Wie kann man die Wissensteilung in einer Firma unterstützen?

Knowledge sharing within a company

Die Wissensteilung bringt einem Unternehmen viele greifbare Vorteile, aber die Einführung einer effektiven Wissensmanagement-Strategie ist oft nicht so einfach, wie es scheint. Es ist nicht nur notwendig eine entsprechende Systeminfrastruktur zu bilden, sondern auch die Organisationskultur zu ändern – um richtige Kommunikation, ein gut gestaltetes Motivationssystem einzuführen und die Bedenken der Mitarbeiter bezüglich der Wissensteilung zu überwinden. Ohne einen genauen Plan ist die Erfolgsrate sehr gering. An was sollte man denken und welche Fehler sollte man vermeiden wenn man optimale Bedingungen für Wissensteilung in einer Firma schaffen will?

An was sollte man bei der Wissensteilung denken?

Forschung und Umfragen unter Mitarbeitern zeigen deutlich, dass heutzutage zahlreiche Entwicklungsmöglichkeiten und Wissensteilung eine extrem wichtige Rolle spielen und einen großen Wettbewerbsvorteil darstellen können. Es gibt aber einige signifikante Aspekte, um die man sich zuerst kümmern muss. Welche sind es genau?

1. Das Training muss attraktiv sein!

Die Einführung einer effektiven Wissensmanagement-Strategie muss eine attraktive Form haben. Egal ob es sich um ein standardmäßiges Training oder den Onboarding-Prozess handelt, eine gute Form zu gestalten ist wichtig, um das Potential der Mitarbeiter zu maximieren.

Zu diesem Zweck sollten Trainingsunterlagen nicht nur in einer interessanten Form präsentiert werden, sondern auch seltenere, aber dafür effektivere Methoden anwenden. Mentoring-Programme oder Job Shadowing können dazu als Beispiel dienen. Die Möglichkeit regelmäßige Treffen mit einem Mentor zu veranstalten oder die Arbeitsperformance des Mitarbeiters einer bestimmten Abteilung für ein oder zwei Tage zu verfolgen bringen viel bessere Vorteile als vielzählige standardmäßige Trainingskurse.

Die kontinuierliche Verbesserung der Trainingsprozesse, Methoden oder Inhalte ist auch wichtig für den Erfolg, demnach ist es sehr wichtig stetig Feedback zu sammeln und die richtigen Schlüsse daraus zu ziehen.

2. Sich moderne Technologien zunutze machen

Wissen kann auf verschiedenen Wegen geteilt werden und mit verschiedenen Methoden. Dennoch, um diesen Prozess so effizient wie möglich zu machen und um es in großem Maße zu automatisieren, lohnt es sich entsprechende Technologien anzuwenden.

Ein LMS (Learning Management System) ist ein brillantes Beispiel für solch eine Lösung. Es erlaubt Firmen selbstständig Trainingsinhalte zu managen, Fortschritte in Echtzeit zu verfolgen und alle Bildungsunterlagen an einem Ort zu sammeln. Man sollte sich auch Gedanken über eine effiziente Kommunikationsplattform machen, wo Mitarbeiter frei Meinungen und Erfahrungen austauschen, Fragen stellen oder Lösungen zu bestimmten Problem präsentieren können. Das ist besonders wichtig in Bezug auf Firmen die an verschiedenen Standorten arbeiten, wo es schwierig, oder sogar unmöglich ist Face-to-Face-Meetings zu organisieren.

3. Passen Sie den Büroraum an

Obwohl das professionelle Leben jedes Jahr mehr und mehr in der Online-Welt stattfindet, wird die Arbeit in vielen Organisation immer noch hauptsächlich in Büros durchgeführt. Allerdings sind Büroräume oft voller physischer Barrieren, welche es schwierig machen Wissen zu teilen. Geschlossene Büros, Boxen oder begrenzte gemeinsame Räume dienen bestimmt nicht diesem Zweck. Es ist wichtig sich mit diesen Einschränkungen so früh wie möglich auseinanderzusetzen und bequeme Konferenzräume oder ruhige Räume für kreative Gespräche zu bilden. Tafeln, Flipcharts und anderes Zubehör, welche die Kommunikation und den Wissenstransfer fördern, können auch nützlich sein.

4. Nutzen Sie alle verfügbaren Methoden der Wissensteilung

Neues Wissen zu erlangen kann auf verschiedenen Wegen und mit verschiedenen Methoden stattfinden – nicht nur in regelmäßigen Meetings, Gruppendiskussionen oder mithilfe von Trainingsunterlagen, erhältlich auf der Firmenplattform. Der Schlüssel zum Erfolg ist es den Mitarbeitern solche Möglichkeiten und Tools anzubieten, die ihr Potential am meisten nutzen. Nicht jeder Mitarbeiter ist mutig genug um vor der ganzen Firma über die eigenen Erfahrungen zu sprechen und nicht jeder fühlt sich wohl wenn er oder sie eine präzise Prozedur Schritt für Schritt vorbereiten muss.

5. Liefern Sie die richtige Motivation

Zu viele Pflichten, Überstunden oder Bedenken der Mitarbeiter bezüglich der Wissensteilung – es gibt viele Hürden auf dem Weg zur Änderung der Organisationskultur. Sie neu zu definieren ist keine leichte Sache und passiert mit Sicherheit nicht über Nacht. Ein Weg die gewollten Veränderungen zu beschleunigen ist zweifellos ein gut gestaltetes Anreizsystem. Die Einführung solch eines muss keine großen finanziellen Auflagen mit sich bringen – gute Ergebnisse können schon mit einem offiziellen Dankeschön oder einer Erwähnung der Beiträge des Mitarbeiters in einem Meeting oder Unternehmerforum erreicht werden. Firmengeschenke sind auch zu diesem Zweck geeignet, da es sie in vielen großen Firmen üblicherweise zur Genüge gibt. Zusätzlich kann Motivation auch durch die Einführung eines finanziellen Bonussystems für Mitarbeiter gesteigert werden, die sich besonders aktiv an der Wissensteilung in einem bestimmten Zeitraum eingesetzt haben.

6. Mit gutem Beispiel vorangehen

Ein gutes Beispiel sollte immer von oben kommen, deshalb ist es unumgänglich das Management der Firma in den ganzen Prozess der Wissensteilung einzubeziehen und die damit verbundene Kultur zu fördern. Beiträge auf dem Firmenblog, Ratschläge zur Karriereentwicklung, Erfolge präsentieren und fördern und Misserfolge zu besprechen sind alles Aktivitäten die Andere dazu ermutigen sollten ähnliche Maßnahmen zu ergreifen. Natürlich ist es auch wichtig sicherzustellen, dass die Teams die benötigte Zeit haben um ihr Wissen zu teilen und die angebotenen Trainingsmöglichkeiten auch wahrzunehmen. Andernfalls werden alle Bemühungen, wie gut sie auch geplant sein mögen, scheitern.

7. Den Prozess formalisieren

Den Erwerb und die Teilung des Wissens zu formalisieren ist ein effektiver Weg um das Wissen in einer Organisation zu verwalten. Mitarbeiter müssen sich ihrer Entwicklungsmöglichkeiten bewusst sein und wie sie sich in die Wissensteilung engagieren können. Demnach erlaubt die Formalisierung des Prozesses es Firmen die Effizienz des Betriebes zu steigern und, zur selben Zeit, das Risiko aufs Minimum zu reduzieren wichtiges Know-How zu verlieren.

Welche Fehler sollte man meiden?

Wenn man die Organisationskultur in der Firma ändert und mehr oder weniger radikale Veränderungen in die Systeminfrastruktur einführt, kann man sehr leicht kontraproduktive Fehler machen. Welche Fehler meinen wir genau?

Technologie allein kann das Problem nicht lösen

Selbst die beste Lösung auf dem Markt, ausgestattet mit künstlicher Intelligenz und Augmented Reality-Elementen, wird die Ziele dieser Investition nicht erreichen, wenn es nicht von einer bestimmten Anzahl notwendiger Veränderungen begleitet wird. Die Bedürfnisse der Organisation sollten daher sorgfältig analysiert werden während die Einführung eines Wissensmanagement-Systems sehr genau geplant werden sollte. Solch eine Plattform kann definitiv ein Auslöser positiver Veränderungen sein, aber es sollte nicht als Lösung des Problems selbst wahrgenommen werden.

Vergessen Sie nicht den Endbenutzer

Veränderungen im Wissensmanagement isoliert von den wirklichen Verfahren in der Firma oder unabhängig von den Bedürfnissen der individuellen Teams zu planen sind häufige Probleme. Egal welche Implementierung man plant ist es wichtig die existierenden Prozesse zu berücksichtigen, dessen Fehlstellen zu analysieren und die Anforderungen der zukünftigen Nutzer zu beachten. Indem man Arbeitsgruppen bildet und Mitarbeiter auf verschiedenen Ebenen in den Planungsprozess involviert, kann man die Effektivität des implementierten Tools oder der Strategie erheblich verbessern und gleichzeitig das Risiko minimieren, dass die Veränderungen auf Widerstand stoßen.

Ignorieren Sie nicht die Daten, die Sie schon haben

Die Gestaltung einer Plattform für Wissensteilung, die das Interesse der Mitarbeiter weckt, sollte ihre vorhandenen Anforderungen nicht außer Acht lassen. Ein häufiger Fehler im Einsatz ist es wenn das Management versucht eigenständig diese Anforderungen zu identifizieren, unabhängig von den Daten, die es schon gibt. Tatsächlich reicht es aus Fragen zu analysieren die an Support-Abteilungen oder Kontaktcenter gerichtet werden und potentielle Kompetenzlücken so in Erfahrung zu bringen. Ähnliche Ergebnisse können durch die Analyse von Anfragen, die Mitarbeiter in die Suchmaschine der Firma eingeben, oder des FAQs erreicht werden. Wenn man Daten ignoriert und rät was die echten Bedürfnisse der Mitarbeiter sind, können sich Unternehmen einem großen und unnötigen Fehlerrisiko aussetzen. Man kann nicht abstreiten, dass Menschen, ihre Einstellungen und Bedürfnisse im Prozess der Wissensteilung am wichtigsten sind. Deshalb ist der Schlüssel zum Erfolg offene Kommunikation, Wissensmanagement, das in die Gesamtstrategie integriert ist, und entsprechende Motivation.

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