Dzielenie się wiedzą niesie za sobą szereg wymiernych korzyści dla organizacji, jednak realizacja skutecznej strategii zarządzania wiedzą nie zawsze jest tak prosta, jak mogłoby się wydawać. Konieczne jest bowiem nie tylko stworzenie odpowiedniej infrastruktury systemowej, ale również zmiana kultury organizacyjnej – odpowiednia komunikacja, przemyślany system motywacyjny czy też przełamanie ewentualnej niechęci pracowników do dzielenia się wiedzą. Bez precyzyjnego planu działania szanse na powodzenie przedsięwzięcia są nikłe. O czym pamiętać i jakich błędów unikać tworząc w organizacji optymalne warunki do dzielenia się wiedzą?
Knowledge sharing – o czym warto pamiętać?
Badania i ankiety realizowane wśród pracowników jasno wskazują, że szerokie możliwości rozwoju oraz dzielenie się wiedzą odgrywają dziś niezwykle istotną rolę i mogą stanowić dużą przewagę konkurencyjną. Należy jednak zadbać o kilka istotnych elementów. Jakich konkretnie?
1. Szkolenia muszą być atrakcyjne!
Realizacja skutecznej strategii zarządzania wiedzą w organizacji wymaga atrakcyjnej formy. Bez względu na to, czy mowa o standardowych szkoleniach czy procesie onboardingu, warto zadbać o ich odpowiednią formę, by maksymalnie wykorzystać potencjał drzemiący w zespole.
W tym celu należy nie tylko pomyśleć o ciekawej formie prezentacji materiałów szkoleniowych, ale też sięgnąć po nieco mniej powszechne, a niezwykle skuteczne metody. Mowa chociażby o wdrożeniu programu mentoringowego czy job shadowingu. Możliwość odbywania cyklicznych spotkań z mentorem czy też śledzenia przez jeden lub dwa dni pracy wykonywanej przez pracownika konkretnego działu, przyniesie znacznie większe korzyści aniżeli niejedno standardowe szkolenie.
Kluczem do sukcesu jest również ciągłe doskonalenie procesu szkoleniowego, wykorzystywanych metod i materiałów, dlatego niezwykle ważne jest, by nieustannie zbierać feedback i wyciągać odpowiednie wnioski.
2. Korzystaj ze wsparcia nowoczesnych technologii
Dzielić się wiedzą można na wiele sposobów i przy wykorzystaniu najróżniejszych metod. By jednak maksymalnie usprawnić ten proces i w dużej mierze go zautomatyzować, warto zaprząc do pomocy odpowiednią technologię.
Doskonały przykład stanowić może chociażby LMS (ang. Learning Management System), który pozwala samodzielnie zarządzać treścią oferowanych w ramach organizacji szkoleń, monitorować postępy w czasie rzeczywistym i scentralizować wszystkie materiały szkoleniowe. Pomyśleć należy również o sprawnej platformie komunikacyjnej, która umożliwi swobodną wymianę opinii i doświadczeń, zadawanie pytań czy prezentowanie rozwiązań konkretnych problemów. Jest to szczególnie istotne w kontekście organizacji działających w kilku różnych lokalizacjach, gdzie zorganizowanie stacjonarnego spotkania nie jest proste lub nawet możliwe.
3. Dostosuj przestrzeń w biurze
Wprawdzie z każdym rokiem życie zawodowe coraz bardziej przenosi się do świata online, jednak wciąż w wielu organizacjach praca wykonywana jest przede wszystkim w biurze. Przestrzeń biurowa jest jednak często pełna fizycznych barier, utrudniających dzielenie się wiedzą – zamkniętych gabinetów i boksów czy ograniczonych do minimum przestrzeni wspólnych. Warto jak najszybciej zadbać o ich wyeliminowanie, a także wydzielenie w biurze kameralnych sal konferencyjnych lub cichych przestrzeni, sprzyjających kreatywnym rozmowom. Przydać się mogą również tablice, flipcharty i inne akcesoria, które ułatwiają komunikację i przekazywanie wiedzy.
4. Wykorzystaj wszelkie dostępne metody dzielenia się wiedzą
Zdobywanie nowej wiedzy może się odbywać na wiele różnych sposobów i przy wykorzystaniu różnych metod. Mowa nie tylko o cyklicznych spotkaniach, dyskusjach w grupie czy dostępnych na firmowej platformie materiałach szkoleniowych. Kluczem do sukcesu jest zaoferowanie pracownikom takich możliwości i narzędzi, by w jak największym stopniu wykorzystać ich potencjał. Nie każdy pracownik jest bowiem na tyle śmiały, by opowiadać o swoich doświadczeniach przed całą organizacją i nie każdy czuje się komfortowo, kiedy proszony jest o przygotowanie precyzyjnej procedury, opisującej konkretny proces krok po kroku.
5. Zadbaj o odpowiednią motywację
Nadmiar obowiązków, nadgodziny, niechęć pracowników do dzielenia się wiedzą… – przeszkód utrudniających zmianę kultury organizacyjnej jest naprawdę wiele. Jej zdefiniowanie na nowo nie jest prostą sprawą i na pewno nie wydarzy się z dnia na dzień. Sposobem na przyspieszenie pożądanych zmian jest niewątpliwie przemyślany system motywacyjny. Jego wdrożenie wcale nie musi się wiązać z dużymi nakładami finansowymi – dobre efekty przyniesie oficjalne podziękowanie czy wspomnienie na zebraniu lub firmowym forum o wkładzie konkretnego pracownika w rozwój organizacji. Sięgnąć można również po firmowe gadżety, które posiada prawdopodobnie każda większa firma, a nawet rozważyć wdrożenie systemu premiowego dla pracowników, którzy w danym kwartale lub roku wykazali się największą aktywnością na polu dzielenia się wiedzą.
6. Daj dobry przykład
Dobry przykład powinien iść z góry, dlatego w cały proces i promowanie kultury dzielenia się wiedzą należy obowiązkowo zaangażować zarządzających organizacją. Posty na firmowym blogu, rady dotyczące rozwoju kariery, prezentowanie i promowanie własnych sukcesów i porażek to działania, które powinny skutecznie zachęcić innych do podejmowania podobnych działań. Oczywiście równocześnie zadbać należy o to, by zespoły dysponowały niezbędnym czasem na dzielenie się wiedzą i korzystanie z oferowanych możliwości szkoleniowych – w przeciwnym razie wszelkie starania, nawet te precyzyjnie zaplanowane, spełzną na niczym.
7. Zadbaj o formalizację procesu
Skutecznym sposobem zarządzania wiedzą w organizacji jest formalizacja procesu zdobywania i dzielenia się wiedzą. Pracownicy muszą być świadomi, jakie mają możliwości rozwoju i w jaki sposób mogą się zaangażować w proces dzielenia się wiedzą. Sformalizowanie procesu pozwala tym samym poprawić efektywność działania organizacji i jednocześnie zredukować do minimum ryzyko utraty cennego know-how.
Jakich błędów unikać?
Zmieniając kulturę organizacyjną w firmie oraz wprowadzając mniej lub bardziej radykalne zmiany w obrębie infrastruktury systemowej bardzo łatwo o popełnienie wielu błędów, które mogą przynieść skutki odwrotne od zamierzonych. O jakich konkretnie błędach mowa?
Technologia sama nie zdoła rozwiązać problemu
Nawet najlepsze na rynku rozwiązanie, podszyte sztuczną inteligencją oraz wykorzystujące elementy rozszerzonej rzeczywistości, nie pozwoli zrealizować celu, jeśli inwestycji tej nie będzie towarzyszyć szereg koniecznych zmian. Wdrożenie systemu zarządzania wiedzą musi być tym samym starannie zaplanowane, a potrzeby organizacji dokładnie przeanalizowane. Taka platforma może niewątpliwie być katalizatorem pozytywnych zmian, jednak sama w sobie nie powinna być traktowana jako rozwiązanie problemu.
Nie ignoruj użytkownika końcowego
Częstym problemem przy wdrażaniu zmian w obszarze zarządzania wiedzą w organizacji jest planowanie ich w oderwaniu od rzeczywistych praktyk, funkcjonujących i dobrze sprawdzających się w firmie, a także z całkowitym pominięciem potrzeb zgłaszanych przez poszczególne zespoły. Planując jakiekolwiek wdrożenie, należy obowiązkowo uwzględnić istniejące procesy, przeanalizować ich niedoskonałość i wziąć pod uwagę potrzeby przyszłych użytkowników. Tworząc grupy robocze i angażując w proces planowania pracowników różnych szczebli, można z jednej strony istotnie poprawić efektywność wdrażanego narzędzia czy strategii, z drugiej zaś zredukować do minimum ryzyko tego, że zmiana ta spotka się z niechęcią czy oporem.
Nie ignoruj posiadanych danych
Tworząc platformę wiedzy, która będzie się cieszyła dużym zainteresowaniem pracowników, należy zaprojektować ją w taki sposób, by w jak największym stopniu odpowiadała ona istniejącym potrzebom. Częstym błędem na tym polu jest samodzielna próba ich identyfikacji, realizowana w oderwaniu od posiadanych już danych. A wystarczy tylko przeanalizować pytania kierowane do działów wsparcia czy contact center i zidentyfikować w ten sposób potencjalne luki kompetencyjne. Podobne efekty pozwoli uzyskać analiza zapytań wprowadzanych przez pracowników do firmowej wyszukiwarki czy FAQ. Ignorując posiadane dane i zgadując, jakie są rzeczywiste potrzeby pracowników, organizacja naraża się na duże i zupełnie niepotrzebnie ryzyko niepowodzenia.
Nie da się ukryć, że najważniejsi w procesie dzielenia się wiedzą są ludzie, ich postawy, zaangażowanie i zgłaszane potrzeby. Kluczem do sukcesu jest tym samym otwarta komunikacja, wpisanie zarządzania wiedzą w ogólną strategię organizacji, inspirowanie i motywowanie.
