Welche Vorteile hat die Automatisierung im Personalwesen?

Dank der Automatisierung können Aufgaben schneller und effektiver erledigt werden, was dem Unternehmen enorme Kosteneinsparungen bescheren kann. Auch die Personalabteilungen profitieren davon, denn mit den richtigen Werkzeugen und Lösungen können Unternehmen beispiellose Qualitäten erreichen, was sich wiederum auf die Zufriedenheit aller Mitarbeiter auswirkt. Es lohnt sich also, die spezifischen Tools kennenzulernen, mit denen sich die digitale Transformation auch auf diesem Gebiet reibungslos durchführen lässt.

Dieser Artikel erklärt die folgenden Punkte:

• Was ist Automatisierung und was sind ihre Vorteile?
• Wie lässt sich die Arbeit in der Personalabteilung automatisieren?
• Welche Funktionen bieten Automatisierungssysteme?

HR-Automatisierung – Was ist das?

Unter Automatisierung versteht man eine deutliche Reduzierung oder Ersetzung der (physischen oder mentalen) menschlichen Arbeit durch Maschinen. Weil das so abstrakt ist, veranschaulichen wir es am besten an einem Beispiel. In einem Bankunternehmen erstellen acht Personen täglich vier Stunden lang Kontoauszüge. Dieser Vorgang kostete schätzungsweise 4.000 EUR pro Monat. Trotz dieses hohen Arbeitsumfangs, gab es immer wieder Verzögerungen von bis zu drei Monaten. Das Unternehmen beschließt, den Prozess zu automatisieren, d. h. spezielle IT-Lösungen einzuführen. Dadurch dauert die Durchführung der Aufgaben statt insgesamt 32 Stunden pro Tag nur noch 2,5 Stunden und besteht nur noch daraus, Daten einzugeben, die nicht von der Software verarbeitet werden können. Durch die Effizienzsteigerung können die Kosten auf 350 EUR pro Monat gesenkt und Verzögerungen vermieden werden. [1] Eine solche Veränderufng ermöglicht es einem Unternehmen, anspruchsvolle Aufgaben zu übernehmen und seine Teammitglieder besser zu fördern.

Technik kommt auch dann zum Einsatz, wenn Menschen eine bestimmte Aufgabe nicht erfüllen können oder um ihnen die Arbeit zu erleichtern. Sie hält in immer mehr Bereichen des Firmenalltags Einzug, und die Personalabteilungen bilden da keine Ausnahme. Die Automatisierung von HR-Prozessen enorme Einsparungen bringen – schätzungsweise bis zu 200 Millionen Dollar pro Jahr bei digitalen Lösungen im Bereich Learning & Development, 10–20 % bei Zusatzleistungen und Angeboten und 14 Stunden pro Woche für die Mitarbeiter der Personalabteilung.

Vorteile der HR-Automatisierung

Digital HR bietet eine Menge Vorteile, unter anderem:

• erhöhte Effizienz,
• Zeitersparnis bei repetitiven Aufgaben,
• weniger Fehler,
• niedrigere Prozesskosten,
• hohe Qualität der Candidate Experience,
• hohe Qualität der Employee Experience,
• erhöhtes Engagement und Zufriedenheit der Personalmitarbeiter,
• Konzentration auf einen datengesteuerten Ansatz und Festlegung messbarer Ziele.

Die Personalabteilung kann die Automatisierung nutzen, um Routine-Aufgaben, die oft zu menschlichen Fehlern führen, zu reduzieren oder sogar zu eliminieren. Die Eingabe personenbezogener Daten von Bewerbern oder Mitarbeitern in die entsprechenden Systeme ist hier ein gutes Beispiel. Solche Probleme lassen sich beispielsweise durch ein Tool mit künstlicher Intelligenz lösen, das OCR (“Optical Character Recognition”) unterstützt. So können die Benutzer Daten eingeben, nachdem sie Dokumente oder deren Scans (Lebenslauf oder Personalausweis) in die Systeme eingegeben haben. Fehler und repetitive Arbeitsschritte werden so vermieden, was Zeitersparnis und höhere Zufriedenheit der Personalverantwortlichen bedeutet. Die Möglichkeit, sich auf anspruchsvollere und kreativere Aufgaben zu konzentrieren, steigert auch deren Engagement und Erfolgserlebnisse.

Die Digitalisierung der HR-Prozesse kann sich dank verzögerungsfreier und reibungsloser Unternehmensprozesse positiv auf alle Mitarbeiter auswirken. Ebenso sorgen der zeitnahe Kontakt mit Bewerbern, (oft automatisches) Feedback in jeder Bewerbungsphase und Benachrichtigungen über anstehende Termine, dafür, dass der zukünftige Arbeitgeber positiv wahrgenommen wird und die Candidate Experience (CX) verbessert wird.

Zusammen mit entsprechenden Systemen, können Analysen und ein datengesteuerter Ansatz eingeführt werden, was ebenso wichtig ist. So können sich die Personalabteilungen auf klar definierte und messbare Ziele konzentrieren. Auf diese Weise können sie sich zu echten Partnern entwickeln, die an der Unternehmensstrategie mitwirken.

Vier Beispiele für die Automatisierung im Personalwesen

Wo im Personalwesen eine Automatisierung möglich ist, ist äußerst vielfältig und ergibt sich meist aus der Organisation und dem Aufgabenbereich der Abteilung in einem bestimmten Unternehmen. Im Folgenden finden Sie vier Beispiele, bei denen geeignete Tools die Tätigkeit des gesamten Unternehmens sicherlich verbessern können.

Personalbeschaffung

Die Automatisierung kann den Personalabteilungen viele typische Verwaltungsaufgaben abnehmen. Künstliche Intelligenz entwickelt sich in diesem Bereich rasant und unterstützt die Personalbeschaffung auf vielen Ebenen – von der Akquise von Bewerbern (dank der Analyse von Aktivitäten in sozialen Netzwerken und der Kontaktaufnahme mit Arbeitssuchenden), der Analyse ihrer Lebensläufe (Überprüfung, ob die Profile den Kriterien entsprechen), dem Einsatz von Chat-Bots (die rund um die Uhr die gängigen Fragen von Bewerbern beantworten) bis hin zu digitalisierten Einstellungsgesprächen (basierend auf Videoaufnahmen und der Auswertung von Gesichtsausdrücken). Auch wenn es wie Science-Fiction klingt (insbesondere die Analyse des Bewerberverhaltens während eines Vorstellungsgesprächs mithilfe von KI), sind einige automatisierte Lösungen nicht nur möglich, sondern sogar notwendig. Ein unverzichtbares Tool für die Personalbeschaffung ist das ATS (Applicant Tracking System), das bei der Verwaltung von Bewerbungen hilft. Viele dieser Systeme bieten automatische Nachrichten, die Möglichkeit zur Auswahl eines geeigneten Datums durch den Bewerber, Sammelaktivitäten (d. h. die Verwaltung von Bewerbergruppen) oder sogar KI-Module für eine Suche auf dem Bewerbermarkt oder die bereits erwähnte Lebenslaufanalyse.

Aus- und Weiterbildung

Der Bereich Learning & Development (L&D) wächst und entwickelt sich ständig weiter und bietet interessante neue Lösungen. Hier besteht die Möglichkeit zur Automatisierung durch ein passendes Lernmanagementsystem. Mit einem LMS können Unternehmen beispielsweise schnell und effizient Benutzer zu Schulungen zuweisen, Inhalte verwalten sowie das Tempo und die Qualität des Wissenserwerbs anpassen (etwa indem sie Termine und Testergebnisse erfassen). E-Learning-Plattformen ermöglichen es Unternehmen auch, die Schulungsform an die Bedürfnisse der Mitarbeiter anzupassen und jedem Firmenmitglied die Möglichkeit zu geben, mit Fachleuten in Kontakt zu treten (z. B. durch Remote-Kurse). Automatische Bescheinigungen können auch die Motivation erhöhen. Solche Aktivitäten unterstützen das E-Learning stark, und die Analyse der Ergebnisse erleichtert die Planung von Weiterbildungsangeboten. Einige LMS-Plattformen machen sich die Tatsache zunutze, dass sie von allen Mitarbeitern genutzt werden, und bieten Stimmungsumfragen oder andere kurze Fragebögen (so genannte check pulses) an, die es den Personalabteilungen ermöglichen, schneller zu ermitteln, woran dringender Bedarf besteht. Eine weitere interessante Funktion ist der Einsatz von künstlicher Intelligenz zur Erleichterung des Kompetenzerwerbs und einer besseren Auswahl von Kursen oder Augmented-Reality-Modulen, die praktische Erfahrungen in ausgewählten Bereichen ermöglichen.

Employee Journey

Jeder neue Mitarbeiter muss gewisse Tätigkeiten ausführen, die gesetzlich vorgeschrieben sind oder ein wesentliches Element der Unternehmenskultur darstellen. Alle operativen Aufgaben im Zusammenhang mit z. B. Onboarding, Offboarding, Leistungsmanagement oder HR-Prozessen können automatisiert und  an geeignete Mitarbeiter vergeben werden. Darüber hinaus erinnert das System sie an die notwendigen Schritte. Dies erleichtert die Verwaltung der Entwicklungswege der Mitarbeiter und ihrer persönlichen Daten. HRMS oder HRIS (HR Management System / HR Information System) machen dies möglich. Einige Programme können auch mit einem ATS (applicant tracking system) kombiniert werden, um die Daten des Kandidaten zum Zeitpunkt der Einstellung automatisch in das LMS aufzunehmen. So kann der neue Mitarbeiter direkt mit Kursen zum Onboarding verknüpft und diese in seine Aufgabenliste aufgenommen werden.

Engagement und Wohlbefinden

Cafeteria-Systeme, einfache Verwaltung von Sozialleistungen, Herausforderungen und Gamification, Vereinfachung von Leistungsbeurteilungen, automatische Geschenke für Mitarbeiter zu besonderen Anlässen, Analyse des Engagements und der Stimmung in Teams und im gesamten Unternehmen oder Punkte, die gesammelt und gegen Prämien eingetauscht werden können – dies sind Beispiele für Funktionen, die ein Employee Experience System bietet. Solche Anwendungen müssen richtig implementiert und auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt werden, aber sie können auf die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter eingehen und gleichzeitig ein Gemeinschaftsgefühl im Unternehmen schaffen. Sie erleichtern vor allem die Einführung von Initiativen, deren Kostenmanagement und komfortable Steuerung – meist mit nur geringem Aufwand.

Wie die obigen Beispiele zeigen, können die richtigen Werkzeuge Unternehmen zu großem Erfolg verhelfen, ohne große Abteilungen zu belasten. Die meisten Tools verfügen über integrierte Analysemodule, die relevante Daten liefern und das Management in jedem der oben genannten Bereiche erleichtern. Auf diese Weise werden HR-Prozesse auf eine strategische Ebene gehoben und maßgeschneiderte Lösungen geschaffen, die zur Entwicklung des Unternehmens und seiner Mitarbeiter beitragen, was letztlich einen besseren Arbeitsplatz schafft.