Wie kann man im digitalen Zeitalter den Dialog mit seinen Mitarbeitern aufbauen?

Die technologische Revolution hat den Wandel beschleunigt und zur Schaffung von digitalen Arbeitsplätzen geführt. Dies verändert die Unternehmenskulturen und erfordert einen neuen Ansatz zur Entwicklung von Kommunikation und Mitarbeiterengagement. Dabei helfen Methoden, die den Dialog fördern, und innovative Instrumente zur Schaffung positiver Erfahrungen innerhalb der Organisation. Es lohnt sich, sich mit ihnen zu beschäftigen, um die Attraktivität des Arbeitsplatzes zu erhöhen.

In diesem Artikel erfahren Sie:

• Wie hat sich das digitale Zeitalter auf die Unternehmenskultur und die Arbeitsorganisation ausgewirkt? 
• Wie sollten Unternehmen ihre Einstellung zu Arbeit und Arbeitnehmern im Zuge der technologischen Revolution ändern?
• Welche Lösungen können eingeführt werden, um attraktive Arbeitsplätze zu schaffen?
• Mit welchen Instrumenten lässt sich das Mitarbeiterengagement verbessern?

Was hat sich im digitalen Zeitalter geändert?

Das digitale Zeitalter ist eine Phase in der Entwicklung der Gesellschaft, in der die Wirtschaft auf Informationstechnologien und die Gesellschaft auf einem extrem schnellen und zunehmend unkontrollierten Fluss von Informationen fußt. Die digitale Revolution hat das menschliche Leben verändert und ist untrennbar mit praktisch allen Lebensbereichen verbunden – auch mit einem der grundlegenden Bereiche menschlichen Tuns, nämlich der Arbeit. Besonders einflussreich ist der (durch die Pandemie um ein Vielfaches beschleunigte) technologische Wandel, durch den in vielen Unternehmen digitale Arbeitsplätze entstanden sind.

Digital Transformation Quiz SUSANNE WOLK (TWITTER)

Was ändert sich dadurch? Alles, wenn auch nicht sofort. 

Sieht man sich das vergangene Jahr an, so zeigt sich, dass die Schwankungen in der Angebotsqualität oder der Mitarbeitereffektivität nicht allzu groß ausgefallen sein dürften. Andererseits verändern sich Teams, ihre Kultur und Arbeitsorganisation in hohem Maße. Das heißt im Grunde nur, dass sich das Unternehmen weiterentwickelt, und kluge Manager sollten dafür sorgen, dass die Unternehmensstrategie diesem Wandel Rechnung trägt.

Folgende Punkte sind besonders wichtig: 

• Zufriedenheit und Engagement der Mitarbeiter, 
• Qualität der sozialen Beziehungen innerhalb des Teams,
• Entwicklungsbedarf, 
• die Art und Weise, sowhl Leistungen als auch Einstellungen und Verhaltensweisen wertzuschätzen.

Diese Aspekte sind ausgesprochen wichtig, denn sie stehen in direktem Zusammenhang mit der Mitarbeiterbindung bzw. -fluktuation. Um es bildlich auszudrücken: Im Zeitalter der 100-prozentigen Fernarbeit hat ein Arbeitnehmer, der jeden Tag an seinem Schreibtisch in seiner Wohnung eine bestimmte Aufgabe erledigt, der keine Perspektive sieht oder der sich nicht an ein Team, geschweige denn an seinen Arbeitgeber gebunden fühlt, keinen Grund, die gleiche Arbeit nicht für ein höheres Gehalt für jemand anderes zu erledigen.

Warum ist der Dialog mit den Mitarbeitern so wichtig?

Personalfragen können frustrierend sein, denn oft lautet die Antwort der Personalexperten auf eine bestimmte Frage: “Es gibt nicht den einen goldenen Weg, der für jedes Unternehmen funktioniert”. Es hängt alles von der Ausgangssituation ab, die man erst einmal genau verstehen muss. Nur so lassen sich maßgeschneiderte, wirksame Lösungen schaffen.

In dieser dynamischen Umgebung, die oft auch als VUCA World bezeichnet wird, können Sie nur durch ständige Kommunikation mit Ihren Mitarbeitern den Finger am Puls der Situation in Ihrem Unternehmen haben. Was Führungskräften oft entgeht, ist, dass auch das Team mit dem Gefühl des ständigen Wandels und der Unsicherheit konfrontiert ist. Damit diese Kommunikation nicht nur eine leere Phrase und eine Aufgabe ist, die es nur schnell abzuhaken gilt, sondern zu einem wirksamen Instrument zur Schaffung einer besseren Arbeitsumgebung wird, muss ein wechselseitiger Dialog zwischen Führungskräften und Arbeitnehmern entstehen. So können Sie feststellen, auf welche Bereiche Sie Ihre Aufmerksamkeit und Ihr Engagement richten müssen.

* Abkürzung aus Volatility (Flüchtigkeit, Unbeständigkeit), Uncertainty (Unsicherheit), Complexity (Komplexität), Ambiguity (Uneindeutigkeit)

Wie man Mitarbeiter mit digitalen Mitteln einbindet

Wenn Sie verstanden haben, warum Sie sich im digitalen Zeitalter auf Ihr Team konzentrieren müssen (Stichwort Unternehmenstransformation), worauf Sie achten müssen (Mitarbeiterengagement und -zufriedenheit, soziale Bindungen, Entwicklung, Wertschätzung) und was die Mittel sind, um die Anforderungen Ihres Unternehmens zu ermitteln (Stichwort kontinuierliche Kommunikation), dann ist es an der Zeit, die Frage zu beantworten: Mit welchen Methoden lässt sich Kommunikation aufbauen?

Natürlich gibt es viele davon, aber hier wollen wir vier äußerst wichtige Lösungen nennen, die die Analyse und Verbesserung der Mitarbeitererfahrung zusätzlich erleichtern. Dazu gehören:

Regelmäßiges Feedback

Eine lebendige Feedback-Kultur aufzubauen,ist ein unverzichtbares Instrument, um einen beiderseitigen Dialog mit den Mitarbeitern zu schaffen. Feedbacks bieten die Möglichkeit, erwünschte Verhaltensweisen zu belohnen und unerwünschte zu unterbinden. Sie befriedigen auch das Bedürfnis der Mitarbeiter nach Sicherheit und Wertschätzung, indem man dabei die Zufriedenheit mit der Leistung signalisieren kann. Regelmäßige Gespräche tragen auch zur Aktivierung der Mitarbeiter bei. In einer Feedback-Kultur können sie ihre Meinung äußern und ihre Gefühle, Herausforderungen sowie Probleme mitteilen.

Zufriedenheitsumfragen 

Die Zufriedenheitsumfrage ist ein umfangreiches Unterfangen, denn sie umfasst eine Vielzahl von Untersuchungsbereichen und liefert eine Fülle an Daten. (Eine entsprechende methodologische Vorbereitung ist sicherlich von Vorteil). Bei ordnungsgemäßer Durchführung können Schlüsselbereiche im Unternehmen untersucht werden – unter anderem der Stand der Arbeitsmoral, der Kommunikation, der Zusammenarbeit im Team, der Atmosphäre, der Arbeitsorganisation, der Beziehungen zu den Vorgesetzten, der beruflichen Entwicklung und der Mitarbeiterzufriedenheit. Gleichzeitig ist sie nur dann sinnvoll, wenn die Unternehmensleitung bereit ist, die Meinungen der Befragten ernst zu nehmen und etwas zu verändern. Eine solche Haltung vermittelt den Arbeitnehmern das Gefühl, dass sie Einfluss auf das Unternehmen haben, für das sie arbeiten, was unmittelbar mit ihrer Bindung an den Arbeitsplatz verbunden ist. Viele sehen dann bestätigt, dass die Unternehmensleitung für sie sorgt und sie respektiert.

Entwicklung der Mitarbeiter

Es gibt so viele Ansätze für die Mitarbeiterentwicklung, wie es Unternehmen gibt. Eines ist jedoch sicher: Dieser Bereich darf nicht vernachlässigt werden. Die Bandbreite der Lösungen ist wirklich groß – von der Erstellung von Karrierematrizen und der Entwicklungsplanung über Weiterbildungsmaßnahmen bis hin zu Fortbildungsbudgets, Mentoring- und Coaching-Programmen und sogar Unternehmensuniversitäten. 

Jedes dieser Instrumente muss natürlich auf die Größe des Unternehmens, seine Geschäftsziele und die Fähigkeiten des Teams zugeschnitten sein. Lernen und Entwicklung gehören jedoch zu den wichtigsten Motivationsfaktoren für Mitarbeiter, die einen Sinn in ihrer Arbeit sehen wollen.

Integration von Home-office

Wie R. Bregman in seinem Buch “Im Grunde gut: Eine neue Geschichte der Menschheit” überzeugend darlegt, ist die Bildung von außergewöhnlichen, loyalen, engagierten und solidarischen Teams, die bereit sind, Opfer zu bringen (im Falle des Militärs sogar ihr Leben zu geben) durch Freundschaften möglich. Dies ist eine äußerst wertvolle Information, die uns erst recht dazu motivieren sollte, Beziehungen zu pflegen, auch wenn es sich dabei scheinbar um einen Aufwand handelt, der auf den ersten Blick keinen geschäftlichen Nutzen hat. Es ist aber so, dass es gerade davon abhängen kann, ob ein Mitarbeiter Fehler aufdeckt, die nicht in seinen Verantwortungsbereich fallen – nur aus Solidarität mit dem Team.

Tools zur Förderung des Mitarbeiterengagements

Es ist klar, dass die Digitalisierung nicht nur eine Bedrohung darstellt, sondern auch in vielerlei Hinsicht eine Hilfe ist. Digitale Technologien erfüllen die Bedürfnisse von Arbeitgebern mit einer Reihe von Werkzeugen, die das Engagement der Mitarbeiter fördern. Die Auswahl ist groß. Nachstehend finden Sie einen Überblick über die wichtigsten Kategorien von HR-Tools für Unternehmen.

Systeme für Mitarbeitererfahrung und Wohlbefinden

Employee-Experience-Systeme ermöglichen es, innerhalb einer Firma Anerkennung und Wertschätzung zu vermitteln und die Mitarbeiter zu belohnen. Sie führen zu mehr Engagement sowohl von Einzelpersonen als auch von ganzen Teams. Diese Plattformen werden oft (aber nicht unbedingt) mit Tools zur Gamification, gemeinsamen Aktivitäten und Wellness kombiniert.

Lern-Management-Systeme

LMS, so genannte Lern-Management-Systeme oder Learning-Management-Systeme, sind eine Kategorie von Anwendungen, die das Online-Lernen im Unternehmen und die Mitarbeiterentwicklung unterstützen. Sie erleichtern die Verwaltung der Ausbildung, aber auch der Kompetenzen, die Ermittlung individueller Lernfortschritte sowie von Bereichen bei Einzelpersonen und im gesamten Unternehmen, die besonderer Aufmerksamkeit bedürfen.

Soziale und andere Leistungen

Cafeteria-Systeme, Assistenten für die Mitarbeiter oder Anwendungen für partizipative Budgets für die Mitarbeiterentwicklung sind Beispiele für Apps, die klassische  Zusatzleistungen in einem Unternehmen bedienen. Darüber hinaus gibt es noch untypische Anwendungen, die man auch als Leistungen für Arbeitnehmer ansehen kann. Dazu gehören zum Beispiel Systeme, mit denen man auf einfache Weise Probleme in der Firma melden und Vorschläge zu deren Beseitigung machen kann, ein Tool zur gemeinsamen Nutzung von Parkplätzen und Carsharing für den Arbeitsweg oder eines, um Mittagessen ins Büro zu bestellen.

Warum lohnt es sich, in diese Instrumente und Bereiche zu investieren? Eine der beliebtesten Binsenweisheiten ist: Es sind die Menschen, die das Unternehmen ausmachen. Wer harte Daten braucht, dem empfehle ich, sich darüber zu informieren, was für Kosten durch Fluktuation und die Einführung neuer Mitarbeiter in das Team entstehen. 

Sich für den Dialog mit den Arbeitnehmern zu öffnen und einen ansprechenden Arbeitsplatz zu schaffen, ist nicht länger eine Option, sondern mittlerweile zur Pflicht geworden, um ein starkes Unternehmen zu schaffen. Jetzt müssen Sie nur noch mit Ihrem Team besprechen, welchen der oben genannten Bereiche Sie sich vorrangig widmen müssen, um dann die richtigen Methoden und Tools auszuwählen, mit denen Sie die HR-Ziele Ihres Unternehmens erreichen wollen.