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Diese HR-Tools für den Wissensaustausch im Unternehmen sollten Sie kennen

Hr tools

Die Weitergabe von Wissen hat für ein Unternehmen einen besonders hohen Stellenwert. Die Vorteile, die daraus erwachsen, sind vielfältig und reichen von Produktivitätssteigerung über ein konsolidiertes firmeninternes Know-how bis hin zu einer stärkeren Mitarbeiterbindung. Jedoch werden Tools und Methoden, mit denen Informationen in einem Unternehmen tatsächlich bewahrt werden können, häufig nicht eingesetzt. Möglicherweise liegt das daran, dass die passenden Lösungen nicht bekannt sind. Im Folgenden finden Sie daher eine Reihe von Tipps, die den Wissensaustausch verbessern können.

In diesem Artikel erfahren Sie:

  • Warum lohnt es sich, im Unternehmen Wissen auszutauschen?
  • Mit welchen Prozessen und Bereichen können Mitarbeiter in dieser Hinsicht erreicht werden?
  • Welches sind die besten Vorgehensweisen und konkreten Werkzeuge, die Ihnen helfen, in Ihrer Firma eine Kultur des Wissensaustauschs, der Wissensbewahrung und der Integration aufzubauen?

Warum sich Wissensaustausch lohnt

Wissensaustausch kann, nach Professor Gilbert Probst, als die Summe aller Initiativen und Instrumente definiert werden, die folgende Prozesse unterstützen: das Auffinden, Erfassen, Entwickeln, Teilen und Verbreiten sowie Messen und Definieren relevanter Wissensbestände im Unternehmen. Der Begriff wurde zuerst im Englischen (knowledge sharing) von Professor David Zweig von der Universität Toronto eingeführt, der das Wesen dieses Themas wissenschaftlich erforscht hat. Er argumentiert, dass knowledge sharing die meisten Probleme von Angestellten löst und eine Reihe weiterer Vorteile für das Unternehmen bringt. 

Dazu gehören:

Die Mitarbeiter haben mehr Zeit, ihre Aufgaben zu erfüllen

Nach Angaben des McKinsey Global Institute verbringt der durchschnittliche Mitarbeiter mehr als 20 % seiner Zeit damit, jemanden in der Firma zu finden, der ihm bei der Lösung eines Problems helfen kann.

Förderung des Mitarbeiterengagements

Die kontinuierliche Verbesserung von Kompetenzen steht in direktem Zusammenhang mit dem Gefühl der persönlichen Entwicklung und wird als eine Investition des Unternehmens in seine Mitarbeiter wahrgenommen. Dies wiederum ruft eine Reihe positiver Emotionen hervor, darunter Loyalität gegenüber dem Arbeitgeber sowie Engagement.

Positiver Einfluss auf die Arbeitsatmosphäre

Indem man die Mitarbeiter in ihrer Entwicklung unterstützt, trägt man zu ihrer Zufriedenheit bei, und der Wissensaustausch trägt zu einer besseren Atmosphäre am Arbeitsplatz bei.

Aufbau von Beziehungen und Einbindung von Mitarbeitern

Gemeinsame Ziele und gegenseitige Interaktionen ermöglichen ein Netzwerk, das auf Verbindlichkeit beruht. So können die strategischen Ziele der Organisation integriert und gemeinsam erreicht werden.

Zusätzliche Vorteile hängen von Ihrer Branche ab. Dazu gehören zum Beispiel:

  • Förderung von Innovationen durch Ermutigung zu Kreativität und neuen Ideen; 
  • Verbesserter Kundenservice;
  • Steigerung der Einnahmen durch schnellere Markteinführung neuer Produkte und Dienstleistungen;
  • Optimierung der Mitarbeiterfluktuation, indem das Fachwissen der Mitarbeiter anerkannt wird und die wertvollsten Mitarbeiter motiviert werden, im Unternehmen zu bleiben;
  • kürzere Arbeitsabläufe durch die Eliminierung unnötiger Zwischenschritte und damit geringere Kosten.

Die Bedeutung von Tools zum Wissensaustausch am Arbeitsplatz

Vielen ist bewusst, dass der Wissenserhalt in der Firma wichtig ist, aber in der Realität wird dafür nur wenig getan. Das liegt daran, dass oft der richtige Rahmen fehlt, um die notwendigen Prozesse im Unternehmen umzusetzen.

Wissensaustausch hat viele Dimensionen.

Dazu gehören zum Beispiel:

  • Anwerbung erfahrener Mitarbeiter, die bereit sind, Informationen weiterzugeben;
  • HR-Prozesse, die das gewünschte Engagement innerhalb des Teams belohnen; 
  • eine Kommunikation, die entsprechende Rückmeldungen und transparente Verfahren umfasst; 
  • Führungskräfte mit einer Einstellung, die den Wissensaustausch fördert;
  • Motivation und Unterstützung bei der Kompetenzentwicklung; 
  • eine Kultur des Wissensaustauschs.

Bei einem derart komplexen Thema ist eine hinreichende Systematisierung für eine effiziente Verwaltung unerlässlich. Ein gutes Wissensmanagement bietet neben klaren Daten, die helfen, unterstützungsbedürftige Bereiche zu erkennen, eine Reihe weiterer Vorteile. Untersuchungen des McKinsey Global Institute haben beispielsweise ergeben, dass sich mit den richtigen Wissensmanagement-Tools in einem Unternehmen die Zeit für die Suche nach benötigten Informationen um 35 % verkürzen lässt.

Bewährte Methoden für den Wissensaustausch

Für jeden der oben genannten Bereiche gibt es Lösungen, die den Wissensaustausch aktiv fördern.

Bei der Personalbeschaffung ist es entscheidend, eine geeignete Strategie zu entwickeln, mit der talentierte Mitarbeiter gewonnen werden können. Hilfreich können hier Kompetenztests und die Überprüfung von Soft Skills sein. Diversität kann ein zusätzliches Kriterium sein.

Es lohnt sich auch, sich mit der Kommunikation zu befassen. Es ist wichtig, Vorgehensweisen für den Informationsfluss zu definieren und regelmäßige Treffen zum Wissensaustausch zu organisieren. Ebenso wichtig ist es, das Know-how der Teams und insbesondere ihre Erfolge zu dokumentieren. Dies ermöglicht es, eine interne Wissensdatenbank zu schaffen und wichtige Lösungen im Unternehmen abrufbar zu halten.

Von den Führungskräften sollte erwartet werden, dass sie Zeit und Raum für den Wissensaustausch schaffen, dass sie die Anforderungen an die Mitarbeiter klar definieren und das knowledge sharing innerhalb des Teams fördern.

In Bezug auf die Motivation sind HR-Prozesse hilfreich. So kann z. B. proaktives Engagement für den Erwerb und die Weitergabe von Wissen belohnt und gewürdigt werden. Dazu gehört die Unterstützung und Finanzierung von Kursen oder Postgraduiertenausbildungen. Im Rahmen von Beförderungsprogrammen können auch Aktivitäten zur Steigerung der Kompetenz innerhalb des Teams vorgesehen werden, z. B. Auftritte bei internen oder externen Branchenveranstaltungen. 

Um die entsprechende Arbeitskultur zu fördern, ist es wichtig, weg von einer wettbewerbsorientierten und hin zu einer kollaborativen Atmosphäre zu gelangen. Dazu gehören auch die Förderung der persönlichen Entwicklung und der Austausch von Ideen. 

Die oben genannten Beispiele können mit konkreten Maßnahmen im Unternehmen umgesetzt werden. Dazu gehören unter anderem:

Tech-Talks und Meet-ups

Dabei handelt es sich um interne Treffen oder Sitzungsserien, bei denen erfahrene Mitarbeiter ihr Wissen zu einem bestimmten Fachgebiet mit Interessierten teilen. Dies kann auch eine gute Gelegenheit sein, die Mitarbeiter einzubeziehen, da am Ende der Veranstaltung Zeit für Fragen und Diskussionen vorgesehen sein sollte.

Tech week

Ein weiterer Schritt zum Aufbau einer Arbeitskultur des Wissensaustauschs ist die Organisation einer “Woche des Wissens”. Darin finden Workshops, Vorträge und Diskussionsrunden statt. Eine großartige Gelegenheit, um sich einen Überblick über die wichtigsten Themen des Unternehmens zu verschaffen.

Externe Schulungen

Eine offensichtliche, aber oft kostspielige Lösung ist die Durchführung eines Seminars oder einer Trainingsreihe zum Thema Wissensaustausch. Leider verfügen dann nur die Teilnehmer über das entsprechende Know-how, während diejenigen, die später in die Firma einsteigen, nicht von einer solchen Schulung profitieren.

Ausbildungsbudget

Eine beliebte und wirksame Lösung ist ein Ausbildungsbudget. Diese Lösung kann zeit- und kostenintensiv sein, aber sie fördert direkt den Erwerb neuer Kompetenzen und trägt zur Erweiterung des Wissens innerhalb des Unternehmens bei.

Gemeinsame Projekte

Die Durchführung von teamübergreifenden Projekten fördert den Austausch von Wissen und Fähigkeiten, schafft Raum für den Austausch von Ideen und die Umsetzung innovativer Lösungen. Dass verschiedene Teams zusammenarbeiten, fördert das Engagement, bindet die Mitarbeiter ein und führt zu einer positiven Atmosphäre am Arbeitsplatz.

Diskussion als Beförderungsbaustein

Die Diskussion als ein Element auf dem Weg zu Beförderung ist eine Lösung, die bei EPAM System Poland eingeführt wurde. Urszula Pawlik, HR Business Partner, drückt es mit folgenden Worten aus: “Eines der Elemente unseres Beförderungsverfahrens ist ein Gespräch zwischen dem Mitarbeiter, der sich um eine Beförderung bewirbt, und Experten. Tatsächlich handelt es sich um eine Art Expertendiskussion, von der jeder profitiert. Die Experten kommen aus mindestens drei Ländern, so dass die Diskussion online stattfindet. Darüber hinaus melden sich die Experten freiwillig, und durch ihre Fragen erhalten lernen sie etwas über Projekte oder Lösungen an anderen Standorten. Der Kandidat auf der anderen Seite baut sein Netzwerk aus oder trifft Menschen aus anderen Ländern. Das ist ein sehr interessanter Moment, um Wissen und Erfahrungen auszutauschen.” Dieses spannende Verfahren trägt zur Schaffung einer erstrebenswerten Arbeitskultur bei.

Typen von HR-Tools für den Wissensaustausch

Vielfältige Bemühungen leisten einen wichtigen Beitrag zur Schaffung eines Arbeitsplatzes, an dem ein bewusstes und effektives Wissensmanagement selbstverständlich ist. Dies ist ein wertvoller Ansatz, der eine positive Mitarbeitererfahrung schafft. Es hilft ihnen, sich im Unternehmen zurechtzufinden und zu wissen, welche Einstellungen belohnt und wertgeschätzt werden. 

Wir sollten jedoch die Grundlagen nicht vergessen, also die Werkzeuge für Wissensaustausch oder Unterstützung des Wissensmanagements. Wir nennen drei Kategorien solcher Instrumente:

Wissensmanagement-Systeme

Unter diesen Lösungen sind an erster Stelle die E-Learning-Plattformen, kurz auch LMS (Learning Management System), zu nennen. Sie ermöglichen es den Mitarbeitern, neue Kompetenzen zu erwerben, und den Führungskräften, das Tempo und die Qualität des Wissenserwerbs effizient zu kontrollieren (festgemacht durch Testergebnisse und Zertifikate). E-Learning ist besonders wertvoll für dezentral organisierte Unternehmen, deren Mitarbeiter remote oder hybrid arbeiten. Mit Hilfe eines LMS werden Wissensdatenbanken erstellt, die alle Unterlagen innerhalb der Organisation sammeln und – was ebenso wichtig ist – eine intuitive Navigation durch den Materialkatalog ermöglichen. Die Mitarbeiter erwerben so nicht nur neue Kompetenzen, sondern werden auch daran gewöhnt, Unterlagen mit anderen zu teilen.

Kommunikationstools

Genauso wichtig sind Kommunikationstools. Mit der richtigen Unternehmenskultur ermöglichen sie einen kontinuierlichen Gedankenaustausch, das Zusammenbringen von Menschen mit gemeinsamen Interessen und die Weitergabe von Informationen. Sie ermöglichen zudem, thematische oder projektbezogene Kanäle einzurichten und sich dort wahlweise frei oder systematisch über die Umsetzung von Problemlösungen auszutauschen. Es kann nicht genug betont werden, dass solche Instrumente wesentlich zum Aufbau der Unternehmenskultur beitragen.

Intranet

Die Schaffung eines Raums, in dem das Unternehmen und seine Grundsätze vorgestellt werden, ist vor allem für neue Mitarbeiter äußerst hilfreich. Oft dient das Intranet als Ersatz für eine Wissensdatenbank (obwohl dies eine weit weniger praktische Lösung ist, da das Auffinden von Informationen länger dauert als in einem LMS). Das Intranet fördert ebenfalls die Zusammenarbeit und den Austausch von Ideen.

5 Beispiele für die besten Tools zum Wissensaustausch

Slack: Dieses interne Kommunikationsprgramm ermöglicht den Austausch von Informationen und ist ein effektives Werkzeug zur Koordination von Aufgaben. Slack bietet die Möglichkeit, Kanäle zu erstellen, den Verlauf einzusehen, aber auch Videokonferenzen zu organisieren.

Samelane: ein E-Learning-System (LMS), das es Ihnen ermöglicht, alle Kurse und Schulungen an einem Ort zu sammeln. Mit Samelande lassen sich Kurse erstellen, Wissensmanagement automatisieren und dank umfangreicher Analysemodule lassen sich auch die Fortschritte der Mitarbeiter verfolgen.

Confluence: Dieses System dient der Schaffung eines Raums zur Zusammenarbeit und zum Austausch von Wissen und erarbeiteten Ergebnissen. Die Mitarbeiter können damit innerhalb des Unternehmens Inhalte problemlos austauschen.

Readme: Ein für Entwickler bestimmtes Tool zur einfachen Erstellung von Dokumentation und Überwachung von Schnittstellen. Es ermöglicht die Beschreibung von Vorgängen und die Angabe von Quellen während der laufenden Arbeit.

Mentoring: Dies ist kein digitales Instrument, darf aber beim Thema Wissensaustausch nicht fehlen. Es handelt sich um eine langfristige Beziehung zwischen einem Kollegen mit viel Erfahrung und Wissen und einem Teammitglied mit weniger Erfahrung oder geringerem Dienstalter. Mentoring kann sowohl eine informelle Beziehung als auch ein formalisiertes Programm sein.

Sources:

  1. E-mentor
  2. HCM Deck
  3. Management.issues
  4. HCM Deck
  5. Zarządzanie wiedzą: od koncepcji do praktyki działania, page 3 
  6. HCM Deck 
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