Wyzwania związane ze szkoleniem zespołów hybrydowych

Praca zdalna jeszcze do niedawna była zarezerwowana przede wszystkim dla pracowników branży kreatywnej i IT. Rewolucja wywołana przez pandemię jasno jednak pokazała, że praca zdalna jest możliwa i efektywna również wśród przedstawicieli innych sektorów. I choć wiele firm zdążyło się już z nią oswoić, nie sposób nie zauważyć, że mimo swych zalet praca zdalna rodzi również wiele wyzwań, chociażby w kontekście nauki i rozwoju. Jak szkolić zespoły hybrydowe? Jak wykorzystać do tego technologię?

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym charakteryzuje się model hybrydowy?
• Jakie wyzwania rodzi zarządzanie zespołami pracującymi poza biurem?
• Jakie wsparcie zespołów hybrydowych oferuje system do nauki zdalnej (LMS)?

Zespoły hybrydowe – charakterystyka

Model pracy hybrydowej to nic innego jak możliwość pracy częściowo zdalnie i częściowo stacjonarnie. W zależności od specyfiki firmy, jej kultury organizacyjnej oraz rodzaju realizowanych przez pracowników obowiązków, stosowane są następujące warianty modelu hybrydowego:

• Stały podział – część pracowników pracuje zdalnie, a pozostała część stacjonarnie.
• Rotacja – zespół podzielony jest na grupy, które naprzemiennie pracują zdalnie lub stacjonarnie. Zmiana modelu pracy może następować z różną częstotliwością – np. co tydzień lub miesiąc.
• Dowolność – model, w którym na ogół większość pracowników pracuje w trybie home office, ale w dowolnym momencie mogą pojawić się w biurze i wykonywać swoje obowiązki stacjonarnie.

Z perspektywy pracownika model pracy hybrydowej to szansa na oszczędność czasu i pieniędzy (brak konieczności codziennych dojazdów do biura), a w konsekwencji poprawa tzw. work-life balance. Z drugiej jednak strony praca z domu wymaga stworzenia sobie optymalnych warunków do pracy – tj. poniesienia kosztów zorganizowania domowego biura oraz zakupu niezbędnego sprzętu.

Z punktu widzenia pracodawcy model hybrydowy to również szansa na spore oszczędności – możliwość zwolnienia części zajmowanej powierzchni biurowej i obniżenia kosztów eksploatacji. Oferując pracę zdalną, firma może również przyciągnąć nowe talenty, niekoniecznie z najbliższego sąsiedztwa, ale z całej Polski lub nawet świata. Warto jednak podkreślić, że wdrożenie modelu hybrydowego wymaga odpowiedniego przygotowania. Kluczowe jest nie tylko zaufanie do zespołu, ale również stworzenie odpowiedniej infrastruktury systemowej i wypracowanie optymalnego modelu współpracy.

Szkolenia zespołów hybrydowych, stacjonarnych i całkowicie zdalnych

Wdrożenie w firmie zdalnego lub hybrydowego modelu pracy rodzi sporo wyzwań, m.in. w obszarze L&D. Szkolenie i podnoszenie kwalifikacji pracowników, którzy na stałe pracują zdalnie, rotują lub pojawiają się w biurze nieregularnie, wymaga zupełnie nowego podejścia do polityki szkoleniowej, jej przeorganizowania i dostosowania do nowych realiów.

W przypadku zespołów zdalnych i stacjonarnych zadanie jest stosunkowo proste. Metody szkoleniowe wymagają bowiem dostosowania do potrzeb i warunków, które w przypadku takich zespołów są jednorodne. Problem pojawia się w momencie próby zorganizowania szkolenia dla zespołów, które składają się w części z pracowników pracujących z biura, a w części świadczących pracę z domu. Jak pogodzić tak dwa różne środowiska pracy? Jakich narzędzi użyć, by umożliwić interakcję pomiędzy wszystkimi uczestnikami szkolenia?

 Wygodnym i szybkim rozwiązaniem jest przeniesienie szkoleń do świata online.Warto jednak zauważyć, że dla zespołów zdalnych i hybrydowych szkolenia nie pełnią już tylko roli szkoleniowej, ale również networkingową. Co więcej, szkolenia hybrydowe są bardziej elastyczne, umożliwiają udział w szkoleniu naprawdę dużej liczby kursantów, a dzięki konieczności wykorzystania nowoczesnych platform komunikacyjnych umożliwiają sięgnięcie po bardzo różnorodne i efektywne formy edukacyjne.

Na korzyść szkoleń hybrydowych przemawia również ich wysoka skuteczność. Jak wskazują wyniki badań przeprowadzonych Departament Edukacji Stanów Zjednoczonych (U.S. Department of Education), efekty uzyskiwane przez kursantów online są nieco lepsze niż efekty kursantów stacjonarnych, jednak najlepsze wyniki uzyskują uczestnicy szkoleń hybrydowych.

Największe wyzwania związane ze szkoleniem zespołów hybrydowych

Szkolenia w formie hybrydowej można organizować na wiele różnych sposobów, które w mniejszym lub większym stopniu będą angażować poszczególne grupy kursantów. Kluczem do sukcesu jest jednak wypracowanie takiego modelu, który zarówno uczniom na miejscu, jak i tym łączącym się zdalnie, zapewni szerokie możliwości aktywnego udziału w szkoleniu i interakcji z innymi uczestnikami. Więcej na ten temat znajduje się w artykule na temat ILT. 

Co należy rozważyć, by udało się skutecznie zorganizować szkolenie dla zespołów hybrydowych? Jak zadbać o doświadczenia wszystkich uczestników takiego szkolenia? Planując szkolenie hybrydowe, warto rozważyć m.in.:

• Jak uczestnicy zdalni będą się łączyć z trenerem?
• Jakie aplikacje i narzędzia mogą być wykorzystywane przez obie grupy kursantów?
• Co w sytuacji wystąpienia ewentualnych problemów technicznych?
• Jak uczestnicy szkolenia będą wchodzili w interakcje?
• Jak moderowana będzie dyskusja, by wszystkim umożliwić równy w niej udział?
• W jaki sposób przekazywane będą niezbędne instrukcje kursantom zdalnym?
• W jaki sposób udostępniane będą pliki i materiały szkoleniowe?
• Jak utrzymać wysoki poziom zaangażowania wszystkich uczestników szkolenia?

Rozważenie powyższych kwestii i dostosowanie strategii szkoleniowej do istniejących wyzwań pomoże wypracować satysfakcjonujące rozwiązanie, które zapewni dobre wyniki zarówno kursantom, jak i firmie.

Narzędzia pomocne w szkoleniach zespołów hybrydowych

Jednym z podstawowych wyzwań w przypadku szkoleń hybrydowych jest niewątpliwie technologia. Ważne jest, by maksymalnie ją ujednolicić dla wszystkich uczestników kursu i w ten sposób wyeliminować wiele problemów z możliwością aktywnego udziału w szkoleniu, dostępu do materiałów szkoleniowych czy sprawnego współdzielenia obrazu, kiedy będzie to konieczne.

Istnieje wiele komunikatorów i platform współpracy online, które mogą doskonale sprawdzić się podczas takich szkoleń, jednak w pierwszej kolejności warto rozważyć firmowy system zarządzania nauczaniem (LMS). Nowoczesne platformy e-learningowe oferują ogromne wsparcie w zakresie organizacji szkoleń mieszanych. Nie tylko umożliwiają uczestnictwo w sesji szkoleniowej i udostępnianie materiałów szkoleniowych, ale też ułatwiają interakcje z innymi uczestnikami i prowadzącym. Często dają również możliwość przeprowadzania interaktywnych testów, budowania mapy myśli czy przeprowadzania ankiet z rzeczywistym poglądem napływających odpowiedzi.

LMS skutecznie wspiera również szereg zadań typowo administracyjnych – pozwala zaplanować szkolenie lub całą serię szkoleń, zarządzać listą zapisów i pilnować ewentualnych limitów, wysłać zaproszenia do konkretnej grupy pracowników lub całej organizacji. Platforma e-learningowa przypomni także o zbliżającym się szkoleniu, sprawdzi obecność oraz postępy czynione przez kursantów. Dużym atutem jest również to, że szkolenie może zostać nagrane i następnie udostępnione tym, którzy nie mieli możliwości w nim uczestniczyć lub po prostu będą chcieli do niego powrócić i odświeżyć sobie zdobytą wiedzę.