Efektywna komunikacja. 4 metody porozumiewania się, które możesz usprawnić

Czym jest komunikacja? 

Odpowiadając najprościej jak się da, komunikacja to wymiana. To dwukierunkowy przepływ informacji przekazywanej i otrzymywanej. Według definicji słownika Merriam-Webster, kiedy próbujemy się porozumieć, jesteśmy „w procesie, w którym informacja jest wymieniana między osobami poprzez wspólny system symboli, znaków i zachowań”. Proste, jakby mogło się wydawać, dzielenie się informacjami zaskakująco często przysparza problemów komunikacyjnych. Jak więc, w efektywny sposób, dotrzeć ze swoim przekazem do odbiorców? Z których miękkich umiejętności zrobić użytek, żeby komunikować się sprawnie? Warto wziąć pod uwagę cztery główne metody komunikacji oraz bariery, które napotykamy w procesie komunikacji. Spróbujmy przyjrzeć się dokładniej sposobom porozumiewania się, by dowiedzieć się, w jaki sposób wzmocnić nasze kompetencje interpersonalne.

Znaczenie efektywnej komunikacji

Cel komunikacji sprowadza się do tworzenia i przekazywania informacji, która będzie zrozumiała dla odbiorcy. Wysokie umiejętności komunikacyjne otwierają wiele drzwi w karierze, umożliwiają lepsze zarządzanie i zwiększają naszą efektywność. Na szczęście można cały czas doskonalić swoje umiejętności interpersonalne i dzięki temu lepiej radzić sobie w profesjonalny sposób z napotkanymi problemami w komunikacji. Zanim odpowiemy na pytanie, jak podnieść swoje interpersonalne umiejętności, przyjrzyjmy się typologii komunikacji.

4 rodzaje komunikacji 

W artykule skupimy się na 4 modelach komunikacji: werbalnej, niewerbalnej, wizualnej i pisemnej. Właściwe wykorzystanie wszystkich czterech metod jest istotne dla zachowania efektywności w pracy, a dzięki rozwojowi swoich umiejętności miękkich można wiele zyskać. Przyjrzyjmy się czterem typom komunikacji, jeden po drugim.

Komunikacja werbalna

Ustna forma komunikacji jest używana najczęściej. Korzystamy z niej śmiało, chętnie i w dużej mierze świadomie. Komunikacja werbalna jest szybka i wydajna, jednak przynosi najlepsze efekty, kiedy używamy jej w przemyślany sposób. Jedną z jej nielicznych wad jest ulotność oraz to, że może być zrozumiana opacznie. Z tego powodu istotne informacje warto przekazywać w trwalszym formacie. W jaki więc sposób powiedzieć to, co chcemy przekazać, w sposób, który dotrze do naszych słuchaczy? Po pierwsze, postaraj się, aby Twój ton głosu brzmiał pewnie. Mów głośno, ale spokojnie i nie spiesz się. Jeśli wyjaśniasz jakąś zawiłą kwestię, spróbuj podzielić ją na fragmenty, które będzie łatwiej zrozumieć. Unikaj nadmiernego korzystania z branżowego żargonu. Poza wypowiadaniem się w klarowny sposób, bądź uważny/uważna i reaguj na sygnały Twoich rozmówców. Zamiast zalewać potokiem słów, spróbuj nawiązać z nimi kontakt poprzez wymianę myśli. Istnieje sporo barier komunikacyjnych, na które można się natknąć rozmawiając, jednak większość jesteś w stanie wykluczyć, jeśli zastosujesz się do powyższych wskazówek. Wrócimy do tematu barier w komunikacji po omówieniu pozostałych sposobów porozumiewania się. 

Komunikacja niewerbalna

W parze z komunikacją ustną idzie komunikacja niewerbalna, wyrażana poprzez mimikę, gesty i ogólnie pojęty język ciała. W przypadku komunikatów pozasłownych, które powodowane są emocjami, informacja przekazywana jest mimowolnie. Możliwe jest jednak opanowanie mowy ciała w stopniu, który pozwala na kontrolowanie tego, co mówi nasze ciało. Komunikacja niewerbalna dostarcza informacji uzupełniających przekaz słowny, dlatego też umiejętność czytania sygnałów wysyłanych przez słuchacza czy rozmówcę bywa bezcenna. Gdy mówisz, zwróć uwagę na język ciała, gesty, wyraz twarzy odbiorcy oraz na to, czy utrzymujez Tobą kontakt wzrokowy. Bądź uważnym słuchaczem, postaraj się odnotowywać drobiazgi, takie jak szybkość mówienia czy intonacja. Wszystkie pośrednie elementy komunikacji wnoszą wiele cennych informacji na temat intencji, podejścia czy nastawienia rozmówcy. Polecamy zacząć od obserwacji i empatycznego słuchania osób, które mówiąc, sprawiają na Tobie dobre wrażenie. Zdefiniuj kluczowe zachowania, mające wpływ na wiarygodność mówcy, spróbuj je wdrożyć w praktyce i obserwuj efekty.

Komunikacja wizualna

Prehistoryczna metoda przekazywania informacji w formie obrazkowej w dalszym ciągu służy nam do komunikowania się, zdążyła jednak ewoluować i korzystamy z jej licznych współczesnych formatów. Włączanie obrazów do procesu wymiany informacji może sprawić, że będzie on bardziej czytelny, zwięzły i łatwiejszy do zrozumienia. Komunikacja wizualna jest często uważana za bardziej skuteczną, ponieważ zobrazowany pomysł zostaje w głowie na dłużej. Zamiast pokazywać przeładowany tekstem slajd prezentacji, spróbuj użyć obrazu i opatrzyć go słownym komentarzem. W ten sposób ożywisz suche dane, a co ważniejsze, pobudzisz pracę obydwu półkul mózgowych swoich słuchaczy, dzięki czemu lepiej zapamiętają przekazywaną informację. Co ciekawe, można też skorzystać z graficznej wizualizacji dla rozluźnienia atmosfery albo w ramach wprowadzenia humorystycznej przerwy między blokami prezentacji pełnej danych.

Komunikacja pisemna

Chętniej komunikujemy się w sposób pisemny, gdy mamy do czynienia z formalnymi tematami. Wysyłamy maila w przypadku, gdy chcemy mieć pewność, że nic nie umknie uwadze odbiorcy, ponieważ wszystkie przekazane informacje są utrwalone. Oczywiście jest to mniej wydajna czasowo ale bezpieczniejsza forma komunikacji, dlatego chętnie używana w biznesie. Dostarcza trwałego zapisu, który może być później użyty jako odniesienie. Aby pozostał efektywnym, komunikat pisemny powinien być utrzymany w zgodzie z zasadami dotyczącymi danego formatu. Najlepiej wyrażać się jasno, prostymi słowami, unikać złożonych zdań i wyszukanego słownictwa. Bądź profesjonalny/profesjonalna i użyj odpowiedniego tonu, dopasowanego do odbiorcy i celu. Warto pamiętać o tym, że komunikacja pisemna wymaga najwięcej czasu i wysiłku, i nie jest najlepszym wyborem w sprawach wymagających natychmiastowej odpowiedzi. Niemniej jednak większość biznesów polega na ten właśnie formie, warto więc doskonalić umiejętnośćkomunikacji pisemnej, która wpłynie na Twoją efektywność pracy. 

Bariery w komunikacji 

Omówiliśmy pokrótce 4 metody komunikacji wraz z ich dobrymi praktykami. Pochylmy się więc nad przeszkodami, które mogą pojawić się na drodze efektywnej komunikacji ze współpracownikami. Istotne jest, by nauczyć się identyfikować i rozwiązywać utrudnienia komunikacyjne, by uniknąć nieporozumień. Jeśli nasze próby komunikacji zakończą się fiaskiem, wpłynie to negatywnie na morale i efektywność zespołu. Porozumiewanie się bywało trudne za czasów, gdy pracowaliśmy ze sobą w biurach, a stało się jeszcze bardziej wymagające, odkąd przeszliśmy na pracę zdalną. Przyjrzyjmy się więc uważniej najczęściej spotykanym barierom występującym w komunikacji.

• Style komunikacji. Ludzie różnią się na wielu poziomach, również pod względem sposobów komunikowania się. Niektórzy dzielą się informacjami w sposób ekspresyjny i bezpośredni, podczas gdy inni wyrażają się bardziej formalnie i precyzyjnie. Obydwie strony mogą mieć problem ze wzajemnym zrozumieniem z zupełnie innej przyczyny. W takich przypadkach kluczowym może okazać się empatyczne słuchanie, które pomoże w nawiązaniu nici porozumienia.   
• Nieumiejętność słuchania. Warto pamiętać, że komunikacja to obustronny przepływ informacji. Dlatego, zamiast prowadzić monolog, postaraj się słuchać aktywnie i czytaj niewerbalne sygnały twoich słuchaczy. Dzięki temu uda Ci się znaleźć wzajemne zrozumienie. 
• Nadmiar informacji. Gdy ma się do czynienia z przeładowaniem informacjami, łatwo o frustrację. Przyjmowanie danych w nadmiernych ilościach jest problematyczne, więc staraj się je dawkować odpowiednio i z rozmysłem. 
• Bariery fizyczne. Może się to wydać zaskakujące, ale mamy do czynienia z większą liczbąfizycznych przeszkód w komunikacji, gdy nasz kontakt ograniczony jest do telekonferencji. Poza tym, że musimy radzić sobie z usterkami technicznymi czy hałasem w tle, tracimy okazję, by czytać niewerbalne komunikaty, które zredukowane są wyłącznie do mimiki. Organizuj od czasu do czasu spotkania twarzą w twarz, by nadać nieco więcej ludzkiego wyrazu firmowym kontaktom, zazwyczaj odbywającym się online. 
• Bariery emocjonalne. Te ograniczenia działają na naszą niekorzyść, zniekształcając wiadomość, którą chcemy przekazać lub ingerując w naszą zdolność komunikowania się. Ćwiczenie inteligencji emocjonalnej może przynieść świetne rezultaty w panowaniu nad zalewem emocji czy utrzymaniem spójnej wypowiedzi. 
• Bariery językowe. Pracując w międzynarodowej firmie, masz styczność z różnorodnymi akcentami i dialektami, a niektóre mogą być mało zrozumiałe. Może się również zdarzyć, że nie zrozumiesz nawet swojego krajana, jeśli osoba ta nadużywa żargonu i skrótów branżowych. Aby uniknąć takich sytuacji, postaraj się mówić przystępnymi zdaniami o jasnej konstrukcji. Jeśli masz do czynienia z niezrozumiałą komunikacją słowną w obcym języku, zaproponuj przejście na e-mail. 
• Różnice kulturowe w międzynarodowym środowisku pracy. Na koniec warto zauważyć, że zasady komunikacji nie są uniwersalne, ale uwarunkowane przez kulturę z której się wywodzimy. Dlatego też przygotuj się na sytuacje, które Tobie mogą wydać się niespotykane, ale dla Twojego rozmówcy będą zupełnie normalne i zgodne z etykietą biznesową.  

Przełamuj bariery i doskonal umiejętności komunikacyjne

Doskonałe zdolności komunikacyjne są obecnie jedną z najbardziej pożądanych umiejętności na rynku pracy. Efektywna komunikacja pozwala na bezproblemową i owocną współpracę, pozwalając zarazem na budowanie silnego zespołu. Zyskują obie strony. Będąc w stanie wyłożyć swoje racje w sposób klarowny i skorzystać z informacji zwrotnej na ich temat, zyskujesz na poziomie biznesowym, ale też budujesz zdrowe relacje ze swoimi współpracownikami. Rozwój omawianych umiejętności miękkich sprawi, że Twoja komunikacja stanie się skuteczniejsza i pozwoli na właściwe reagowanie oraz lepsze zrozumienie innych osób podczas rozmów na żywo, jak i interakcji elektronicznych. Korzyści płynące z efektywnej komunikacji są nieocenione, dlatego wysiłek włożony w doskonalenie umiejętności miękkich to zdecydowanie gra warta świeczki.