Nowoczesny system zarządzania nauczaniem to z jednej strony skuteczny sposób na rozwój kompetencji pracowników organizacji, natomiast z drugiej niezwykle efektywne narzędzie realizacji polityki szkoleniowej i szansa na automatyzację wielu powtarzalnych zadań ciążących na zespołach HR. Z jakich jeszcze powodów warto rozważyć inwestycję w system zarządzania nauką (LMS)? Na jakie funkcje platform LMS warto zwrócić szczególną uwagę w momencie wyboru oprogramowania dla organizacji?
Z tego artykułu dowiesz się:
1) Jakie są zalety systemów LMS?
2) Jakie korzyści takie platformy mogą generować dla organizacji?
3) Gdzie nowoczesny system zarządzania nauczaniem sprawdzi się najlepiej?
Dlaczego warto korzystać z systemów zarządzania wiedzą?
Osiągniecie pewnej skali biznesu sprawia, że organizacja zaczyna mierzyć się z wyzwaniami, które do tej pory nie przysparzały jej większych problemów. Mowa chociażby o wzroście poziomu zatrudnienia i tym samym konieczności wypracowania skuteczniejszych niż dotychczas metod zarządzania zespołem, jego kompetencjami oraz know-how całej organizacji. Stworzenie strategii zarządzania kompetencjami jest niewątpliwie trudnym zadaniem, jednak znacznie większym wyzwaniem jest jej wdrożenie i skuteczne realizowanie.
Jak sobie z tym poradzić? Pomóc może nowoczesny system LMS, który pozwoli przenieść tradycyjne szkolenia do świata online i tym samym zmniejszyć koszty nauki i czas niezbędny do podniesienia kwalifikacji. Co więcej, platforma zdalnej edukacji zautomatyzuje w znacznym stopniu powtarzalne zadania działów HR, umożliwi śledzenie postępów szkoleniowych, dokonywanych przez pracowników organizacji i pozwoli zidentyfikować ewentualne luki kompetencyjne.
Jakie organizacje zyskują najbardziej z wykorzystania LMS?
Platformy e-learningowe to uniwersalne rozwiązania informatyczne, które znajdują dziś niezwykle szerokie zastosowanie. Korzystają z nich przede wszystkim firmy, jednak pośród ich użytkowników nie brak również szkół czy uniwersytetów. Można zatem zaryzykować stwierdzenie, że platformy zdalnej edukacji doskonale sprawdzają się wszędzie tam, gdzie występuje duże zapotrzebowanie na szkolenia i gdzie z różnych względów uzasadnione jest ich udostępnienie w formie zdalnej.
Zdecydowanie największą grupę użytkowników systemów LMS stanowią dziś firmy i nic nie wskazuje na to, by miało się to w najbliższym czasie zmienić. Wręcz przeciwnie – o ile początkowo platformy zdalnej edukacji wykorzystały głównie duże organizacje, ponoszące ogromne koszty związane ze szkoleniami pracowników, o tyle dziś są to również mniejsze podmioty. Co skłania firmy do inwestycji w LMS? Przede wszystkim potencjalne oszczędności, możliwość skrócenia procesu szkoleniowego do minimum, a także szansa na zautomatyzowanie wielu procesów w obszarze HR. Niemniej istotnymi powodami są również zmieniające się potrzeby samych pracowników, którzy oczekują dziś od swoich pracodawców nie tylko szerokich możliwości w zakresie podnoszenia kompetencji, ale też dogodnej ich formy. W dobie rosnącej popularności zdalnego i hybrydowego modelu pracy oferowanie szkoleń w formie e-learningowej staje się wręcz koniecznością, więc rosnące zainteresowanie platformami LMS nikogo nie powinno dziwić.
“Live as if you were to die tomorrow. Learn as if you were to live forever.”
– Mahatma Gandhi –
Główne zalety platform edukacyjnych
Korzyści dla organizacji, a także samych pracowników, wynikających z wdrożenia w firmie platformy zdalnej edukacji jest naprawdę wiele, jednak do najważniejszych zaliczyć należy:
- Oszczędność czasu i pieniędzy – przeniesienie szkoleń stacjonarnych do świata online to ogromna oszczędność dla organizacji i to zarówno w wymiarze finansowym, jak i czasowym. Organizacja szkolenia stacjonarnego wymaga bowiem długiego planowania, poniesienia sporych kosztów związanych chociażby z delegacjami, zorganizowania trenera itd. Szkolenia w wersji e-learningowej są nieporównywalnie tańsze, a do tego skalowalne – raz przygotowany kurs może być bowiem wykorzystywany przez wiele lat. Co więcej, każdy zainteresowany będzie mógł do niego wrócić w dowolnym momencie i utrwalić sobie omawiany materiał.
- Centralizacja materiałów szkoleniowych – w każdej dużej organizacji firmowy know-how jest w dużej mierze rozproszony. Istnieje wiele procedur, instrukcji, opisów działania systemów i maszyn, nagrań czy prezentacji szkoleniowych o najróżniejszej treści. Bywa i tak, że spora część wiedzy pozostaje niespisana i, co gorsza, skupiona jest w rękach jednej osoby, co rodzi spore ryzyko związane z zachowaniem ciągłości działania w przypadku jej odejścia z firmy. Inwestycja w LMS to szansa na uporządkowanie i scentralizowanie w jednym miejscu wiedzy dostępnej w całej organizacji, a w konsekwencji również jej zweryfikowanie, zaktualizowanie i uzupełnienie.
- Większa dostępność szkoleń – scentralizowanie know-how organizacji w jednym miejscu to jedno, jednak wspomnieć należy również o powszechnym do niego dostępie – i to niezależnie od rodzaju używanego urządzenia, aktualnego miejsca pobytu czy czasu. LMS zapewnia użytkownikom dostęp do materiałów szkoleniowych o każdej porze dnia i nocy, zarówno z biura jak i z każdej innej lokalizacji. Nic nie stoi zatem na przeszkodzie, by pracownicy organizacji nowe kompetencje zdobywali podczas podróży służbowych, w drodze na spotkania czy wracając z pracy do domu.
- Automatyzacja zadań – platforma zdalnej edukacji to również skuteczny sposób odciążenia pracowników zespołu HR. Wszystko to dzięki możliwości tworzenia automatycznych reguł przydziału szkoleń pracownikom, automatycznemu systemowi wysyłania przypomnień o konieczności ukończenia kursu, a także możliwości bieżącego śledzenia postępów. Jak działa to w praktyce? LMS może automatycznie przypisywać każdemu nowemu pracownikowi zestaw szkoleń wdrażających, udostępniać całej organizacji obowiązkowe szkolenia (np. BHP) i z odpowiednią częstotliwością przypominać o konieczności ich odświeżenia. Zautomatyzowane raportowanie pozwala zaś kontrolować bieżący poziom ukończenia poszczególnych szkoleń i identyfikować ewentualne problemy.
- Lepsza współpraca i większe zaangażowanie – system zarządzania nauką zdalną, pomimo tego, że przenosi ją do świata online, wcale nie sprawia, że współpraca pomiędzy uczestnikami poszczególnych kursów staje się niemożliwa, a zaangażowanie automatycznie spada. Wręcz przeciwnie. Nowoczesne systemy LMS zachęcają do dyskusji i pozwalają na dzielenie się swoimi spostrzeżeniami i uwagami, dotyczącymi omawianych zagadnień czy samej formy szkolenia. Wysoki poziom zaangażowania zapewnia z kolei wysoka interaktywności szkoleń – tj. możliwości wykorzystania quizów i testów, różnych rodzajów materiałów edukacyjnych np. plików audio i video, a nawet elementów rzeczywistości rozszerzonej (AR), oferującej kursantom niepowtarzalne doświadczenia edukacyjne.
Inne cechy platform e-learningowych, na które warto zwrócić uwagę
Skuteczna realizacja strategii rozwoju kompetencji w organizacji wymaga korzystania z nowoczesnej platformy LMS, która oferuje odpowiednio szeroki wachlarz funkcjonalności. Tym, na co warto zwrócić szczególną uwagę w momencie jej wyboru, są niewątpliwie możliwości w zakresie wykorzystania różnych formatów plików, co w dużej mierze wpływa na skuteczność i odbiór kursów przez użytkowników. Bardzo istotny jest również sam proces projektowania szkoleń oraz edytowania tych już istniejących – obsługa platformy powinna być jak najbardziej intuicyjna.
Każdy nowoczesny system zarządzania nauczaniem powinien być ponadto szybki i niezawodny – tj. umożliwiać płynne działanie nawet w sytuacji korzystania przez użytkownika z wolnego połączenia internetowego (Samelane zapewnia rozwiązanie NAS z lokalnymi klastrami do okresowego pobierania zasobów). Uwagę warto zwrócić również na wielojęzyczność platformy, by korzystać z niej mógł każdy pracownik organizacji, a także na oferowane możliwości w zakresie personalizacji czy brandingu, dzięki czemu wszystkie tworzone materiały szkoleniowe będą maksymalnie dopasowane do identyfikacji wizualnej firmy.
