Dzielenie się wiedzą w organizacji

Zarządzanie wiedzą w organizacji to niezwykle istotny proces, który wymaga strategicznego podejścia, a także stworzenia sprzyjającej kultury organizacyjnej oraz infrastruktury systemowej, ułatwiającej generowanie wiedzy, jej gromadzenie i późniejszy transfer. Najważniejszym aspektem zarządzania wiedzą w organizacji niewątpliwie jest jej przekazywanie w obrębie konkretnej grupy pracowników lub w ramach całej struktury. Dlaczego szerzenie wiedzy jest dziś tak istotne? Jak stworzyć sprzyjające warunki do dzielenia się wiedzą?

Na czym polega dzielenie się wiedzą w organizacji?

Dzielenie się wiedzą to nic innego jak wymiana informacji lub zrozumienia między przynajmniej dwiema stronami, pozwalająca nadać wiedzy nowy kontekst i sprawić, że stanie się ona bardziej użyteczna. Ułatwi zrozumienie chociażby procesów zachodzących wewnątrz organizacji, specyfiki samego biznesu oraz sposobów rozwiązywania zidentyfikowanych problemów, jakie napotkać można podczas codziennej pracy. Jest to zorganizowany i celowy proces prowadzący do rozpowszechniania cennego know-how pośród konkretnych grup pracowników, zespołów czy całego przedsiębiorstwa. Dlaczego warto zarządzać wiedzą w organizacji? Odpowiednio zorganizowany proces zarządzania wiedzą prowadzi przede wszystkim do poprawy produktywności, jednak wymiernych korzyści dla przedsiębiorstwa jest znacznie więcej – o nich już za chwilę.

Dlaczego dzielenie się wiedzą jest tak istotne?

Ignorując gromadzone przez lata doświadczenia, a także ogromną wiedzą, jaką posiadają pracownicy, organizacja naraża się na duże i niepotrzebne straty. Ciągłe doskonalenie jest dziś wpisane w DNA każdego przedsiębiorstwa, więc stworzenie odpowiedniej kultury organizacyjnej oraz optymalnych warunków do dzielenia się wiedzą jest dziś wręcz koniecznością. Można nawet zaryzykować stwierdzenie, że nie jest już szansą na wyprzedzenie konkurencji o krok, ale skutecznym sposobem na dotrzymanie jej kroku.

Jakie konkretnie zmiany może przynieść efektywne zarządzanie wiedzą? Korzyści jest niewątpliwie wiele, jednak do najważniejszych niewątpliwie należy zaliczyć:

Sprawne rozwiązywanie problemów i podejmowanie decyzji

Efektywne dzielenie się wiedzą sprawia, że problemy napotykane w poszczególnych obszarach można rozwiązywać o wiele szybciej. Baza wiedzy to nic innego jak miejsce gromadzenia procedur i instrukcji postępowania w konkretnych przypadkach. Skoro ktoś w przeszłości mierzył się już z podobną sytuacją, warto sięgnąć po jego wskazówki i oszczędzić sobie tym samym wiele czasu na samodzielne rozwiązywanie napotkanego problemu. Nie ma ekonomicznego uzasadnienia zmuszanie pracowników, by na nowo wynajdywali koło. Dzięki rozpowszechnianiu wiedzy w organizacji problemy rozwiązywane są o wiele szybciej, a procesy decyzyjny są istotnie krótsze – a jak powszechnie wiadomo: czas to pieniądz.

Poprawa jakości świadczonych usług

Wiele organizacji działa w warunkach mocne regulowanych przez obowiązujące przepisy prawa. Doskonałym przykładem może być chociażby branża finansowa, gdzie poszczególne operacje muszą być procesowane niezwykle precyzyjnie i w ściśle określonym czasie. Dysponując odpowiednimi procedurami i instrukcjami dla poszczególnych procesów można istotnie podnieść jakość świadczonych usług, zredukować poziom błędów do minimum i, tym samym, zmniejszyć ryzyko związane z nienależytym wykonaniem instrukcji klienta. Prowadzi to nie tylko do poprawy jakości świadczenia usług, ale również w wielu przypadkach chroni organizację przed ewentualnymi karami finansowymi.

Zatrzymanie wiedzy wewnątrz organizacji

Dział HR każdej organizacji dwoi się i troi, by pozyskać z rynku najlepszych kandydatów, posiadających bogate doświadczenie i kompetencje, które w danym momencie są szczególnie pożądane przez biznes. Zwykle odbywa się to niemałym kosztem, dlatego też warto podjąć odpowiednie kroki, by wniesiona przez nich wiedza nie została utracona. Tyczy się to również obecnych pracowników. To właśnie oni najlepiej znają specyfikę biznesu i oczekiwania klientów, a do tego potrafią szybko rozwiązywać problemy, obsługiwać firmowe systemy i reagować na sytuacje kryzysowe. Budując w firmie bazę wiedzy i angażując do jej tworzenia pracowników, można skutecznie zatrzymać kluczową wiedzę wewnątrz organizacji i zabezpieczyć biznes przed negatywnymi konsekwencjami wysokiej rotacji pracowników. Dzięki niej konsekwencje odejścia z firmy nawet kilku strategicznych pracowników nie będą przesadnie dotkliwe i nie doprowadzą do paraliżu żadnej z jego części.

Zwiększenie zaangażowania pracowników

Odpowiednio prowadzony proces zarządzania wiedzą w organizacji to, z jednej strony, skuteczny sposób zabezpieczenia ciągłości działania biznesu, zaś z drugiej niezwykle cenne narzędzie służące do zwiększenia zaangażowania wśród pracowników. Pozwala on bowiem tworzyć w firmie ekspertów. Daje pracownikom poczucie, że stanowią istotną część organizacji, są słuchani, a posiadana przez nich wiedza i doświadczenie kluczowe dla kierownictwa. O tym, jak istotne i jednocześnie trudne jest wpływanie na poziom zaangażowania pracowników nie trzeba przekonywać chyba nikogo. Czy warto? W tym miejscu warto przytoczyć słowa Richarda Bransona:

„Klienci nie są najważniejsi. Pracownicy są najważniejsi. Jeśli zadbasz o swoich pracowników, oni zadbają o klientów ”.

Stymulowanie wzrostu i innowacji

Głównym celem większości organizacji jest poprawa wyników finansowych, jednak zadanie to staje się tym trudniejsze, im wyższy jest poziom konkurencji na rynku. Szczególnie w takich sytuacjach efektywne zarządzanie wiedzą pozwala wspierać wzrost organizacji i jednocześnie stymulować innowacje. Bez dostępu do centralnej bazy wiedzy, skutecznych metod dzielenia się doświadczeniami oraz odpowiedniej kultury organizacyjnej zadanie to byłoby o wiele trudniejsze.

Jak przekazywać wiedzę w organizacji?

Skuteczne przekazywanie wiedzy w organizacji wymaga przede wszystkim czasu, ludzi oraz odpowiednich kanałów służących rozprzestrzenianiu wiedzy. Konieczne jest również stworzenie w ramach przedsiębiorstwa odpowiedniej kultury organizacyjnej, wspierającej budowę wzajemnego zaufania, zachęcającej do współpracy i promującej aktywne angażowanie się załogi w proces.

Jest to ogromne wyzwanie dla kierownictwa organizacji, gdyż przeszkód i barier utrudniających dzielenie się wiedzą w organizacji jest naprawdę mnóstwo. O jakich przeszkodach mowa? Chociażby o braku stosownej komunikacji, przemyślanego systemu motywacyjnego czy odpowiedniej infrastruktury technicznej ułatwiającej komunikację, dzielenie się wiedzą i jej późniejsze przechowywanie. Częstym problemem są również postawy pracowników – strach przed otrzymaniem dodatkowych obowiązków, wewnętrzna konkurencja, opór wobec zmian, czy też chęć utrzymania statusu osoby niezastąpionej.

Identyfikacja takich barier oraz usuwanie ich na bieżąco powinny być priorytetem również dla osób odpowiedzialnych za zarządzanie wiedzą w organizacji. Niestety nie zawsze jest to łatwe zadanie. Jeśli problemem nie są narzędzia, ale kultura organizacyjna, pożądane efekty nie pojawią się zbyt szybko. Nie jest bowiem łatwo w krótkim czasie zbudować w firmie wzajemne zaufanie, przełamać opór pracowników i wyeliminować ich obawy, w tym również te związane z utrzymaniem zatrudnienia. Powodów takiego stanu rzeczy szukać można w nieodpowiednim stylu zarządzania i kierowania zespołami, słabej komunikacji wewnątrz organizacji, zaniedbań w kwestii szkoleń czy też braku odpowiednio zaprojektowanych systemów motywacyjnych, nagradzających nie za wiedzę, a jedynie za wyniki.  

W nieco lepszym położeniu znajdują się organizacje, które zdołały już uporać się z powyższymi przeszkodami, ale nie posiadają jeszcze odpowiedniej infrastruktury systemowej lub nie zdołały wypracować odpowiednich metod przekazywania i dzielenia się wiedzą. Stworzenie optymalnych warunków do pozyskiwania i gromadzenia wiedzy jest nieco prostszym zadaniem, jednak nie mniej istotnym. Warto zaznaczyć, że strategia działania powinna być maksymalnie dopasowana do charakteru prowadzonej działalności. Inne bowiem rozwiązania sprawdzą się w zakładzie produkcyjnym, a inne w instytucji finansowej.

Jakie inicjatywy warto rozważyć? Przede wszystkim budowę bazy wiedzy, czyli scentralizowanego systemu, w którym gromadzone będą procedury, instrukcje, cenne doświadczenia czy rozwiązania znanych problemów. Niezwykle skuteczne będą również cykliczne zebrania zespołów oraz działające na większą skalę fora czy platformy wymiany doświadczeń. Te ostatnie sprawdzą się doskonale w przypadku zespołów rozproszonych oraz organizacji zatrudniającej setki pracowników.

Dopełnieniem całości powinna być odpowiednio zaprojektowana polityka szkoleniowa oraz wdrożenie w organizacji kultury ciągłego doskonalenia. Program mentoringowy, przemyślany proces wdrożeniowy, rotacja pracy, eksperckie prezentacje oraz cyklicznie organizowane szkolenia, odpowiadające na potrzeby zgłaszane przez pracowników oraz wykorzystujące posiadaną przez nich ekspercką wiedzę, szybko pozwolą osiągnąć organizacji zamierzone efekty, a przy okazji poprawią morale i korzystnie przełożą się na produktywność.