywidualny pracownika przyczynia się bowiem do zrównoważonego wzrostu firmy.

Zaangażowanie i rozwój

Łatwo połączyć kropki między zaangażowaniem pracownika, rozwojem osobistym i lojalnością wobec firmy. Cytując ostatni raport Linkedin (2022, dane z platformy Glint) na temat L&D: “możliwość uczenia się i rozwoju to według badanych główny czynnik definiujący wyjątkowo sprzyjające środowisko pracy”. Możliwe, że dla niektórych będzie to szokująca informacja, ale wykwalifikowany specjalista nie zadowoli się nikłymi perspektywami rozwoju. Oferowanie samych możliwości to jedno, ale sprawienie, że proces nauki przynosi wymierne efekty, a przy tym angażuje, wymaga jednak nieco więcej wysiłku i dopasowanego systemu dzielenia się wiedzą. Odkąd zdalny i hybrydowy model pracy stał się codziennością w wielu branżach, nauka w grupie też już nie wygląda tak, jak kiedyś. Na szczęście wspierani przez współczesne technologie, jesteśmy w stanie brać aktywny udział w zajęciach grupowych bez większych strat w jakości interakcji. Prócz społecznego aspektu uczenia się, równie ważne w procesie są elementy rozrywkowe. Wprowadzając elementy grywalizacji oraz przyznając nagrody, angażujemy osobę uczącą się na głębszym poziomie – dzięki zdrowej rywalizacji. Poczucie satysfakcji z ukończonych kursów może zostać wzmocnione dzięki personalizowanym certyfikatom. Nie zapominajmy, że zdobywanie wiedzy powinno też być po prostu przyjemne.

Dzielenie się to dbanie o innych

Może jest to dość oczywiste, ale warto przypomnieć, że dzielenie się jest równoznaczne z dbaniem o innych. Otwartość w przekazywaniu wiedzy buduje zaufanie i pomaga nawiązywać relacje nie tylko na poziomie służbowym. Tworzenie kultury dzielenia się wiedzą zachęca do współpracy i sprzyja budowaniu więzi. Korzystając z platform edukacyjnych, pozwalamy użytkownikom wymieniać opinie, aktywnie partycypować w zajęciach, być w kontakcie z pozostałymi uczestnikami oraz korzystać z równego dostępu do informacji. Wolny dostęp do wiedzy i danych działa na korzyść pracowników również poprzez zmniejszanie luki kwalifikacyjnej. Ostatecznie wiedza jest zasobem przeznaczonym do wspólnego użytkowania a dostęp do niej nie powinien być ograniczany, inaczej trudno w pełni skorzystać z jej wartości. Programy szkoleniowe dopasowane do potrzeb pracowników są więc niczym innym, jak inwestycją w kadrę i budowanie długotrwałej relacji z pracownikami.

Budowanie bazy wiedzy

Natychmiastowy dostęp do informacji jest w naszych czasach niezwykle pożądany. Czasochłonne poszukiwanie rozwiązań, które powinny znajdować się pod ręką, bywa frustrujące. Warto więc stworzyć bazę wiedzy, dzięki której  przepływ informacji staje się znacznie łatwiejszy, a niepotrzebny wysiłek włożony w znajdowanie odpowiedzi zostaje zredukowany. Poza oczywistymi zaletami, takimi jak właściwe przechowywanie informacji oraz transparentność danych, stworzenie bazy wiedzy zapobiega utracie praktycznej wiedzy (know-how). Zatrzymywanie tak cennych informacji w firmie jest kluczowe z uwagi na to, że czasy, gdy pracownicy są zatrudniani latami w tej samej firmie, są już za nami. Zbudowanie łatwo dostępnej biblioteki zbierającej informacje w jednym miejscu zapobiega utracie zasobów wiedzy jawnej (formalnej) i ukrytej (subiektywnej) wraz z odpływem pracowników.

Zbieranie owoców

Na koniec nie zapominajmy o zwrocie z inwestycji dzielenia się wiedzą. Równy dostęp do aktualnej bazy informacji, biorąc pod uwagę koszty i czas realizacji, jest dużo wydajniejszym rozwiązaniem, niż koordynowanie licznych i powtarzających się szkoleń. Wdrożenie dobrze dobranej platformy LMS w firmie wyrównuje szanse rozwoju pracowników zdalnych, którzy są w stanie odbyć te same kursy, co ich koledzy i koleżanki w zakładzie pracy. Uproszczenie procesów czy skok technologiczny okazują się pozytywnymi efektami ubocznymi funkcjonowania w kulturze dzielenia się wiedzą. Dzięki swobodnemu przepływowi myśli zarówno organizacja, jak i pracownicy zyskują na elastyczności. Stawianie na rozwój pracowników daje firmie przewagę na rynku pracy, szczególnie biorąc pod uwagę to, że ludzie chętniej zatrudniają się w organizacjach, które liczą się z ich potrzebami.

Jak to wdrożyć w Twoim środowisku pracy?

Zdobywanie wiedzy i wprowadzanie jej w życie dla obopólnej korzyści firmy i pracowników, może stać się elementem kultury pracy. Zalety dzielenia się wiedzą są niezaprzeczalne i stosunkowo łatwe do osiągnięcia pod warunkiem, że szkolenia zawierają angażujące treści, a sam proces nauczania jest bezproblemowy. Cyfrowe rozwiązania w edukacji, korzystające między innymi ze wspólnego uczenia się, powinny być brane pod uwagę w trakcie tworzenia kultury wymiany wiedzy w firmie. Samelane wychodzi naprzeciw tym potrzebom, służąc wsparciem w procesach optymalizacji zarządzania wiedzą oraz automatyzacji szkoleń pracowników.

Jeśli rozważasz wprowadzenie podobnych usprawnień w swojej firmie, zapraszamy do kontaktu. Oferujemy bezpłatną konsultację, podczas której możemy omówić potrzeby Twojej organizacji i zaproponować indywidualnie dopasowane rozwiązania.