Pozyskanie i utrzymanie talentów w strukturach organizacji to wyzwanie, z jakim każdego dnia mierzą się organizacje na całym świecie. I choć wiele z nich poświęca sporo uwagi onboardingowi i inwestuje w naukę i rozwój pracowników, okazuje się, że proces offboardingu uwagi wymaga podobnej uwagi. Jak pożegnać pracownika i zadbać o pozytywny wizerunek organizacji? Jak wykorzystać w tym procesie dostępne w firmie narzędzia – np. platformy e-learningowe (LMS)?
Z tego artykułu dowiesz się:
- Onboarding a offboarding – czym się różnią?
- Jak zaplanować skuteczny offboarding?
- Jakie narzędzia do offboardingu warto wykorzystać?
Czym jest offboarding?
Nie da się ukryć, że działy HR większości organizacji koncentrują się na rekrutowaniu i onboardowaniu nowych pracowników. Według wielu badań firmy poświęcają onboardingowi nawet 8 razy więcej czasu niż offboardingowi. Po części jest to zrozumiałe, gdyż sprawny i precyzyjnie zaprojektowany proces onboardingu bezpośrednio przekłada się na wyniki finansowe organizacji.
Potwierdza to m.in. badanie przeprowadzone przez Boston Consulting Group – “From Capability to Profitability”, koncentrujące się na temacie zarządzania zasobami ludzkimi w organizacji. Jego autorzy jasno wskazują, że onboarding oraz utrzymanie talentów to obszary, które wykazują jedną z najwyższych korelacji z jej wynikami finansowymi. Firmy, w których proces onboardingu jest doskonale zorganizowany, osiągają 2,5-krotnie większy wzrost przychodów i 1,9-krotnie wyższą marżę w porównaniu z firmami ze słabymi strategiami onboardingowymi. Jakość procesu wdrażania nowych pracowników przekłada się bezpośrednio na efektywność ich pracy, poziom zaangażowania oraz rotację.
Choć nie da się zaprzeczyć, że onboarding stanowi jeden z najważniejszych procesów działów HR, jest on tylko jednym z elementów cyklu życia pracownika w strukturach organizacji. Składają się na niego:
- rekrutacja (ang. recruitment);
- wdrożenie (ang. onboarding);
- rozwój (ang. development);
- odejście (ang. offboarding);
- aktywizacja zawodowa (ang. outplacement).
Ciągłe doskonalenie konieczne jest w każdym z tych obszarów. Sposób, w jaki pracownik jest rekrutowany i wdrażany w swoje obowiązki, a także działania, jakie firma podejmuje w celu poszerzania jego kompetencji i podnoszenia kwalifikacji zawodowych, bezpośrednio przekładają się na jego zaangażowanie, efektywność oraz chęć związania się organizacją na dłużej.
Ponadprzeciętna rotacja pracowników to dziś problem wielu organizacji. Jest to problem niezwykle kosztowny, ale i niosący za sobą spore ryzyko – odejście kluczowych pracowników nierzadko powoduje mniej lub bardziej poważny paraliż organizacyjny. Podobne skutki niesie za sobą odejście w krótkim czasie kilku szeregowych pracowników.
Mając na uwadze powyższe, warto podjąć stosowne kroki, by przeciwdziałać nadmiernym odejściom z firmy, a także właściwie przygotować się na taką ewentualność. Mowa o zaprojektowaniu i ciągłym doskonaleniu procesu offboardingu, który, najprościej rzecz ujmując, jest instrukcją postępowania w przypadku zwolnienia pracownika lub rezygnacji z jego strony.
Offboarding – dlaczego jest tak ważny?
Na offboarding pracownika składają się wszystkie działania i decyzje, a także procesy uruchamiane w momencie opuszczania struktur organizacji przez pracownika. To, w jaki sposób zaprojektowany i prowadzony jest ten proces, wpływa zarówno na odchodzącego pracownika, jak i samą organizację. O ile nawet najbardziej pozytywne wrażenia z onboardingu są na ogół krótkotrwałe, o tyle sposób, w jaki firma żegna się z pracownikiem na długo pozostaje w jego pamięci.
Warto zatem docenić jego starania, nawiązać do jego sukcesów i właściwie podziękować za czas spędzony w strukturach organizacji. Sposób zakończenia relacji z pracownikiem wpływa nie tylko na to, czy zdecyduje się on polecić firmę swoim znajomym, ale również na to, czy ewentualnie w przyszłości ponownie się z nią zwiąże. Wbrew pozorom nie jest to rzadkie zjawisko:
LinkedIn data shows that boomerang workers have increased across the companies on its platform this year, with tens of thousands more people returning to old employers. Boomerangs accounted for 4.5% of all new hires among companies on the professional networking website in 2021, according to LinkedIn, up from 3.9% over the same period in 2019.
Budowa pozytywnego wizerunku organizacji to jedno, ale nie należy zapominać również o tym, że odchodzący po dłuższym czasie pracownik doskonale zna organizację i może się podzielić swoją szczerą opinią na temat jakości zarządzania, zidentyfikowanych problemów czy obszarów, wymagających poprawy.
Jak wygląda dobrze przeprowadzony offboarding?
Dobre przeprowadzony offboarding to szczegółowo zaplanowany proces, pozbawiony chaotycznych działań i niepotrzebnej zwłoki. W większych firmach, zatrudniających dziesiątki pracowników, odejścia pojawiają się niemal każdego miesiąca, stąd też bardzo pomocna jest automatyzacja offboardingu – nie tylko porządkuje niezbędne kroki, ale też przypomina o ich wykonaniu i pozwala na bieżąco śledzić postępy.
Stosowne kroki należy podjąć już w momencie otrzymania wypowiedzenia od pracownika. Nie należy zwlekać z niezbędnymi formalnościami, rozmową z pracownikiem na temat powodów odejścia, a także dotychczasowych obowiązków i prowadzonych projektów. Kolejny niezbędny krok to poinformowanie współpracowników o rezygnacji i zaplanowanie procesu transferu wiedzy oraz przekazania obowiązków wyznaczonym osobom.
Czekać nie warto również z uruchomieniem procesu rekrutacji, gdyż zastąpienie odchodzącego pracownika nowym to na ogół długotrwały proces – wymagający nie tylko uzyskania formalnych zgód, ale też przygotowania opisu stanowiska, zdefiniowania minimalnych wymagań i uruchomienia procesu rekrutacji.
Ostatniego dnia pracy zadbać należy o oficjalne pożegnanie pracownika oraz dopilnowanie zdania powierzonego sprzętu, dokumentów, kart wejściowych itp. W kolejnych dniach można usunąć dostępy, zlikwidować konta w firmowych systemach oraz wyczyścić z danych użytkowany sprzęt, by móc przekazać go ewentualnemu następcy.
Jak wykorzystać do offboardingu dostępne narzędzia?
Automatyzacja offboardingu to prawdopodobnie najskuteczniejsza metoda organizacji tego procesu. Pozwala uniknąć wielu niepotrzebnych błędów, zadbać o dopełnienie wszelkich formalności i kontrolować postępy czynione przez wszystkie zaangażowane strony – pracownika, przełożonego i dział HR.
Jak proces taki działa w praktyce? Analogicznie jak procesy onboardingowe. Przed pojawieniem się nowego pracownika organizowane jest dla niego stanowisko pracy, zamawiana jest karta, umożliwiające wejście na teren firmy, przygotowany zostaje niezbędny sprzęt oraz dostępy. Firmowy LMS, czyli system zarządzania nauczaniem, automatycznie przydziela szkolenia wdrożeniowe i przypomina o ich ukończeniu.
Analogiczną sekwencję kroków należy wykonać w przypadku odejścia pracownika z firmy. Innymi słowy, należy zadbać nie tylko o to, by zdał powierzony mu sprzęt i dopełnił wszystkich formalności związanych z odejściem, ale też pozamykał otwarte tematy lub ewentualnie przekazał wyznaczonym osobom wszystkie niezbędne informacje, ustalenia i wiedzę.
System do nauki zdalnej (LMS) stanowi w wielu organizacjach scentralizowaną bazę firmowego know-how – to miejsce, w którym udostępniane są nie tylko najróżniejsze materiały szkoleniowe, ale też instrukcje oraz procedury postępowania. Przed odejściem z firmy kluczowego pracownika należy upewnić się, że jego wyjątkowe kompetencje oraz wiedza nie zostaną bezpowrotnie utracone. Sporządzenie niezbędnej dokumentacji, zaktualizowanie procedur czy różnego rodzaju instrukcji to działania, o których nie wolno zapominać.
System zarządzania nauczaniem można wykorzystać również do przeprowadzania z odchodzącym pracownikiem ankiety (ang. exit interview). Jest to niezwykle skuteczne narzędzie pozyskiwania bezcennej wręcz wiedzy dla organizacji – dotyczącej nie tylko powodu odejścia pracownika, ale też jego obiektywnej oceny dotyczącej słabych i mocnych stron organizacji, jej problemów czy obszarów, wymagających pilnej poprawy. Wielu pracowników opuszcza struktury firmy ze względu na toksyczną kulturę organizacyjną, trudne relacje z bezpośrednim przełożonym lub niesprawiedliwe w ich ocenie traktowanie. Wnikliwa analiza ankiet pozwala kierownictwu szybko identyfikować problemy i podejmować odpowiednie kroki zaradcze, by przeciwdziałać kolejnym odejściom.
