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Was ist Mitarbeiter-Offboarding?

29 December 2022
offboarding

Talente zu gewinnen und an das Unternehmen zu binden, ist eine Herausforderung, der sich Unternehmen auf der ganzen Welt jeden Tag stellen. Doch während viele von ihnen der Einarbeitung viel Aufmerksamkeit schenken und in die Aus- und Weiterbildung ihrer Mitarbeiter investieren, hat sich gezeigt, dass der Prozess des Ausscheidens aus dem Unternehmen ähnlich viel Sorgfalt erfordert. Wie verabschiedet man einen Mitarbeiter und sorgt gleichzeitig für ein positives Unternehmensimage? Wie können die im Unternehmen verfügbaren Instrumente – z. B. E-Learning-Plattformen (LMS) – in diesem Prozess genutzt werden?

In diesem Artikel erfahren Sie mehr über folgende Themen:

  • Onboarding versus Offboarding: Was sind die Unterschiede?
  • Wie plant man ein erfolgreiches Offboarding?
  • Welche Offboarding-Tools sind sinnvoll?

Was ist Offboarding?

In den meisten Unternehmen konzentrieren sich die Personalabteilungen darauf, neue Mitarbeiter zu rekrutieren und einzuarbeiten. Zahlreiche Studien haben ergeben, dass Unternehmen bis zu achtmal mehr Zeit für das Onboarding als für das Offboarding aufwenden. Dies ist zum Teil verständlich, da sich ein erfolgreicher und sorgfältig gestalteter Onboarding-Prozess direkt auf das Geschäftsergebnis eines Unternehmens auswirkt.

Dies bestätigt u.a. die Studie “From Capability to Profitability” der Boston Consulting Group, die sich mit Personalmanagement in Unternehmen beschäftigt. Die Autoren der Studie weisen eindeutig darauf hin, dass Onboarding und Talentbindung die Bereiche sind, die mit am stärksten mit der wirtschaftlichen Leistung des Unternehmens korrelieren. Unternehmen mit einem ausgezeichneten EIngliederungsprozess erzielen ein 2,5-mal höheres Umsatzwachstum und 1,9-mal höhere Gewinnspannen als Unternehmen mit schlechten Onboarding-Strategien. Die Qualität des Einarbeitungs-Prozesses neuer Mitarbeiter wirkt sich direkt auf deren Leistung, Engagement und Fluktuation aus.

Onboarding ist zwar unbestritten einer der wichtigsten Prozesse der Personalabteilungen, aber es ist nur ein Teil des Zyklus, den ein Mitarbeiter in einem Unternehmen durchläuft. Dieser Zyklus besteht aus folgenden Phasen:

  • Anwerbung
  • Onboarding
  • Entwicklung
  • Offboarding
  • Outplacement

In jedem dieser Bereiche ist kontinuierliche Verbesserung gefragt. Wie ein Mitarbeiter eingestellt und eingearbeitet wird und wie sehr sich das Unternehmen bemüht, dessen Kompetenzen und berufliche Qualifikationen zu verbessern, wirkt sich unmittelbar auf dessen Engagement und Effizienz aus, ebenso wie auf die Bereitschaft, dauerhaft im Unternehmen zu bleiben.

Eine hohe Mitarbeiterfluktuation ist derzeit für viele Unternehmen ein Problem – und zwar ein äußert kostspieliges. Es birgt zudem das nicht unerhebliche Risiko, dass der Betrieb mehr oder weniger stark gelähmt wird, wenn Führungskräfte das Unternehmen verlassen. Die Abwanderung mehrerer wichtiger Mitarbeiter in kurzer Zeit hat ähnliche Folgen.

Aus diesem Grund lohnt es sich, Maßnahmen zu ergreifen, die einer zu starken Abwanderung entgegenwirken und mit denen man sich gut auf einen solchen Fall vorbereiten kann. Gemeint ist die Gestaltung und kontinuierliche Verbesserung des Offboarding-Prozesses, kurzgesagt: dem Umgang mit der Kündigung oder dem Austritt eines Mitarbeiters.

Offboarding: Warum ist es so wichtig?

Das Offboarding oder Exit-Management umfasst alle Maßnahmen, Entscheidungen und Prozesse, die mit dem Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen verbunden sind. Wie der Austritt aus der Firma gestaltet und durchgeführt wird, wirkt sich sowohl auf den ausscheidenden Mitarbeiter als auch auf das Unternehmen selbst aus. Während selbst die positivsten Eindrücke vom Onboarding in der Regel nur von kurzer Dauer sind, bleibt die Art und Weise, wie sich ein Unternehmen von einem Mitarbeiter oder einer Mitarbeiterin verabschiedet, noch lange in dessen bzw. deren Erinnerung.

Es lohnt sich daher, die Bemühungen des Mitarbeiters anzuerkennen, seine Erfolge zu würdigen und ihm für die Zeit, die er in der Firma verbracht hat, angemessen zu danken. Wie eine Beziehung zu einem Mitarbeiter endet, hat nicht nur Einfluss darauf, ob er das Unternehmen seinen Freunden empfiehlt, sondern auch darauf, ob er sich in Zukunft möglicherweise wieder für das Unternehmen entscheidet. Auch wenn man anderes vermuten würde, kommt das gar nicht so selten vor: 

Laut LinkedIn machten im Jahr 2021 zurückkehrende Mitarbeiter 4,5 Prozent aller Neueinstellungen in bei LinkedIn aktiven Unternehmen aus, verglichen mit 3,9 Prozent im gleichen Zeitraum des Jahres 2019.

Das Wall Street Journal 

Es ist eine Sache, das positive Image einer Organisation aufzubauen, aber man sollte dabei nicht vergessen, dass langjährige Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen, dieses sehr gut kennen und ihre ehrlichen Ansichten über die Qualität des Managements, beobachtete Probleme oder verbesserungswürdige Bereiche mitteilen können.

Wie funktioniert ein gelungenes Exit-Management?

Ein gut durchgeführtes Offboarding ist ein sorgfältig geplanter Prozess ohne Zufälle und unnötige Verzögerungen. In größeren Unternehmen mit Dutzenden von Mitarbeitern kommt es fast jeden Monat zu Kündigungen. Deshalb ist es sehr hilfreich, das Offboarding zu automatisieren. So werden nicht nur die notwendigen Schritte vorbereitet, sondern Sie werden auch daran erinnert, sie zu erledigen, und Sie können den Ablauf verfolgen.

Direkt sobald ein Mitarbeiter die Kündigung einreicht, sollten geeignete Maßnahmen ergriffen werden. Warten Sie nicht mit den notwendigen Formalitäten, sprechen Sie mit dem Mitarbeiter über die Gründe für seinen Abschied sowie über seine bisherigen Aufgaben und laufenden Projekte. Der nächste Schritt besteht darin, andere Mitarbeiter über den Weggang zu informieren und Prozesse für Wissenstransfer sowie die Übertragung der Verantwortlichkeiten an die entsprechenden Personen zu planen.

Mit der Einstellung eines neuen Mitarbeiters sollten Sie ich ebenfalls nicht zu viel Zeit lassen. Einen scheidenden Mitarbeiter durch einen neuen zu ersetzen, ist in der Regel ein langwieriger Prozess, der nicht nur formale Bewilligungen erfordert, sondern es müssen auch eine Stellenausschreibung erstellt, Anforderungen definiert und schließlich der langwierige Einstellungsprozess eingeleitet werden. 

Am letzten Arbeitstag sollte darauf geachtet werden, dass der Mitarbeiter förmlich verabschiedet wird. Er oder sie sollte die ihm anvertraute Ausrüstung, Dokumente, Zugangskarten usw. zurückgeben. In den darauffolgenden Tagen können Zugänge entfernt, Accounts in Unternehmenssystemen deaktiviert und Daten von Geräten gelöscht werden, damit sie an einen Nachfolger übergeben werden können. 

Wie nutzen Sie die verfügbaren Tools für das Offboarding?

Ein automatisiertes Exit-Management ist wahrscheinlich der effektivste Weg, um den Prozess zu organisieren. So lassen sich viele unnötige Fehler vermeiden, es wird sichergestellt, dass alle Formalitäten erledigt werden, und der Fortschritt wird bei allen Beteiligten – Mitarbeiter, Vorgesetzter und Personalabteilung – kontrolliert. 

Wie funktioniert ein solcher Prozess in der Praxis? Vergleichbar mit den Onboarding-Prozessen. Vor der Ankunft eines neuen Mitarbeiters wird für ihn ein Arbeitsplatz organisiert, eine Schlüsselkarte bestellt,  und die notwendigen Geräte und Zugänge werden vorbereitet. Das LMS (Learning Management System) des Unternehmens weist den Mitarbeitern automatisch Einführungskurse zu und erinnert ihn daran, diese zu absolvieren.

Beim Ausscheiden eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen ist analog zu verfahren. Mit anderen Worten: Es sollte nicht nur darauf geachtet werden, dass der Mitarbeiter die ihm anvertraute Ausrüstung zurück- oder weitergibt und alle Formalitäten des Ausstiegs erledigt, sondern auch darauf, dass er offene Angelegenheiten abschließt oder alternativ alle notwendigen Informationen, Vorbereitungen und Daten an die entsprechenden Personen weitergibt.

In vielen Organisationen ist das Online-Lernsystem (LMS) der Ort, an dem das Unternehmens-Know-how zentral gesammelt wird – hier werden nicht nur diverse Schulungsunterlagen,

In vielen Unternehmen ist ein Fernunterrichtssystem (LMS) ein zentraler Aufbewahrungsort für das Know-how des Unternehmens – hier sind nicht nur diverse Schulungsunterlagen verfügbar, sondern auch Dienst- und Verfahrensanweisungen. Bevor ein wichtiger Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, muss sichergestellt werden, dass seine einzigartigen Kompetenzen und Kenntnisse nicht unwiederbringlich verloren gehen. Vergessen Sie daher nicht, die erforderlichen Unterlagen zu erstellen, die Anweisungen zu aktualisieren oder verschiedene Leitfäden zu erstellen.

Über ein Lernmanagementsystem können Sie auch ein Austrittsgespräch mit dem scheidenden Mitarbeiter führen. Dies ist ein äußerst wirksames Instrument, um für das Unternehmen wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen – nicht nur über den Grund für den Weggang des Mitarbeiters, sondern auch über seine objektive Einschätzung der Stärken und Schwächen des Unternehmens, über häufige Probleme und verbesserungswürdige Bereiche. Viele Menschen verlassen ihren Arbeitgeber wegen einer toxischen Firmenkultur, schwierigen Beziehungen zu ihrem direkten Vorgesetzten oder einer ihrer Meinung nach ungerechten Behandlung. Mit einem Fragebogen, der gründlich ausgewertet wird, kann das Management Probleme schnell erkennen und geeignete Gegenmaßnahmen ergreifen, um weiteren Abwanderungen entgegenzuwirken.

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