Rozwój i podnoszenie kwalifikacji pracowników to z jednej strony szansa na poprawę efektywności działania, z drugiej zaś skuteczny sposób na zatrzymanie talentów w strukturach organizacji. Realizacja takiego scenariusza wymaga jednak skutecznego zarządzania procesem nauki i rozwoju, a także sięgnięcia po nowoczesną technologię. Platforma zdalnej edukacji (LMS) to szansa nie tylko na obniżenie kosztów szkoleń, ale również skuteczny sposób odciążenia pracowników działu HR. Jak skutecznie zarządzać procesem nauki i rozwoju w organizacji?
Z tego artykułu dowiesz się:
- Dlaczego warto wdrożyć strategię L&D?
- Jak skutecznie zarządzać nauką i rozwojem?
- Jaką rolę odgrywa LMS w procesie learning and development?
W jaki sposób learning and development może przynieść korzyści organizacji?
Rozwój pracowników i ich kompetencji powinien być na stałe wpisany w DNA każdej organizacji, gdyż działanie takie skutkuje szeregiem pozytywnych zmian dla firmy. Odpowiednio przeszkolona i zmotywowana kadra to gwarancja sprawnego funkcjonowania całej organizacji, a co za tym idzie duża szansa na poprawę konkurencyjności i kluczowych wskaźników – zwiększenie przychodów, redukcję kosztów, wzrost poziomu satysfakcji klientów itd. Warunkiem realizacji takiego scenariusza jest jednak skuteczne rozpoznanie potrzeb szkoleniowych i zaoferowanie pracownikom odpowiedniego zestawu kursów i szkoleń.
Działanie takie jest konieczne również z punktu widzenia zachowania ciągłości działania organizacji. Dziś, bardziej niż kiedykolwiek wcześniej, odpowiednio zaprojektowana i wdrożona strategia rozwoju kompetencji pracowników wpływa na poziom ich zaangażowania w pracę, a także chęć pozostania w strukturach organizacji. Rynek pracy jest dziś niezwykle wymagający, a pozyskanie odpowiednio wykwalifikowanych pracowników wiąże się z koniecznością poniesienia niemałych kosztów. Warto zatem poczynić odpowiednio duże starania, by tych już pozyskanych pracowników, o pożądanym zestawie kompetencji, utrzymać w firmie jak najdłużej.
“40% pracowników, którzy otrzymali słabej jakości szkolenie wdrożeniowe,rezygnuje z pracy w ciągu pierwszego roku. Brak szkoleń i możliwości rozwoju wskazują oni jako główny powód odejścia.”
– go2HR –
Jak zaplanować proces nauki i rozwoju pracowników
Proces nauki i rozwoju pracowników każdorazowo rozpoczyna się od etapu planowania i definiowania strategii rozwoju kompetencji. Kluczowe na tym etapie jest zrozumienie strategicznych celów organizacji, kierunku, w jakim zmierza, a co za tym idzie obecnych oraz przyszłych potrzeb szkoleniowych. Jest to bardzo często trudny i złożony proces, wymagający odbycia wielu rozmów i przeprowadzenia szeregu analiz, a następnie zdefiniowania na ich podstawie planu rozwoju kompetencji.
Plan taki powinien być uzupełniony również planem awaryjnym, który przyda się w sytuacji nadzwyczajnej – tj. w przypadku znacznego spadku sprzedaży, odejścia z firmy kluczowego personelu, zmiany obowiązujących przepisów czy chociażby istotnego obcięcia budżetu. Oczywiście nie ma możliwości, by przygotować strategię na każdą możliwą ewentualność, gdyż nie można wszystkiego przewidzieć na etapie planowania. Konieczne jest tym samym bieżące monitorowanie sytuacji i proaktywne modyfikowanie strategii szkoleniowej, jeśli wymagają tego zaistniałe okoliczności.
4 zasady efektywnego zarządzania procesem L&D
O czym organizacja powinna pamiętać, by efektywnie zarządzać procesem nauki i rozwoju?
- Skuteczne zarządzanie procesem nauki i rozwoju wymaga precyzyjnego określenia ról i obowiązków, zdefiniowania celów, a także wskaźników, które będą w przyszłości wykorzystywane do pomiaru efektywności działania.
- Realizacja strategii rozwoju kompetencji pracowników wymaga wsparcia i promocji ze strony kierownictwa organizacji, zaangażowania ze strony kierowników liniowych, a także szeregowych pracowników, posiadających kluczowe dla organizacji kompetencje.
- Zarządzanie procesem L&D wymaga bieżącego monitorowania podejmowanych działań w zakresie rozwoju kompetencji pracowników, mierzenia poziomu ich skuteczności (ROI) i w konsekwencji uzupełniania o dodatkowe inicjatywy, które wpisują się w potrzeby organizacji oraz zdefiniowane w strategii ścieżki rozwoju kariery.
- Sprawne zarządzanie szkoleniami w firmie wymaga odpowiedniej infrastruktury systemowej – nowoczesny LMS istotnie ułatwi działanie, zautomatyzuje wiele zadań i korzystnie wpłynie na poziom zaangażowania i fluktuacji kadr.
Narzędzia, które pomogą zarządzać nauką i rozwojem
Realizacja strategii rozwoju kompetencji pracowników jest niewątpliwie dużym wyzwaniem dla organizacji. Zwłaszcza jeśli mowa o dużej firmie, działającej na wielu rynkach, zatrudniającej pracowników w kilku lokalizacjach i muszącej uwzględnić w swojej strategii bardzo zróżnicowane potrzeby i oczekiwania poszczególnych grup pracowników. Mając na uwadze powyższe, warto do pomocy zaprząc nowoczesną technologię. Mowa oczywiście o platformie zdalnej edukacji (LMS), której wykorzystanie niesie za sobą szereg wymiernych korzyści.
LMS pozwala po pierwsze scentralizować i uporządkować wszystkie materiały edukacyjne dostępne w firmie, uzupełnić je o dodatkowe kursy, odpowiadające potrzebom zgłaszanym przez poszczególne działy, a w razie potrzeby zaktualizować lub rozbudować.
Platforma zdalnej edukacji to również szansa na zdemokratyzowanie dostępu do materiałów edukacyjnych, stworzenie ścieżek szkoleniowych odpowiadających ścieżkom kariery zdefiniowanym w strategii rozwoju i zaoferowanie pracownikom firmy możliwości ciągłego podnoszenia kwalifikacji i kompetencji. W kontekście dostępności wspomnieć warto o możliwości odbywania szkoleń nie tylko w siedzibie firmy i przy pomocy firmowego sprzętu, ale w każdym miejscu i sytuacji. Dobry LMS zapewnia dostęp do materiałów szkoleniowych nie tylko z poziomu urządzeń stacjonarnych, ale też mobilnych, dzięki czemu pracownicy mogą się rozwijać w każdym dogodnym dla siebie miejscu i czasie (np. w drodze do pracy czy podczas delegacji).
To, co bardzo istotne z punktu widzenia biznesu, to również możliwość automatyzacji znacznej części procesu zarządzania nauką i rozwojem. Przeniesienie szkoleń stacjonarnych do świata online to oszczędność czasu i pieniędzy, ale też możliwość uniknięcia konieczności ich długotrwałego planowania i organizowania. Tyczy się to przede wszystkim szkoleń obowiązkowych oraz tych, które cyklicznie muszą być powtarzane. LMS automatycznie przypisze zestaw szkoleń wdrożeniowych nowym pracownikom i pomoże koordynować przebieg szkoleń obowiązkowych – przypomni o zbliżającym się terminie i wymusi ponowne przystąpienie do kursu w przypadku jego niezaliczenia.
Zaawansowane możliwości w zakresie monitoringu postępów szkoleniowych oraz raportowania to z kolei niezwykle potężne narzędzie w rękach pracowników działu HR. Pozwala nie tylko identyfikować zaległości szkoleniowe pracowników, ale też identyfikować potencjalne luki kompetencyjne i analizować informację zwrotną, by na jej podstawie podejmować odpowiednie działania.
Jak zapewnić ciągły proces nauki i rozwój?
Dynamicznie zmieniające się otoczenie, szybki postęp technologiczny oraz wysoki poziom konkurencji sprawiają, że potrzeby szkoleniowe pracowników częściej niż kiedykolwiek ulegają zmianom. Ich ignorowanie i zmuszanie pracowników do poszukiwania możliwości rozwoju poza strukturami organizacji to skuteczny przepis na ich szybką utratę.
Sięgając po nowoczesny system zarządzania nauczaniem, organizacja może budować nowoczesną platformę edukacyjną i uzupełniać ją materiałami szkoleniowymi, istotnymi z punktu widzenia rozwoju biznesu i jednocześnie atrakcyjnymi dla pracowników. Zapewnienie szerokich możliwości w zakresie podnoszenia kwalifikacji jest jednak sporym wyzwaniem. Konieczne jest bowiem nie tylko zorganizowanie odpowiedniej infrastruktury systemowej, która ułatwi dystrybucję wiedzy, ale też przygotowanie angażujących i merytorycznych szkoleń.
Zadanie to najczęściej realizowane jest przez członków zespołu L&D. Chcąc jednak zwiększyć zaangażowanie pracowników i jednocześnie promować w organizacji kulturę dzielenia się wiedzą, warto rozważyć zaproszenie do ich tworzenia firmowych ekspertów. Niewątpliwie wpłynie to na morale i pozwoli zatrzymać w organizację wiedzę, która nierzadko skupiona jest w rękach pojedynczych osób.
