Automatyzacja pozwala na szybszą i bardziej efektywną pracę oraz może przełożyć się na ogromne oszczędności dla organizacji. Również w działach HR, za pomocą odpowiednich narzędzi, można wprowadzić rozwiązania, które pozwolą osiągnąć niespotykaną dotychczas jakość, co wpływa na zadowolenie wszystkich pracowników. Warto zapoznać się z konkretnymi narzędziami, które pozwolą na bezbolesną transformację cyfrową w tym obszarze.
Z tego artykułu dowiesz się:
- Czym jest automatyzacja i jakie są jej zalety?
- Jak wykorzystać ją w dziale HR?
- Jakie możliwości dają systemy, które automatyzują codzienną pracę działów personalnych?
Automatyzacja HR – co to?
Automatyzacja to znaczne ograniczenie lub zastąpienie pracy ludzkiej (fizycznej lub umysłowej) przez maszyny. Tak abstrakcyjne pojęcie najlepiej zobrazować przykładem. W pewnej firmie bankowej osiem osób przez cztery godziny każdego dnia przygotowywało wyciągi bankowe. Proces ten wyceniono na 15 tysięcy złotych miesięcznie. Mimo tak dużych nakładów pracy pojawiały się nawet trzymiesięczne opóźnienia w realizacji zadań. Firma zdecydowała się na zautomatyzowanie procesu, czyli wprowadzenie dedykowanych rozwiązań IT. Skutkiem tej zmiany zamiast łącznych 32 godzin dziennie realizacja zadań zaczęła trwać 2,5 godziny i polegała na wpisywanie wyłącznie tych danych, których nie przetworzyło oprogramowanie. Poprawa efektywności zmniejszyła ponoszone koszty do 1 300 złotych miesięcznie i zniwelowała wszelką zwłokę. [1] Taka zmiana pozwala na realizację ambitnych zadań i rozwój członków zespołu.
Technologia może być wykorzystywana tam, gdzie człowiek nie jest w stanie wykonać określonej pracy, lub do ułatwienia niektórych zadań. Wstępuje w coraz to nowe dziedziny życia firmy, a dział human resources nie jest wyjątkiem. Szacuje się, że automatyzacja procesów HR może przynieść ogromne oszczędności – aż 200 milionów dolarów rocznie w kontekście wykorzystania cyfrowych rozwiązań w obszarze Learning & Development, 10-20% w przypadku benefitów i usług oraz 14 godzin tygodniowo osób, które tworzą dział HR.
Korzyści z automatyzacji HR
Digital HR przynieść może szereg zalet, wśród nich można wymienić
- zwiększoną efektywność,
- oszczędność czasu spędzanego na powtarzalnych zadaniach,
- mniej błędów,
- niższe koszty procesów,
- wysoką jakość doświadczenia kandydatów (candidate’s experience),
- wysoka jakość doświadczenia pracowników (employee’s experience),
- zwiększenie zaangażowania i zadowolenia pracowników HR,
- nastawienie na podejście oparte na danych (data driven) i stawianie mierzalnych celów.
Dział HR może wykorzystać automatyzację w celu ograniczenia lub wyeliminowania powtarzalnych zadań, które też często powodują błędy ludzkie. Jako przykład wskazać można wpisywanie danych osobowych kandydatów czy pracowników do odpowiednich systemów. Odpowiedzią na takie problemy może być np. narzędzie, w którym sztuczna inteligencja, za pomocą mechanizmu OCR (Optical Character Recognition), umożliwia uzupełnienie danych po wprowadzeniu do systemów dokumentów czy ich skanów (CV czy dowodu osobistego). Eliminowane są wówczas pomyłki oraz powtarzalne elementy pracy, to zaś przekłada się na oszczędność czasu, a także zwiększone zadowolenie HR-owców. Możliwość koncentrowania się na ambitnych i kreatywnych zadaniach zwiększa również ich zaangażowanie i satysfakcję.
Digitalizacja procesów HR może pozytywnie wpływać na wszystkich pracowników dzięki eliminacji opóźnień i zapewnieniu płynności niezbędnych firmowych mechanizmów. Analogicznie, terminowy kontakt z kandydatami, informacja zwrotna (często automatyczna) na każdym etapie i powiadomienia o nadchodzących terminach kreują pozytywny odbiór firmy, a tym samym poprawiają doświadczenie kandydatów (CX).
Co równie istotne, wraz z implementacją odpowiednich systemów, może zostać wprowadzona analityka i podejście data-driven. Tym samym działy HR mogą zacząć pracować w oparciu o zdefiniowane i mierzalne cele. To pozwala na ich transformację w kierunku realnych partnerów biznesowych wpisanych w strategię firmy.
Cztery przykłady automatyzacji w HR
Obszary HR, w których możliwa jest automatyzacja są niezwykle rozległe i najczęściej wynikają z organizacji oraz zakresu odpowiedzialności działu w obrębie danej firmy. Wskazać można cztery przykłady, w których wprowadzenie odpowiednich narzędzi z pewnością usprawni działanie całej firmy.
Rekrutacja
Automatyzacja może oszczędzić działom HR wielu typowo administracyjnych zadań. Prężnie rozwija się w tym obszarze sztuczna inteligencja, które wspiera rekrutację na wielu płaszczyznach – od pozyskiwania kandydatów (dzięki analizie ruchów na portalach społecznościowych i kontaktowi z osobami poszukującymi pracy), przez analizę ich CV (weryfikację, czy profile spełniają kryteria) i wykorzystanie chat botów (odpowiadających na typowe pytania kandydatów przez całą dobę), do zdigitalizowanych rozmów rekrutacyjnych (opartych o video i analizę mimiki kandydatów).
Choć dla części firm brzmi to jak science fiction (zwłaszcza analizowanie za pomocą AI zachowania kandydatów podczas rozmowy rekrutacyjnej), niektóre z automatyzujących rozwiązań są nie tylko osiągalne, ale, w zasadzie, niezbędne. Narzędzie, bez którego bardzo ciężko jest pracować w obszarze rekrutacji to ATS (Applicant Tracking System), który pomaga zarządzać aplikacjami kandydatów. Wiele takich systemów rozbudowanych jest o zautomatyzowane wiadomości, możliwość wybrania odpowiedniego terminu przez kandydata, zbiorowe czynności (czyli zarządzanie grupami kandydatów) czy nawet o moduły sztucznej inteligencji, która pozwala na przeszukiwanie rynku kandydatów czy wspomnianą już analizę CV.
Nauka i rozwój
L&D to rosnący i stale rozwijający się obszar, w ramach którego na rynku można znaleźć ciekawe rozwiązania. Odpowiedni system zarządzania nauczaniem daje wiele możliwości automatyzacji tego procesu. Na przykład, system do nauki zdalnej (LMS) pozwala na szybkie i skuteczne przypisywanie użytkowników do kursów, zarządzanie treściami, a także tempem i jakością przyswajania wiedzy (dzięki śledzeniu terminów odbycia szkoleń czy wyników testów sprawdzających). Platformy e-learningowe pozwalają również na dopasowywanie formy do potrzeb pracowników, a także umożliwiają dostęp do specjalistów dla każdego członka organizacji (dzięki zdalnym kursom). Zautomatyzowane nadawanie certyfikatów może również wzmacniać motywację. Takie działania mocno wspomagają e-nauczanie, a analiza wyników pozwala zaplanować kolejne szkolenia. Przykładem narzędzia, które pomaga usprawnić ten obszar jest LMS (Learning Management System). Niektóre z takich narzędzi wykorzystują fakt, że są używane przez wszystkich pracowników i oferują badania nastroju lub inne krótkie ankiety (tzw. puls checki), co pozwala na szybsze definiowanie potrzeb. Innym przykładem ciekawych funkcjonalności jest wykorzystanie sztucznej inteligencji w celu ułatwienia przyswajania wiedzy i lepszego doboru kursów lub modułów rozszerzonej rzeczywistości (Augmented Reality), umożliwiając hands-on experience w wybranych obszarach.
Employee journey
Każdy z pracowników, który dołącza do firmy musi zrealizować pewne czynności wymagane przez prawo czy stanowiące niezbędny element kultury organizacyjnej. Wszelkie zadania operacyjne związane z np. onboardingiem, offboardingiem, performance managementem czy procesami kadrowymi można zautomatyzować w postaci konkretnych zadań przypisanych do odpowiednich pracowników (oraz co ważne – przypominając im o konieczności podjęcia działań). Ułatwia to zarządzanie ścieżką pracownika oraz jego danymi osobowymi. Systemy, które to umożliwiają to HRMS lub HRIS (HR Management System / HR Information System). Warto również wspomnieć, że część programów połączona może być z ATS-em, wprowadzając automatycznie dane kandydata wraz z momentem zatrudnienia, umożliwiając tworzenie odniesień do konkretnych kursów w ramach np. wdrożenia i ujęcie ich wykonania w zadaniach pracownika.
Zaangażowanie i well-being
Wprowadzanie systemów kafeteryjnych i łatwe zarządzanie benefitami, tworzenie wyzwań i grywalizacji, kudosy, automatyczne obdarowywanie pracowników na specjalne okazje, badanie zaangażowania oraz nastrojów w zespołach i firmie czy zbieranie punktów, które można wymieniać na nagrody – to przykłady możliwości, które dają systemy doświadczeń pracowników (Employee Experience System). Takie aplikacje wymagają odpowiedniego wdrożenia i kalibracji zgodnej z potrzebami firmy. Mogą one również stać się płaszczyzną dialogu i odpowiedzi na indywidualne potrzeby każdego z pracowników, równocześnie budując społeczność w firmie. Ułatwiają one przede wszystkim wdrażanie inicjatyw, ich rozliczanie i kontrolowanie – najczęściej niewielkim nakładem.
Jak widać na powyższych przykładach, odpowiednie narzędzia mogą pomóc osiągnąć ogromne sukcesy bez dużych nakładów pracy rozbudowanych działów. Większość narzędzi ma wbudowane moduły analityczne, które dostarczają odpowiednich danych i pozwalają lepiej zarządzać każdym z wyżej wymienionych obszarów. W rezultacie można spojrzeć na procesy HR z perspektywy strategicznej i tworzyć rozwiązania, które są szyte na miarę i przekładają się na rozwój firmy oraz pracowników, a tym samym tworzenia lepszego miejsca pracy.
