Effektiv kommunizieren: 4 Kommunikationstypen, die Sie ausbauen können

Was ist Kommunikation?

Kommunikation ist Austausch. Es ist ein wechselseitiger Vorgang der Übertragung und des Empfangs von Nachrichten. Laut Duden Online handelt es sich bei Kommunikation um “Verständigung untereinander; zwischenmenschlicher Verkehr besonders mithilfe von Sprache, Zeichen”. Das schaut auf den ersten Blick einfach aus – und trotzdem führt der Austausch einer Nachricht überraschend oft zu Kommunikationsproblemen. Wie können Sie Ihre Informationen denn dann erfolgreich vermitteln? Welche Soft Skills sollten Sie einsetzen, um erfolgreich zu kommunizieren? Und schließlich: Was sind die vier wichtigsten Kommunikationsarten und über welche Hindernisse stolpern wir dabei? Versuchen wir doch mal, die Art und Weise, wie wir Informationen austauschen, Stück für Stück auseinanderzunehmen und einen Weg zu finden, unsere zwischenmenschlichen Kompetenzen zu verbessern.

Die Bedeutung erfolgreicher Kommunikation 

Das Ziel der Kommunikation besteht darin, eine Botschaft zu formulieren und so zu übermitteln, dass sie für den Empfänger verständlich ist. Gute Kommunikationsfähigkeiten öffnen viele Türen im Geschäftsleben und führen zu besserem Management und effizienteren Arbeitsabläufen. Zum Glück ist es möglich, seine zwischenmenschlichen Fähigkeiten zu verfeinern und Kommunikationshindernisse professionell zu meistern. Bevor wir die Frage beantworten, wie man seine zwischenmenschlichen Fähigkeiten verbessern kann, werfen wir einen näheren Blick auf die Kommunikationstypologie. 

Die 4 Arten der Kommunikation

In diesem Artikel konzentrieren wir uns auf die 4 Arten der Kommunikation: verbal, nonverbal, visuell und schriftlich. Der richtige Einsatz aller vier Methoden ist für die Effizienz unserer Arbeit und unseren beruflichen Erfolg von entscheidender Bedeutung, so dass es sich lohnt, Soft Skills zu trainieren. Gehen wir die Kommunikationsformen der Reihe nach durch. 

Mündliche Kommunikation 

Die mündliche Kommunikation ist die häufigste Form der Kommunikation. Wir nutzen sie frei, willentlich und größtenteils auch absichtlich. Mündliche Kommunikation ist schnell und effizient, aber am effektivsten, wenn sie mit Bedacht eingesetzt wird. Ihre Nachteile sind, dass gesprochene Worte erstens flüchtig sind und zweitens anders verstanden werden können als beabsichtigt. Aus diesem Grund ist es manchmal besser, wichtige Mitteilungen auf eine nachhaltigere Weise zu übermitteln. Aber zurück zum Thema. Wie kann man seine Gedanken so äußern, dass die Worte auch richtig beim Empfänger ankommen? Als erstes versuchen Sie, selbstbewusst zu klingen. Benutzen Sie eine kräftige, aber ruhige Sprechstimme, und sprechen Sie die Sätze nicht hastig. Wenn Sie einen komplizierten Sachverhalt erklären, gliedern Sie ihn in einfache Abschnitte und vermeiden Sie es, Ihre Erklärung mit Fachjargon zu überladen. Neben einer klaren Ausdrucksweise sollten Sie selbst eine aufmerksame Art an den Tag legen und auf Ihre Zuhörer eingehen, anstatt sie einseitig mit einem Wortschwall zu überschwemmen. Wenn Sie mit jemandem sprechen, können unterschiedliche Schwierigkeiten entstehen, doch die meisten davon lassen sich umgehen, wenn Sie die oben genannten Hinweise beachten. Wir werden auf das Thema Kommunikationshindernisse zurückkommen, nachdem wir kurz auf die übrigen Möglichkeiten des Informationsaustauschs eingegangen sind. 

Nonverbale Kommunikation

Neben der mündlichen Kommunikation gibt es die nonverbale Kommunikation, die aus Mimik, Gestik und Körpersprache besteht. Nonverbale Botschaften werden von Emotionen gesteuert, und daher werden ihre Informationen ungewollt übermittelt. Es ist jedoch möglich, die Körpersprache zu trainieren und weitgehend zu kontrollieren. Die nonverbale Kommunikation gibt uns ein zusätzliches Verständnis von der Botschaft, die durch die Worte ausgedrückt wird; daher ist zwischen den Zeilen zu lesen eine unschätzbare Fähigkeit, wenn man andere Menschen verstehen will. Achten Sie während eines Gesprächs auf die Körpersprache Ihres Gegenübers, seine Gestik und Mimik und darauf, ob der Gesprächspartner Augenkontakt hält. Seien Sie ein aufmerksamer Zuhörer, versuchen Sie, Details wie Sprechgeschwindigkeit oder Intonation zu registrieren und zu deuten. All diese indirekten Komponenten der Kommunikation geben viel Aufschluss über die Absichten und die Einstellung einer Person. Wir empfehlen, zunächst Menschen, die beim Sprechen einen guten Eindruck auf Sie machen, zu beobachten und diesen empathisch zuzuhören. Machen Sie die wichtigsten Verhaltensweisen aus, die einen Sprecher glaubwürdig machen, versuchen Sie, sie selbst umzusetzen, und beobachten Sie anschließend die Wirkung. 

Visuelle Kommunikation

Die Methode der Informationsübermittlung durch visuelle Elemente hat sich seit der Steinzeit weiterentwickelt und leistet uns in vielen modernen Erscheinungsformen gute Dienste. Bilder können den Informationsaustausch klarer, prägnanter und leichter verständlich machen. Visuelle Kommunikation wird häufig als wirkungsvoller angesehen, da die bildliche Darstellung einer Idee länger im Kopf bleibt. Versuchen Sie, statt einer textlastigen Präsentationsfolie ein Bild zu verwenden und es lediglich mit einem verbalen Kommentar zu begleiten. Auf diese Weise erwecken Sie die Daten zum Leben und sprechen zwei verschiedene Gehirnregionen Ihrer Zuhörer an. Das Resultat ist, dass sie besser behalten können, was Sie übermittelt haben. Nicht zuletzt können Bilder auch dazu dienen, die Stimmung im Raum aufzulockern oder  einen Scherz zwischen den Abschnitten einer datenreichen Präsentation einzubauen. 

Schriftliche Kommunikation

Wir neigen dazu, schriftlich zu kommunizieren, wenn es um formellere Angelegenheiten geht. In solchen Fällen wollen wir sicherstellen, dass dem Empfänger kein Detail entgeht, denn alle Informationen wurden festgehalten. Sicherlich ist die schriftliche Kommunikation zeitaufwändiger als die mündliche, dafür aber sicherer; daher wird sie im Geschäftsleben gerne verwendet, denn schließlich stellt sie eine dauerhafte Aufzeichnung dar, auf die man sich immer wieder berufen kann. Um ihre Aufgabe wirksam zu erfüllen, sollte die schriftliche Kommunikation bestimmten Regeln folgen, die vom jeweiligen Format abhängen. Am besten ist es, wenn Sie Ihre Botschaft mit einfachen Worten klar formulieren und komplizierte Sätze vermeiden. Seien Sie professionell und wählen Sie einen angemessenen Ton, je nach Anlass Ihres Schreibens und dessen Empfänger. Schriftliche Kommunikation ist die zeit- und arbeitsaufwändigste Form der Kommunikation und daher nicht die erste Wahl, wenn Sie eine sofortige Antwort erwarten. Da die Prozesse in den meisten Unternehmen auf schriftlicher Kommunikation aufbauen, lohnt es sich, in diese Fähigkeit zu investieren, die Ihre Arbeitseffizienz verbessert. 

Verständigungsbarrieren

Wir haben nun kurz über die vier Kommunikationsmethoden und bewährte Tipps gesprochen. Werfen wir nun einen näheren Blick auf die möglichen Schwierigkeiten, die sich bei der Interaktion mit Ihren Mitarbeitern ergeben können. Es ist wichtig zu lernen, wie Sie diese Hindernisse erkennen – und beseitigen – können, denn sonst kann es zu Missverständnissen oder Kommunikationsfehlern kommen, die sich negativ auf den Betrieb und den Teamgeist auswirken. Früher, als wir noch von Angesicht zu Angesicht im Büro gearbeitet haben, war das schon schwierig; seit wir zur Fernarbeit übergegangen sind, ist es noch kniffliger. Welchen Kommunikationsschwierigkeiten begegnen wir also am häufigsten? 

• Kommunikationsstile. Menschen unterscheiden sich auf vielen Ebenen, und das gilt auch für die Art und Weise, wie sie kommunizieren. Manche teilen sich expressiv und direkt mit, während andere sehr formell und kleinteilig sprechen. Für beide Seiten kann die gegenseitige Kommunikation aus unterschiedlichen Gründen schwierig sein. In solchen Fällen liegt der Schlüssel zur Verständigung im emphatischen Zuhören, um eine Verbindung zum Gegenüber herzustellen.    
• Die Unfähigkeit, anderen zuzuhören. Anstatt einen Monolog zu halten, sollten Sie versuchen, aktiv zuzuhören und die nonverbalen Signale Ihrer Zuhörer zu deuten. Auf diese Weise können Sie für ein gegenseitiges Verstehen zwischen Ihnen und Ihrem Publikum sorgen.  
• Zu viele Informationen. Eine Flut an Informationen führt zu nichts anderem als Frustration. Es ist schwer, große Mengen an Informationen zu verarbeiten, daher sollten Sie versuchen, sie mit Bedacht zu dosieren.  
• Physische Hindernisse. Es mag widersprüchlich erscheinen, aber wir haben mit mehr physischen Hindernissen zu kämpfen, wenn sich unser Kontakt auf Telefonkonferenzen beschränkt. Abgesehen von technischen Problemen und Hintergrundgeräuschen haben wir damit zu kämpfen, dass uns viel nonverbale Kommunikation verloren geht, die sich bei Videocalls auf die Mimik beschränkt. Wenn möglich, sollten Sie gelegentlich persönliche Treffen arrangieren, um mehr Menschlichkeit zwischen die üblichen Telkos zu bringen.
• Emotionale Barrieren. Diese Einschränkungen wirken sich oft zu unserem Nachteil aus, verzerren die Botschaft, die wir vermitteln wollen, oder beeinträchtigen unsere Kommunikationsfähigkeit. Wenn Sie sich in emotionaler Intelligenz üben, können Sie emotionale Ausbrüche besser überwinden und Ihre Integrität wahren. 
• Sprachbarrieren. In mehrsprachigen Unternehmen kann es schwierig sein, den Akzent des Gegenübers zu verstehen. Es kann aber auch passieren, dass Sie Ihren Gesprächspartner nicht verstehen, wenn dieser etwas sagt, was über den Branchenjargon hinausgeht. Gestalten Sie deshalb Ihre Aussagen verständlich, indem Sie sie klar strukturieren. Wenn die mündliche Kommunikation in einer Fremdsprache nicht funktionieren will, können Sie auf E-Mails ausweichen. 
• Kulturelle Unterschiede im multinationalen Geschäftsumfeld. Zu guter Letzt sei darauf hingewiesen, dass Kommunikationsprinzipien nicht universell sind, sondern von der jeweiligen Herkunftskultur geprägt werden. Seien Sie darauf gefasst, auf Situationen zu stoßen, die Sie verwirren, aber für Ihren Gesprächspartner als völlig normal sind und höflich gelten.   

Barrieren abbauen, Kommunikationsfähigkeiten verbessern

Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten sind eine der am häufigsten geforderten Fähigkeiten auf dem Arbeitsmarkt. Effiziente Kommunikation ermöglicht eine reibungslose und produktive Zusammenarbeit und trägt zum Aufbau eines starken Teams bei – eine echte Win-Win-Situation also! Wenn Sie in der Lage sind, Ihre Argumente klar darzulegen und von der Reaktion der anderen zu profitieren, gewinnen Sie nicht nur geschäftlich, sondern bauen auch gesunde Beziehungen zu Ihren Kollegen auf. Wenn Sie die genannten Soft Skills trainieren, werden Sie zu einem Kommunikationsprofi und können andere besser verstehen und entsprechend reagieren. Dies gilt sowohl für persönliche Gespräche als auch für die Online-Welt. Es gibt viel zu gewinnen, wenn man erfolgreich kommuniziert; daher lohnt sich der Aufwand, diese Fähigkeit zu perfektionieren.