W momencie wyboru platformy zdalnego nauczania (LMS) bardzo często uwaga biznesu koncentrowana jest na jego podstawowych funkcjach i możliwościach w zakresie importu istniejących kursów, tworzenia nowych szkoleń oraz zarządzania całym procesem szkoleniowym. Niemniej istotne są jednak dane gromadzone przez system LMS i ukryte w nich wartości dla biznesu. Jak raporty LMS pozwalają optymalizować proces szkoleniowy?
Z tego artykułu dowiesz się:
1) Czym jest zaawansowana analityka w systemach LMS?
2) Jakie są kluczowe funkcje raportowania w LMS?
3) Jak działają automatycznie generowane raporty?
Zalety korzystania z systemów zarządzania nauczaniem (LMS)
Platformy e-learningowe (LMS) to nowoczesne rozwiązania, które niosą za sobą szereg wymiernych korzyści – i to zarówno dla organizacji, jak i jej pracowników. Z punktu widzenia biznesu wdrożenie systemu zarządzania nauczaniem to inwestycja, a skoro inwestycja, to powinna się z nią wiązać satysfakcjonująca dla zarządzających stopa zwrotu. Czego można oczekiwać po inwestycji w najlepsze platformy LMS na rynku?
Wymierną korzyścią jest niewątpliwie możliwość przekonwertowania kosztownych i czasochłonnych szkoleń stacjonarnych na kursy e-learningowe – niemniej angażujące, równie interaktywne i co ważne skalowalne. Jest to szczególnie istotne w przypadku dużych organizacji, działających w kilku lokalizacjach i strefach czasowych. W takich firmach koszty wdrożeń pracowników i realizacji polityki szkoleniowej są z reguły bardzo wysokie i są one czasochłonne. Nowoczesna platforma e-learningowa zapewnia tym samym oszczędność czasu i pieniędzy, a dodatkowo pozwala pracownikom podnosić kompetencje w dowolnym czasie, z dowolnego miejsca i przy wykorzystaniu dowolnego urządzenia.
Algorytmy systemów zarządzania nauczaniem pozwalają ponadto w znacznym stopniu automatyzować realizację strategii szkoleniowej. Umożliwiają tworzenie reguł, na podstawie których poszczególnym pracownikom przypisywane są szkolenia – np. wdrożeniowe, które odbyć powinien każdy nowy pracownik lub obowiązkowe, wymagane przepisami prawa (np. szkolenie BHP). LMS nie tylko przypisze takie szkolenie konkretnej osobie, ale też przypomni o upływającym terminie jego ukończenia i tym samym wyręczy z wielu obowiązków pracowników działu HR.
Statystyki wskazują, że tylko 13% pracowników organizacji jest zaangażowanych.
State of the Global Workplace, Gallup
Oferowanie szerokich możliwości podnoszenia kompetencji oraz demokratyzacja dostępu do materiałów szkoleniowych nie są dziś postrzegane jako dodatkowy benefit, ale standard, którego oczekują pracownicy. Dla wielu z nich niska jakość szkoleń lub ich brak to jeden z głównych powodów rezygnacji z pracy. Inwestycja w system zdalnego nauczania pozwala tym samym podnosić poziom zaangażowania pracowników, obniżyć współczynnik odejść i budować wizerunek pracodawcy z wyboru.
Czym jest raportowanie na platformie LMS?
Jedną z niezwykle istotnych z biznesowego punktu widzenia funkcji systemów LMS jest możliwość generowania najróżniejszych raportów. Dotyczą oni nie tyle samych kursów, ale przede wszystkim zachowań użytkowników platformy. Dzięki raportom w czasie rzeczywistym można śledzić postępy czynione przez pracowników, całe zespoły lub linie biznesowe.
Każdy użytkownik systemu LMS poprzez codzienne korzystanie z systemu pozostawia wiele istotnych z biznesowego punktu widzenia informacji. Nowoczesny LMS pozwala wiele z nich wychwycić – może chociażby śledzić postępy, zweryfikować, czy konkretny użytkownik ukończył szkolenie, jaki wynik z testu uzyskał, ile razy do niego podchodził, jak dużo czasu na to poświęcił, gdzie zatrzymał się na dłużej, w jakim momencie przerwał lub porzucił szkolenie.
Wiedząc, które części szkolenia zajmują najwięcej czasu, w jakim momencie jest ono najczęściej porzucane i co sprawia najwięcej trudności podczas testu, można podjąć odpowiednie kroki zaradcze. Dopracować szkolenie, uzupełnić o dodatkowe materiały, dodać interaktywne elementy, przedstawić zagadnienie na konkretnym przykładzie itd. Wszystkie programy szkoleniowe wymagają nieustannego monitoringu i analizowania informacji zwrotnej od użytkowników – bez ciągłego ich doskonalenia i aktualizowania nie będą one przynosić oczekiwanych efektów.
Funkcjonalności raportowania i analityki
Decydując się na wybór najlepszej platformy LMS dla swojej organizacji, warto zatem zwrócić uwagę na jej możliwości w zakresie raportowania i analityki. Ważne jest, by możliwości te były jak najszersze, a czas generowania raportów ograniczony do minimum. Najlepsze systemy LMS na rynku, w tym Samelane, podszyte są sztuczną inteligencją, dzięki czemu proces raportowania i wyciągania na podstawie analizy danych wniosków jest niezwykle prosty i szybki.
Na jakie funkcjonalności w obszarze raportowania i analityki warto zwrócić uwagę? Wspomnieć warto o takich możliwościach jak:
- śledzenie czynionych postępów i współczynnika ukończenia kursów;
- monitorowanie popularności kursów i poziomu zaangażowania kursantów;
- analizowanie wyników przeprowadzanych testów i ankiet;
- śledzenie kluczowych statystyk poszczególnych szkoleń (np. popularność);
- monitorowanie czasu spędzonego na poszczególnych kursach / modułach;
- analizowanie informacji zwrotnej i ocen pozostawionych przez kursantów;
- sprawdzanie liczby i rodzaju uzyskanych przez kursantów certyfikatów.
Zalety korzystania z raportowania i analityki LMS
Szerokie możliwości w zakresie raportowania to jedno, jednak kluczowe jest to, by sięgać po dostępne dane, prawidłowo je analizować i na podstawie tej analizy podejmować określone działania. Jakie wnioski można wyciągnąć, analizując dane gromadzone przez system LMS? W jaki sposób analiza danych pozwala doskonalić proces szkoleniowy i podnosić efektywność?
Pierwszym istotnym argumentem przemawiającym za analizowaniem danych z platformy LMS jest ciągłe doskonalenie materiałów szkoleniowych. Jeśli przewidziany czas na ukończenie konkretnego szkolenia/modułu jest krótszy niż rzeczywisty czas poświęcany mu przez kursantów, może to oznaczać, że prezentowane treści są trudne do zrozumienia lub nieodpowiednio przekazane. Prawdopodobnie konieczne będzie ich uzupełnienie bądź przygotowanie na nowo. Jeśli ze statystyk wynika, że większość pracowników korzysta podczas nauki ze smartfonów, warto uwzględnić to podczas projektowania kursów i optymalizować szkolenia pod urządzenia mobilne.
Jeżeli szkolenie jest przerywane przez wielu użytkowników chwilę po jego rozpoczęciu, a współczynnik ukończenia pozostaje na bardzo niskim poziomie, może to również świadczyć o problemie, któremu należy się przyjrzeć. Najprawdopodobniej w ocenie kursantów szkolenie nie przynosi oczekiwanych wartości i nie jest warte ich czasu. Zdarza się też, że szkolenia obowiązkowe i powtarzalne są przez kursantów „przeklikiwane”. Zdradzić to może niezwykle krótki czas ich ukończenia. W takich sytuacjach warto pomyśleć o dodaniu interaktywnych elementów lub pytań kontrolnych, które zmuszą kursantów do uważniejszego zapoznania się z materiałem i pozwolą osiągnąć założony cel.
Analizując dane z systemu LMS, można też skutecznie monitorować poziom zaangażowania kursantów. Dla realizacji celów szkoleniowych niezwykle ważne jest to, by kursanci wchodzili w interakcję z materiałami szkoleniowymi, korzystali z wszystkich dostępnych możliwości i aktywnie brali udział w szkoleniach – np. pozostawiali komentarze, dzielili się własnymi doświadczeniami czy udzielali odpowiedzi na pytania otwarte. Analizując uzyskane wyniki, warto zwrócić uwagę nie tylko na wynik uzyskany przez całe szkolenie, ale uwzględnić również szerszy kontekst. Może się bowiem okazać, że niskie zaangażowanie wynika po prostu z braku czasu, co może być charakterystyczne dla konkretnych zespołów (np. funkcjonujących w środowisku licznych deadlinów) lub typowe dla konkretnego okresu w roku (np. sezon urlopowy).
Automatycznie generowane przez LMS raporty oraz przejrzysty dashboard, prezentujący kluczowe metryki dla osób odpowiedzialnych za realizację polityki szkoleniowej w organizacji niewątpliwie mogą przyczynić się do istotnej poprawy efektywności działania i poziomu zadowolenia pracowników.
