Dzielenie się wiedzą to obszar, który uznawany jest za szczególnie istotny w organizacji. Może przynieść szereg korzyści – od zwiększenia produktywności, przez umacnianie know-how w firmie, na zwiększonej retencji pracowników kończąc. Jednakże, narzędzia i procesy mające na celu faktycznie zatrzymanie informacji w firmie często nie są wdrażane. Być może wynika to z nieznajomości odpowiednich rozwiązań. Poniżej znajduje się szereg porad, które mogą polepszyć procesy z zakresu knowledge sharing.
Z tego artykułu dowiesz się:
- Dlaczego warto wdrożyć dzielenie się wiedzą w organizacji?
- Jakie procesy i obszary mogą wpływać w tym zakresie na pracowników?
- Jakie są najlepsze praktyki i konkretne narzędzia, które pomogą Ci budować kulturę dzielenia się, zatrzymania i inkluzywności wiedzy w firmie?
Dzielenie się wiedzą – dlaczego warto
Dzielenie się wiedzą, za profesorem Gilbertem Probstem, zdefiniować można jako sumę wszystkich inicjatyw i narzędzi, które wspierają następujące procesy: lokalizowanie, pozyskiwanie, rozwijanie, dzielenie się i rozpowszechnianie, mierzenie i definiowanie odpowiednich zasobów wiedzy w firmie. Termin ten został wprowadzony w angielskiej wersji (knowledge sharing) przez profesora Davida Zweiga z Uniwersytetu w Toronto, który w swoim dorobku naukowym badał istotę tego obszaru. Twierdzi on, że knowledge sharing stanowi rozwiązanie większości problemów, z którymi borykają się pracownicy i zapewnia organizacji szereg innych korzyści. Zaliczyć do nich można między innymi:
Pracownicy mają więcej czasu na wykonywanie swoich obowiązków
Jak wynika z danych McKinsey Global Institute, statystyczny pracownik spędza ponad 20% swojego czasu próbując namierzyć w organizacji osobę, która może pomóc mu w rozwiązaniu jego problemu.
Buduje zaangażowanie pracowników
Stałe podnoszenie kompetencji bezpośrednio łączy się z poczuciem rozwoju oraz postrzegane jest jako inwestycja firmy w pracowników. To, z kolei, wywołuje szereg pozytywnych emocji, w tym lojalność względem pracodawcy i zaangażowanie.
Wpływa pozytywnie na atmosferę
Wsparcie pracowników w rozwoju przekłada się na ich zadowolenie, a wymiana wiedzy pozwala budować lepszą atmosferę w miejscu pracy.
Pozwala budować relacje i integrować pracowników
Wspólna realizacja celów i wzajemne interakcje pozwalają na tworzenie sieci kontaktów opartej na zaangażowaniu. Jest to świetny sposób na integrację i wspólne realizowanie strategicznych celów organizacji.
Dodatkowe korzyści mogą zależeć od branży. Należą do nich na przykład
- promowanie innowacji poprzez zachęcanie do kreatywności i prezentowania pomysłów;
- ulepszanie obsługi klientów;
- zwiększenie dochodu dzięki szybszemu wprowadzaniu produktów i usług na rynek;
- optymalizacja rotacji pracowników poprzez rozpoznanie wiedzy pracowniczej oraz motywację do zatrzymania najbardziej wartościowych osób;
- skracaniu procesów poprzez eliminację zbędnych etapów, obniżając tym samym koszty.
Rola narzędzi do dzielenia się wiedzą w miejscu pracy
Zachowanie wiedzy w organizacji jest często traktowane jako istotny aspekt, jednak w rzeczywistości realizowany jest w niewielkim stopniu. Wynika to z faktu, że często brakuje odpowiednich ram na wdrożenie w firmie potrzebnych procesów.
Dzielenie się wiedzą to obszar, na który składa się wiele elementów. Należą do nich, na przykład:
- rekrutacja doświadczonych pracowników, chętnych do dzielenia się informacjami;
- odpowiednie procesy kadrowe, premiujące w zespole pożądane zachowania;
- komunikacja, w skład w której wchodzi odpowiednia informacja zwrotna oraz przejrzyste procesy;
- postawy kierownicze zachęcające do wymiany wiedzy;
- motywacja oraz wspieranie rozwoju kompetencji;
- kultura dzielenia się wiedzą.
W przypadku tak złożonego zagadnieniu, odpowiednia systematyzacja jest niezbędna do skutecznego zarządzania. Oprócz jasnych danych, które pomagają wykrywać obszary wymagające wsparcia, zarządzanie wiedzą ma szereg dodatkowych korzyści. Na przykład, badania McKinsey Global Institute wskazują, że wprowadzając narzędzia do zarządzania wiedzą do organizacji, można skrócić czas wyszukiwania potrzebnych informacji o 35%.
Najlepsze praktyki dzielenia się wiedzą
W każdym z powyższych obszarów można wdrażać rozwiązania, które aktywnie zachęcą do dzielenia się wiedzą.
W działaniach rekrutacyjnych kluczowe jest stworzenie odpowiedniej strategii, mającej na celu pozyskanie utalentowanych pracowników. W tym celu przydatne mogą być testy kompetencyjne oraz weryfikacja umiejętności miękkich. Dodatkowym kryterium może być różnorodności.
Warto zadbać również o aspekt komunikacji. Istotne jest tworzenie procedur przepływu informacji oraz organizowanie cyklicznych spotkań w celu dzielenia się wiedzą. Ważne jest również dokumentowanie know how zespołów, a zwłaszcza ich sukcesów. Pozwala to na tworzenie wewnętrznej bazy wiedzy oraz zatrzymywanie kluczowych rozwiązań wewnątrz firmy.
Od managerów należy oczekiwać, żeby stwarzali sytuacje dające przestrzeń do dzielenia się wiedzą, jasno określali wymagania względem pracowników i stawiali na knowledge sharing wewnątrz zespołu.
W zakresie motywacji pomocne są procesy HR – np. premiowanie i docenianie aktywnych działań na rzecz pozyskania i dzielenia się wiedzą. Mowa tu na przykład o wspieraniu i finansowaniu kursów czy nauczania podyplomowego. W programach awansu uwzględnić można również aspekt działania na rzecz podnoszenia kompetencji w zespole – np. występowanie w wewnętrznych lub zewnętrznych wydarzeniach branżowych.
W ramach premiowania odpowiedniej kultury ważne jest odchodzenie od atmosfery rywalizacji na rzecz współpracy, a także zachęcanie do samorozwoju oraz tworzenie okazji do wymiany pomysłów.
Powyższe przykłady można przekuć na konkretne działania wewnątrz organizacji. Należą do nich między innymi:
Tech talks/meet-upy
Są to wewnętrzne spotkania lub cykle spotkań, w którym doświadczeni pracownicy dzielą się z zainteresowanymi wiedzą z konkretnego, specjalistycznego obszaru. Może to być również świetna okazja do integracji, ponieważ wydarzenie powinno kończyć się czasem na pytania i dyskusję.
Tech week
Kolejnym krokiem w budowaniu kultury dzielenia się wiedzą jest organizowanie tygodnia dla wiedzy. Odbywają się wówczas warsztaty, prelekcje i debaty. Jest to świetna okazja, żeby szerzej spojrzeć na kluczowe dla organizacji tematy.
Szkolenia zewnętrzne
Oczywistym, choć często drogim rozwiązaniem, jest przeprowadzania szkolenia lub cyklu szkoleń z zakresu dzielenia się wiedzą. Niestety, tylko jego uczestnicy będą posiadać niezbędne know-how, natomiast osoby, które dołączą do organizacji później nie będą beneficjentami takich szkoleń.
Budżet szkoleniowy
Popularnym i skutecznym rozwiązaniem jest budżet szkoleniowy. To rozwiązanie może mieć zróżnicowany wymiar czasowy i finansowy, lecz bezpośrednio zachęca do zdobywania nowych kompetencji i przyczynia się do rozwoju wiedzy w organizacji.
Wspólna realizacja projektów
Realizacja międzyzespołowych projektów sprzyja wymianie wiedzy i umiejętności, tworzeniu przestrzeni do wymiany pomysłów i realizowaniu innowacyjnych rozwiązań. Wspólna praca zespołów buduje zaangażowanie, integruje pracowników i przekłada się na pozytywną atmosferę w miejscu pracy.
Dyskusja jako element awansu
Dyskusja jako element awansu jest rozwiązaniem zaimplementowanym w EPAM System Poland. Urszula Pawlik, HR Business Partner, przybliża je w następujących słowach: “Jednym z elementów naszego procesu promocji jest dyskusja pomiędzy pracownikiem, który ubiega się o awans, a ekspertami. Tak naprawdę jest to swego rodzaju debata ekspercka, w której każdy jest beneficjentem. Eksperci są z minimum 3 krajów, w związku z czym samo spotkanie ma formę dyskusji on-line. Dodatkowo eksperci to ochotnicy, którzy poprzez zadawane pytania zdobywają wiedzę o projektach czy rozwiązaniach, które mają miejsce w innych lokacjach. Kandydat buduje swoją sieć kontaktów czy poznaje osoby z innych krajów. To bardzo ciekawy moment na wymianę wiedzy i doświadczeń.” Jest to ciekawa praktyka, która buduje pożądaną kulturę pracy.
Rodzaje narzędzi HR do dzielenia się wiedzą
Zróżnicowane inicjatywy istotnie przyczyniają się do tworzenia miejsca pracy, w którym świadome i skuteczne zarządzanie wiedzą jest elementem naturalnym. Jest to wartościowe podejście, które buduje pozytywne doświadczenia pracowników. Pomaga im odnaleźć się w organizacji i zorientować się, jakie postawy są premiowane i doceniane.
Nie można jednak zapominać o podstawach, czyli o narzędziach do dzielenia się wiedzą lub wspierania zarządzania wiedzą. Warto wymienić trzy kategorie takich narzędzi:
Systemy zarządzania wiedzą
Wśród takich rozwiązań na pierwszym miejscu wymienić trzeba systemy zarządzania nauczaniem, w skrócie LMS (Learning Management System). Platformy e-learningowe pozwalają przede wszystkim na zdobywanie nowych kompetencji przez pracowników oraz na sprawną kontrolę tempa oraz jakości zdobywania wiedzy (potwierdzonej wynikami testów oraz certyfikatami). E-nauka jest szczególnie cenna w organizacjach rozproszonych oraz pracujących zdalnie lub hybrydowo. Wykorzystując LMS tworzy się bazy wiedzy, które zbierają wszelkie materiały w ramach organizacji, a także – co równie istotne – pozwalają intuicyjnie poruszać się po katalogu materiałów. Oprócz zdobywania nowych kompetencji, pracownicy przyzwyczajeni są do tego, żeby udostępniać materiały innym.
Narzędzia do komunikacji
Komunikatory należą do równie istotnych narzędzi. Przy odpowiedniej kulturze organizacyjnej pozwalają one na bieżącą wymianę pomysłów, znajdowanie osób o wspólnych zainteresowaniach i transfer informacji. Pozwalają tworzyć kanały tematyczne czy projektowe i na wolną wymianę zdań lub systematyczne opisywanie wdrażanych rozwiązań. Co ważne, tego typu narzędzia przyczyniają się w znacznym stopniu do budowania kultury organizacyjnej.
Intranet
Tworzenie przestrzeni, w której opisuje się organizację i zasady jej funkcjonowania jest niezwykle pomocne, zwłaszcza dla nowych pracowników. Intranet często zastępuje bazę wiedzy (choć jest to rozwiązanie dużo mniej praktyczne, w którym znalezienie informacji trwa dłużej niż w LMS-ach). Intranet to również przestrzeń sprzyjająca współpracy i wymianie pomysłów.
5 przykładów najlepszych narzędzi do dzielenia się wiedzą
Slack – komunikator wewnętrzny, który pozwala na wymianę informacji i jest skutecznym narzędziem koordynującym pracę. Daje możliwość tworzenia kanałów, przeglądania historii, ale także organizacji spotkań wideo.
Samelane – system do nauki zdalnej (LMS), który pozwala na zebranie wszystkich kursów i szkoleń w jednym miejscu. Daje możliwość tworzenia kursów, automatyzuje zarządzanie wiedzą oraz pozwala na śledzenie postępów pracowników dzięki rozbudowanym modułom analitycznym.
Confluence – system do tworzenia przestrzeni do kooperacji i dzielenia się wiedzą oraz wypracowanymi rezultatami. Pracownicy mogą w nim łatwo udostępniać treści wewnętrz organizacji.
Readme – dedykowane dla programistów narzędzie do łatwego tworzenia dokumentacji i monitorowania interfejsów. Pozwala opisywać mechanizmy i wskazać źródła podczas bieżącej pracy.
Mentoring – nie jest to zdigitalizowane narzędzie, jednak w temacie dzielenia się wiedzą nie może go zabraknąć. Polega na długoterminowej relacji współpracownika o zdecydowanie większym doświadczenia i wiedzy z członkiem zespołu o mniejszym doświadczeniu bądź krótszym stażu pracy. Mentoring może przybierać postać zarówno nieformalnej relacji, jak i sformalizowanego programu.
Źródła:
- E-mentor
- HCM Deck
- Management.issues
- HCM Deck
- Zarządzanie wiedzą: od koncepcji do praktyki działania, page 3
- HCM Deck
