Rozgościliśmy się już wygodnie w dwudziestym pierwszym wieku i chętnie korzystamy z jego osiągnięć. Mimo to nadal istnieją firmy, w których Excel wciąż wykorzystywany jest jako narzędzie do planowania nauki i rozwoju pracowników. W latach osiemdziesiątych, gdy przypadały jego lata świetności, Excel stanowił punkt zwrotny w zarządzaniu danymi w małych działach HR. Ewidencja czasu pracy, szkoleń czy wynagrodzeń, wszystkie te zadania były prowadzone w arkuszach kalkulacyjnych. Na szczęście nadeszły nowe czasy, a wraz z nimi nowe rozwiązania wspierające zarządzanie kadrami. Jednak, z jakiegoś powodu, Excel wciąż pozostaje jednym z głównych narzędzi w działach HR. Jeśli nadal mocno trzymasz się swoich arkuszy kalkulacyjnych, ale z ciekawością zerkasz w stronę systemów do zarządzania szkoleniami, ten artykuł jest dla Ciebie. Istnieje spora szansa, że pod koniec nabierzesz ochoty na zmianę.
Excel jest pomocny przy wielu zadaniach. Możesz go używać w księgowości, do sprawdzania stanów magazynowych i opracowywania budżetu, arkusz obliczy to wszystko za Ciebie. Dzięki niemu możesz mnożyć rzędy liczb (każdy arkusz Excela zawiera ponad szesnaście tysięcy kolumn i ponad milion wersów) i wizualizować je poprzez wykresy i diagramy, którym zdarza się wyglądać przystępnie. Nie zapominajmy o dostosowaniu warstwy wizualnej do potrzeb użytkownika. Dzięki tej opcji możesz pokolorować swój arkusz tak, jak zapragniesz, możesz też pójść o krok dalej i zamienić go w dzieło sztuki. Jesteś w stanie zrobić to wszystko przy pomocy Excela pod warunkiem, że masz opanowane jego kluczowe funkcje, takie jak formuły, makra, tabele przestawne i jeszcze kilka innych, o których mało kto słyszał.
Jak zarządzać rozwojem pracowników omijając Excela szerokim łukiem
Gdy posiądziesz już wiedzę tajemną i staniesz się osobą biegłą w Excelu, możesz przystąpić do tworzenia swojego centrum dowodzenia pracą w dziale HR. Oczywiście jeśli masz na to wystarczająco dużo czasu i jeszcze więcej cierpliwości. Jednak czy warto wymyślać koło od nowa, kiedy system zarządzania wiedzą (learning management system, LMS) dostarcza gotowe rozwiązania i przyjazne narzędzia, które tak łatwo wdrożyć i wykorzystać? Wyjaśnijmy jedną rzecz, Excel jest całkiem skutecznym narzędziem do zarządzania małymi przedsiębiorstwami, ale niestety nie jest dobrym wyborem jeśli chcesz tworzyć długofalowe strategie rozwojowe dla swoich pracowników. Poniżej przedstawiliśmy kilka solidnych powodów, dla których warto porzucić Excela i wreszcie przełączyć się na wszechstronnego LMSa.
Sprytna automatyzacja
Jeśli kiedykolwiek przyszło Ci pracować z dużą ilością danych w Excelu, prawdopodobnie brakowało Ci automatycznych rozwiązań. Aktualizacja grafików, powiadomienia przez email czy wysyłanie raportów nie muszą być zadaniami, od których codziennie zaczynasz pracę. Wszystkie te powtarzalne czynności, które trzeba regularnie wykonywać, mogą zostać przejęte przez rozwiązania zawarte w LMS. Dzięki temu będziesz miała/miał więcej czasu na zadania operacyjne. Same plusy, zero minusów. Tylko jeden krok dzieli Cię od nowej jakości w codziennej pracy. System do zarządzania wiedzą odciąży Cię i Twoich pracowników od rutynowych zadań, które są niezbędne do funkcjonowania firmy, jednak zabierają zdecydowanie za dużo czasu.
Wzrost codziennej produktywności
Wydajność pracy szybko spada, gdy natrafiasz na niedziałające formuły lub odkrywasz, że dane, które powinny znajdować się w arkuszu, z jakiegoś powodu zniknęły i nie da się ich odzyskać. Można liczyć na jeszcze ciekawszy rozwój wypadków, jeśli plik, w którym pracujesz, jest współdzielony z innymi użytkownikami. Twoje dane mogą zostać nadpisane, a ostatecznie okazuje się, że pracujesz z niespójnym zbiorem informacji znajdującym się w różnych wersjach pliku zapisanego w różnych lokalizacjach. Nie jesteśmy pewni, czy istnieje lekarstwo na frustrację spowodowaną Excelem, ale znamy sposób na to, aby jej zapobiec. Nasz LMS oferuje w pełni funkcjonalny panel administratora, dzięki któremu z łatwością dotrzesz do statystyk i raportów, wyciągając z systemu dokładnie te dane, o które chodzi. Po prostu.
Analityka edukacyjna
Pozyskiwanie danych to jedno, ale właściwe korzystanie z bazy danych to już inna historia. Oczywiście możesz wkleić dane do arkusza i zastosować kilka tabel przestawnych lub wykresów, ale na pewno zajmie to sporo czasu. Czasu, który mogłabyś/mógłbyś spędzić na analizie informacji, a nie ich obróbce. LMS zajmie się importem i aktualizacją danych, a Ty będziesz mogła/mógł poświęcić całą swoją uwagę na wyciąganie wniosków. Zdajemy sobie sprawę, że nie da się optymalizować procesów bez poświęcenia czasu na analizę zrealizowanych już projektów.
Convenient functionalities
Zarządzanie projektem to więcej niż liczby i wykresy. Przy tworzeniu i prowadzeniu programów rozwojowych dla dużej grupy pracowników warto sięgnąć po systemowe rozwiązania komunikacyjne. Twórcy LMSów wzięli to pod uwagę. Platformy do zarządzania nauką umożliwiają dzielenie się plikami, przypisywanie zadań i szkoleń, tworzenie ścieżek rozwojowych oraz umawianie spotkań ewaluacyjnych z instruktorami. Wszystkie te elementy budują poczucie ciągłości rozwoju pracownika, co według Forbesa, stanowi jeden z najbardziej docenianych czynników budujących lojalność względem pracodawcy.
Efektywna komunikacja
Pracując z dużą grupą ludzi, trzeba brać pod uwagę, że wymiana informacji dzieje się na kilku poziomach. Komunikacja najczęściej zachodzi bezpośrednio, ale coraz częściej dzieje się to poprzez różnorodne nośniki i formaty. Współczesne miejsca pracy są niesamowicie zróżnicowane, łączą pokolenia, które mają ze sobą coraz mniej wspólnego. Według Forbesa „Ta generacyjna dynamika stwarza prawdziwą mieszankę stylów komunikacji i pracy”. Dlatego jednym z zadań efektywnego programu szkoleniowego jest rozpoznanie i wyjście naprzeciw potrzebom zróżnicowanej grupy. Pozwól swoim pracownikom na korzystanie z szerokiej gamy formatów dostępnych na platformach LMS. Stwórz środowisko pracy, w którym zatrudnione osoby mogą się rozwijać i wiedzą, jakie możliwości w tym zakresie oferuje ich firma.
Wyższy poziom zarządzania rozwojem
Tworzenie programów rozwojowych dla pracowników może, a nawet powinno odbywać się poza komórkami arkusza kalkulacyjnego. Planowanie ścieżek doskonalenia zawodowego i monitorowanie postępów jest zdecydowanie efektywniejsze przy użyciu zautomatyzowanych rozwiązań proponowanych przez platformy LMS. Podzieliliśmy się tutaj zaledwie kilkoma zaletami systemów do zarządzania nauką, które jasno dowodzą, jak mało efektywny okazuje się Excel we współczesnym zarządzaniu. Podnoszenie jakości pracy przy tworzeniu planów rozwojowych to dobra decyzja dla każdego działu HR. Oprócz pracowników działu kadr beneficjentem rozwiązań systemowych są również pozostałe osoby zatrudnione w firmie. LMS pozytywnie wzmacnia doświadczenia płynące z nauki i zwiększa motywację użytkowników. Dlatego wprowadzenie platformy edukacyjnej przekłada się na tworzenie środowiska pracy, które wspiera rozwój swoich pracowników.
