Investitionen ins Personal sind zweifellos eine Notwendigkeit, aber auch eine Chance den eigenen Wettbewerbsvorteil zu erarbeiten und Talente in der Firma zu behalten. Um dieses Szenario zu erfüllen braucht es allerdings der Erfüllung einiger Bedingungen. Wichtige Schritte sind zum Beispiel die Gestaltung einer passenden Schulungs-Politik, die Vorbereitung von fesselnden Schulungsmaterialien, und die dauerhafte Verfolgung der Fortschritte der Kompetenzentwicklung. Und genau bei der Realisierung dieser Aufgaben helfen moderne Schulungssysteme – LMS. Wie funktionieren sie und was für Funktionalitäten bieten Fernschulungs-Plattformen?

Was ist eine E-Learning Plattform und was für Zwecke erfüllt sie? 

Das System für die Verwaltung von Schulungsprozessen (Eng. Learning Management System) ist eine Internetplattform, die es erlaubt Schulungsaktivitäten effektiv und einheitlich, im Rahmen der ganzen Organisation, zu verwalten. 

Es erlaubt es nicht nur verschiedene Kurse und Schulungswege für Mitarbeiter zu gestalten und sie mit ihnen zu teilen, sondern auch die Status der einzelnen Schulungen und deren Abschlussfortschritte zu kontrollieren – sowohl aus der Sicht eines einzelnen Mitarbeiters, wie auch der ganzen Abteilung oder der ganzen Organisation. Die Plattform bietet auch eine Vielfalt an Möglichkeiten im Bereich der Optimierung und Automatisierung der Schulungsprozesse an, was im Endeffekt zu nicht allzu kleinen Zeit- und Geldersparnissen führt.  

Wie funktioniert eine Fernschulungs-Plattform? 

Seit mehreren Jahren wird beobachtet, dass die Bedeutung von Schulungen für Mitarbeiter stets wächst. Hierbei handelt es sich sowohl um Initiativen von Mitarbeitern, sowie erforderte Schulungen von Arbeitgebern. All dies führt dazu, dass der Markt für Schulungsplattformen und Online-Schulungen sich dynamisch vergrößert. 

Heutzutage werden LMS-Lösungen von hunderten verschieden Anbietern bereitgestellt. So eine große Verfügbarkeit bedeutet gleichzeitig eine deutliche Vielfältigkeit der verfügbaren Lösungen. Viele Plattformen bieten allerdings nur beschränkte Funktionalitäten, wobei auch nicht diejenigen fehlen, die auf neueste Technologien zurückgreifen – mitunter auf künstliche Intelligenz oder Augmented Reality. 

Die Wahl der optimalen Lösung sollte jedes Mal durch eine tiefgründige Analyse der aktuellen und zukünftigen Bedürfnisse der Organisation eingeleitet werden. Die gewählte E-Learning Plattform sollte nicht nur die Möglichkeit bieten Kurse selbstständig und intuitiv zu gestalten, sondern auch automatisierte Regeln für das Teilen der Schulungen einführen. Dank dessen erhalten die Mitarbeiter bestimmter Abteilungen die entsprechenden Schulungsinhalte, wenn sie nur der Organisationsstruktur der Firma hinzugefügt werden. Das System erinnert sie auch an den eventuellen Bedarf Schulungen zu wiederholen oder nach bestimmter Zeit aufzufrischen, sodass Personalangestellte nicht daran denken müssen. 

Ein wichtiges Element jeder Fernschulungs-Plattform ist ein ausgebautes Berichtssystem. Am besten unterstützt durch künstliche Intelligenz (AI), was besonders in Bezug auf große Organisationen wichtig ist, die zehntausende von Mitarbeitern einstellen und jeden Tag riesige Datensammlungen analysieren müssen. In solchen Fällen ist der Einsatz von intelligenten Algorithmen welche die Arbeit automatisieren praktisch ein Muss.

Die Möglichkeit tiefgründige Analysen auf Basis der Schulungsdaten durchzuführen erlaubt es schnell Kompetenzlücken bei den Mitarbeitern aufzudecken, die Abschlussfortschritte einzelner Schulungen zu verfolgen, sowie Feedback von Kursteilnehmern zu analysieren. Die Ergebnisse durchgeführter Umfragen können dabei helfen den Schulungsprozess und die genutzten Schulungsmaterialien weiter zu verbessern. 

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LMS Funktionalitäten – für große und kleine Firmen 

Und selbst wenn es so erscheint, dass solche fortgeschrittenen Plattformen nur an große Korporationen gerichtet sind, können sie auch erfolgreich von kleineren Firmen genutzt werden, die nur ein oder zig Dutzend Mitarbeiter einstellen. 

Zweifellos haben große Korporationen, wegen ihrem Ausmaß, als erste das Bedürfnis für die Einführung von Automatisierung und effektiver Schulungspolitiken erkannt, aber das bedeutet keineswegs, dass dieselben Lösungen nicht auch für mittlere und kleine Unternehmen funktionieren können. Ganz im Gegenteil! Die Einführung neuer Mitarbeiter und die Leitung von ortsfesten Schulungen verlangt in mehreren Fällen viel Zeit und eine Menge finanziellen Aufwand – um Schulungen zu organisieren, für eventuellen Transport, Unterkunft, Verpflegung usw. Wenn man die Schulungen auf eine E-Learning Plattform überträgt kann man viel sparen und nebenbei es den Mitarbeitern ermöglichen zu beliebiger Zeit und Ort an Schulungen teilzunehmen  – z.B. während einer Dienstreise oder auf dem Weg zum Kunden. 

Zu den wichtigsten Funktionen von Fernschulungs-Plattformen gehören: 

  • Schulungsinhalt-Management

Ein intuitives Interface und die Möglichkeit des selbständigen Erstellens neuer und Veränderung bestehender Kurse ist eine der grundlegenden Merkmale von guten LMS-Plattformen. Dabei lohnt es sich zu beachten welche Dateiformate unterstützt werden – Audio, Video, Video360, SCORM, PowerPoint, Quiz etc., denn diese erlauben es die Schulungen interaktiver und somit attraktiver zu gestalten.

  • Zertifizierungs- und Lernpfade erstellen

Bei größeren Unternehmen, die Schulungen für bestimmte Mitarbeitergruppen anbieten, ist es eine wichtige Funktion zweckbestimmte Zertifizierungs- und Lernpfade zu erstellen. Dank dessen werden Kurspakete Mitarbeitern aus verschiedenen Bereichen wie Sales, Administration oder Finanzen im System zugeschrieben.

  • Schulungen teilen

Wenn es darum geht Schulungen zu teilen ist es wichtig, dass das LMS-System die Möglichkeit bietet automatische Regeln zu erstellen. Dank dessen werden die passenden Schulungen bestimmten Mitarbeitern völlig automatisch zugeschrieben. Genau so funktioniert es auch mit Schulungen die regelmäßig durchgeführt werden müssen – diese können auch automatisch auf dem Profil des Mitarbeiters auftauchen, ohne dass der Administrator zusätzliche Schritte durchführen muss. Es reicht aus, dass dieser die Schulung einem bestimmten Mitarbeiter oder einer Gruppe zuordnet und eine Regelmäßigkeits-Formel vorgibt.

  • Monitoring und Berichte

Um den Schulungsprozess in der Firma effizient zu verwalten ist es notwendig ein ausgebautes Monitoring und Berichtssystem zu besitzen. Dieses ermöglicht es die Fortschritte der Mitarbeiter mitzuverfolgen, die Abschlussfortschritte bestimmter Kurse zu überprüfen, eine Kompetenzmatrix für konkrete Teams zu erstellen und dadurch umso präziser die weiteren Schulungsaktivitäten zu planen. 

Smart Education in der Praxis 

Der Bedarf nach konkreten Funktionalitäten der LMS-Plattform hängt größtenteils mit dem Charakter des Unternehmens zusammen. Eine große Firma die sich mit Buchhaltungsdienstleistungen beschäftigt wird andere Schulungen durchführen, als eine Produktionsanlage, welche mehrere Stunden braucht um neue Mitarbeiter einzuführen und viele branchenverbundene, rechtlich vorgesehene Pflichtschulungen durchführen muss. 

Im ersten Fall würde eine einfache Schulungsplattform wahrscheinlich reichen, die mit Basisfunktionen ausgestattet ist. Schulungen für Mitarbeiter im Finanzbereich bedürfen im Normalfall keiner interaktiven und hochentwickelten technologischen Lösungen. 

Ein wenig anders sieht es bei Firmen oder Abteilungen aus, deren Standard ein lang andauernder Einführungsprozess für neue Mitarbeiter ist. In solchen Fällen ist die bessere Wahl ein LMS zu wählen welches zumindest ein Augmented Reality-Modul anbietet, denn dies erlaubt es interessante Einführungsschulungen mit Maschienen- und Gerätemodellen zu gestalten, mit denen die Mitarbeitern jeden Tag arbeiten werden. So eine innovative Lösung wird nicht minder effektiv sein als eine ortsgebundene Schulung, wobei diese Variante an Kosten spart – es braucht nämlich kein Engagement von einem erfahrenen Mitarbeiter im Schulungsprozess und unterbricht somit nicht die Betriebsfähigkeit des Unternehmens. 

Vorteile einer E-Learning Plattform 

Das Investment in eine moderne E-Learning Plattform bringt eine Reihe an Vorteilen mit sich – und zwar sowohl solche die man genau ermessen kann, und andere die weniger messbar sind. Zu den wichtigsten zählen zweifellos: 

  • die effektive Unterstützung bei der Realisierung von Geschäftszielen, zu denen gewiss die kontinuierliche Kompetenzentwicklung der Mitarbeiter gehört;
  • die Möglichkeit den Prozess der Kompetenzentwicklung in der Firma auf eine komplexe Weise und, was am wichtigsten ist, von einer Applikation aus, zu verwalten;
  • das Know-How der Organisation zu ordnen und somit die Geschäftskontinuität zu erhalten, falls wichtige Mitarbeiter abwesend sind;
  • der Zugang zu fortgeschrittenen Reporting-Möglichkeiten, dank welchen man schnell eventuelle Kompetenzlücken entdecken und ihnen zuvorkommen kann;
  • das Ersparnis von Zeit und Geld, welche die Firma derzeitig in die Organisation von Schulungen und ortsgebundenen Einführungen investiert, wobei sie sich noch um die Planung und Erinnerung der Mitarbeiter an Pflichttests und -umfragen kümmern muss;
  • die Möglichkeit spezifische Lernpfade zu gestalten, welche einerseits die Ausführung der Geschäftsziele unterstützen, und andererseits die persönliche Entwicklung und Arbeitszufriedenheit der Mitarbeiter fördern.