4 kroki do wdrożenia nowego pracownika z wykorzystaniem LMS

Onboarding stanowi strategiczny proces w firmie. Od niego bowiem zależy postrzeganie firmy oraz efektywność pracowników. Jest to szczególnie ważne w czasach, gdy wielu z nich pracuje zdalnie i nie ma możliwości uczestniczyć w życiu firmy czy wymieniać się informacjami w sposób nieformalny. 

Z tego artykułu dowiesz się: 

• jakie dane przemawiają za tym, że proces wdrożenia jest kluczowy?
• jakie są istotne obszary, które poznać musi pracownik dołączający do organizacji?
• jak podejść do wprowadzania innowacji w zakresie wdrożenia?
• jakie obszary warto zdigitalizować wykorzystując aplikacje onboardingowe oraz tworząc wartościowe doświadczenia pracowników? 

Proces onboardingu – dlaczego jest taki ważny 

Onboarding to jeden z kluczowych procesów funkcjonowania firmy. Jego istotę potwierdza wiele badań. Retencja pracowników odpowiednio wdrożonych jest ponad 3 razy większa, od tych, którzy nie mieli procesu onboardingu(1), a 69% pracowników zostanie w firmie dłużej niż 3 lata, jeżeli zostali skutecznie wdrożeni w organizację (2). Wpływa to również na produktywność, która dzięki temu procesowi może wzrosnąć o 70% (3).

Onboarding jest ważny zarówno z perspektywy organizacji, jak również pracownika, który może dzięki niemu osiągać lepsze efekty i odnosić sukcesy. Czas pandemii mocno wpłynął na dotychczasowe zwyczaje w świecie biznesu. Większość “na szybko” dostosowała procedury, które jednak w wielu przypadkach nie są w pełni efektywne.  Z uwagi na brak osobistych spotkań pracownicy często mogą mieć braki informacyjne lub po prostu nie czuć się częścią firmy. To właśnie do zadań działu HR należy stworzenie innowacyjnego, dostosowanego do bieżącej sytuacji firmy procesu onboardingu, który będzie wykorzystywać innowacyjne narzędzia i rozwiązania.

Plan wdrażania pracowników 

Proces onboardingu ma pewne kluczowe i niezmienne elementy, które trzeba uwzględnić przygotowując plan wdrożenia. Osoby dołączające do firmy muszą przede wszystkim poznać jej misję, wizję i wartości, strukturę, procedury wewnętrzne, przełożonego, zespół, swoje codzienne zadania i miejsce pracy. Wdrażanie nowych pracowników to ogromne wyzwanie na wielu poziomach organizacji i wiele osób z różnych działów musi być zaangażowanych tak, aby dany pracownik mógł działać efektywnie i wykorzystywać swój potencjał. Sam proces adaptacyjny powinien być natomiast koordynowany przez dział Human Resources (w większych organizacjach niejednokrotnie powołany jest specjalista ds. wdrażania nowych pracowników). Wynika to z tego, że HR ma często szersze spojrzenie na organizację oraz potrzebne doświadczenie. Dzięki temu można zaimplementować najlepsze praktyki onboardingu, a nie opierać się na zwyczajach – zwłaszcza że wiele firm nie jest przystosowanych do zdalnych procesów, wymuszonych przez pandemię COVID-19. Wzmagającym na sile trendem jest coraz częstsze wykorzystywanie oprogramowania do onboardingu, które stanowi rozwiązanie wielu problemów wynikających z przekazywania wiedzy na odległość.

Jak stworzyć innowacyjny onboarding?

Innowacyjne rozwiązania można implementować na wiele sposobów. Jednym z najlepszych jest wdrożenie procesu projektowego, który uwzględnia etap researchu, definiowania problemów i potrzeb, brainstormingu i innych technik wzmagających kreatywność, tworzenie, ulepszanie i żegnanie się z pomysłami, prototypowanie ich, a na końcu – projektowanie najlepszych rozwiązań. Wszystko, oczywiście, z uwzględnieniem dobrze zdefiniowanych celów, które przełożą się na rzetelne mierniki wykorzystywane podczas wdrażania oraz ewaluacji procesu. 

Na etapie researchu niezwykle ważne jest to, żeby przyjrzeć się jak wygląda sam proces wdrożenia – zarówno biorąc pod uwagę niezbędne elementy (jak na przykład konieczne dokumenty onboardingowe czy inne kwestie formalne) oraz pod kątem organizacyjnym, wydajnościowym, a także emocjonalnym. Dla nowych pracowników dołączenie do firmy wiąże się najczęściej z wieloma przeżyciami – od niepewności, ekscytacji i radości, na znużeniu kończąc. Ciekawym rozwiązaniem jest przygotowanie mapy podróży wdrażanych pracowników. Dzięki temu można wzmacniać pozytywne i zniwelować negatywne doświadczenia. 

Cały proces badawczy powinien doprowadzić do etapu, w którym powstanie pełna i rzetelna checklista procesu. Skorzystają z tego nie tylko nowozatrudnieni, których wdrożenie będzie usystematyzowane, ale także cała firma. Ponadto, specjaliści HR mogą poddać go analizie, znaleźć elementy powtarzalne czy te, które ze względu na swój charakter lepiej jest zdigitalizować i wykorzystać do nich narzędzia onboardingowe w celu ich uatrakcyjnienia.

4 kroki do wdrożenia nowego pracownika za pomocą LMS

Innowacyjne rozwiązania warto implementować na podstawie wcześniejszych badań, jednak nie w każdej organizacji jest komfort i czas na ich przeprowadzenie. Poniżej znajdziecie listę 4 obszarów, w których wykorzystanie platformy e-learningowej wpływa pozytywnie na wdrożenie nowych członków zespołu. Dzięki nim cały proces jest bardziej dostosowany zarówno dla pracowników, jak i osób odpowiedzialnych za wdrożenie merytoryczne, w tym działu HR. 

1. Narzędzia i procedury

Nowi pracownicy często traktują naukę obsługi poszczególnych narzędzi, wykorzystywanych w codziennej pracy, jako duże wyzwanie. Dla osób odpowiedzialnych za ich wdrożenie jest to natomiast zadanie bardzo powtarzalne i żmudne. Podobnie jest z procedurami, które najczęściej są w dużej mierze stałe i zawierają sporo informacji sprawiających, że pracownik poczuje się przytłoczony. Dlatego obszar ten świetnie nadaje się do wykorzystania system do nauki zdalnej (LMS). Informacje wówczas wystarczy zebrać tylko raz, są rzetelnie przekazywane (niezależnie od osoby wdrażającej i jej nastroju). LMS niweluje ryzyko błędu ludzkiego, np. sytuacji, gdy instruktor zapomina poinformować pracownika o ważnym procesie.
Platformy e-learningowe pozwalają również na przygotowanie ścieżki dla użytkowników – czyli konkretnej kolejności, w jakiej odbyć mają poszczególne szkolenia. Pozwala to na pogłębianie poszczególnych aspektów, rozłożenie ważnych informacji w czasie oraz, co niemniej ważne, możliwość powrotu do nich. Dodatkowo, osoby odpowiedzialne za wdrożenie są odciążone, w szczególności w kwestii przekazywania podstawowych informacji. Takie rozwiązanie jest odpowiednie niezależnie od tego, czy w firmie został wdrożony onboarding zdalny, czy odbywa się on na miejscu. Dostęp do kluczowych z perspektywy firmy informacji zostaje zapewniony.

2. Firma

Aplikacja do onboardingu pozwala na przekazywanie pracownikom o wiele więcej informacji niż tylko standardowe szkolenia. Za pomocą konkretnych form – np. video – można w atrakcyjny sposób przybliżyć dane treści: historię firmy, jej misję, wizję i wartości, oraz wytłumaczyć, z czego one wynikają. Ponadto, LMS umożliwia przygotowanie dla pracowników wirtualnego spaceru po firmie. Dzięki temu mogą oni poznać środowisko pracy, zanim jeszcze fizycznie pojawią się w budynku. To również może zwiększyć komfort tych osób, które mają możliwość (a nie obowiązek) przychodzić do biura, jednak nie czują się w nim wystarczająco pewnie. 

3. Szkolenia i rozwój pracowników

Przekazywanie i utrzymywanie w firmie spójnych standardów, zarówno w zakresie kompetencji miękkich jak i twardych, to nie lada wyzwanie. Warto rozpocząć ten proces od momentu, w którym nowy pracownik dołącza do zespołu. E-nauczanie pozwala wdrożyć odpowiednie szkolenia onboardingowe, które w sposób niewymuszony dostarcza dostęp do kluczowych informacji. Dodatkowo, najlepsze platformy e-learning mają wdrożone algorytmy systemów zarządzania nauczaniem, które sugerują konkretne kursy na podstawie wyników i preferencji użytkowników. Takie programy szkoleniowe pozwalają od razu wdrożyć pracownika w kulturę rozwijania swoich kompetencji, pokazać mu kolejne obszary, w których może się rozwijać, i rozpocząć pozytywne doświadczenia pracownicze z zakresu zarządzania talentami. 

4. Koordynacja i ewaluacja 

Niezależnie od przygotowania, proces onboardingu stanowi wyzwanie dla specjalistów HR, gdyż jest to projekt, który należy odpowiednio skoordynować. Dedykowany system do zarządzania nauczaniem zdecydowanie ułatwia również ten aspekt. Program onboardingowy skorelowany jest z algorytmami analitycznymi, które pozwalają śledzić postępy i generować raporty również z przebytych testów. Oferują również puls-checki, które ułatwiają badanie poszczególnych obszarów. Dzięki temu, HR może łatwiej koordynować proces dla każdej nowej osoby w firmie oraz wdrożyć odpowiednie mierniki i decyzje oparte na danych. 

Odpowiednie narzędzia z zakresu zarządzania nauczaniem mogą w ogromnym stopniu ułatwić wdrożenie w organizację dla wielu uczestników tego procesu. Sprawiają również, że tryb wdrożenia – stacjonarny, zdalny czy hybrydowy – zależeć może od potrzeb i celów strategicznych firmy, a nie od dostępności poszczególnych trenerów. Jak każdy proces, onboarding można stale ulepszać, najlepiej na podstawie badań pracowników. Warto też pamiętać, że na wielu płaszczyznach dedykowane aplikacje mogą finalnie przełożyć się na duże zyski.

Źródła:

1. HRstandard
2. SHRM
3. The True cost of Bad Hire, Brandon Hall Group