4 Schritte, um neue Mitarbeiter mit Hilfe eines LMS einzuarbeiten

Das Einarbeiten bzw. das Onboarding ist ein strategischer Prozess für jedes Unternehmen. Von ihm hängt ab, wie das Unternehmen wahrgenommen wird und wie effizient die Mitarbeiter arbeiten. Dies ist besonders wichtig in Zeiten, in denen viele im Home-Office sind und daher nicht am Betriebsalltag teilnehmen oder Informationen auf informellem Wege austauschen können.

In diesem Artikel beantworten wir folgende Fragen:

• Welche Daten untermauern die Wichtigkeit des Einarbeitungsprozesses?
• Was muss ein Arbeitnehmer wissen, wenn er in ein Unternehmen einsteigt?
• Wie lässt sich innovatives Onboarding in der Praxis umsetzen?
• Was können Sie mithilfe von Onboarding-Anwendungen digitalisieren, um die Arbeitnehmererfahrung zu verbessern? 

Der Einarbeitungsprozess – warum ist er so wichtig?

Onboarding bzw. die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist einer der wichtigsten Prozesse in einem Unternehmen. Zahlreiche Studien bestätigen seine Bedeutung. Mitarbeiter, die ordentlich eingearbeitet wurden, bleiben mehr als dreimal so lange im Unternehmen wie Mitarbeiter, die keinen Onboarding-Prozess durchlaufen haben. 69 % der Mitarbeiter bleiben länger als drei Jahre im Unternehmen, wenn sie effektiv in das Unternehmen eingeführt wurden. Eine gute Einarbeitung wirkt sich auch auf die Produktivität aus: Sie kann auf diese Weise um bis zu 70 % gesteigert werden.

Onboarding ist nicht nur für das Unternehmen wichtig, sondern auch für den Mitarbeiter, der dadurch effizienter und erfolgreicher arbeitet. Die Pandemie hat einen starken Einfluss auf bestehenden Abläufe in der Arbeitswelt gehabt. In den meisten Fällen wurden Abläufe auf die Schnelle angepasst, was jedoch nur zu oft nicht ganz effektiv ist. Ohne persönliche Begegnungen haben Mitarbeiter oft Informationslücken oder sie haben schlichtweg nicht das Gefühl, Teil des Unternehmens zu sein. Es liegt in der Verantwortung der Personalabteilung, mithilfe moderner Methoden und Lösungen einen innovativen Einarbeitungsprozess zu schaffen, der auf die aktuelle Situation ihres Unternehmens zugeschnitten ist.

Ein Eingliederungsplan für die Mitarbeiter

Einige konstante Schlüsselelemente des Onboarding-Prozesses müssen bei der Erstellung des Eingliederungsplans berücksichtigt werden. Wer in ein Unternehmen eintritt, muss zunächst dessen Auftrag, Vision und Werte, Struktur und dessen interne Abläufe sowie seinen Vorgesetzte, sein Team, seine täglichen Aufgaben und seinen Arbeitsplatz kennenlernen. 

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter stellt eine große Herausforderung auf vielen Ebenen des Unternehmens dar. Es erfordert viele Beteiligte aus verschiedenen Abteilungen, damit der neue Mitarbeiter effektiv arbeiten und sein Potenzial ausschöpfen kann. Koordiniert werden sollte der Anpassungsprozess selbst von der Personalabteilung (in größeren Unternehmen gibt es dafür oft einen Onboarding-Spezialisten). Der Grund dafür ist, dass die Personalabteilung häufig einen umfassenderen Überblick über das Unternehmen hat und über die notwendige Erfahrung verfügt. Sie kann also bewährte Einarbeitungs-Praktiken einsetzen, statt dass jede Abteilung ihr eigenes Süppchen kocht – zumal viele Unternehmen immer noch nicht ausreichend für Prozesse gerüstet sind, die remote ablaufen können und die seit der COVID-19-Pandemie erfordert werden. Ein wachsender Trend ist der Einsatz von Onboarding-Software als Lösung für viele der Probleme, die durch den Remote-Wissenstransfer entstehen.

Wie lässt sich ein innovatives Onboarding gestalten?

Es gibt viele Möglichkeiten, den Einarbeitungsprozess innovativ zu gestalten. Zu den erfolgreichsten Methoden gehört ein Projektplan, der die folgenden Phasen umfasst: Bedarfsanalyse, Definition von Problemen und Bedürfnissen, Brainstorming und andere Techniken zur Steigerung der Kreativität, Entwicklung, Verbesserung und Verwerfen von Ideen, Prototyping und schließlich Verwirklichung der besten Lösungen. All dies sollte sich natürlich an klar definierten Ziele orientieren, die mittels zuverlässiger Kennzahlen für die Umsetzung und Evaluierung des Prozesses formuliert wurden.

In der Bedarfsanalysephase ist es ausgesprochen wichtig, zu prüfen, wie der Umsetzungsprozess aussieht. Dabei spielen nicht nur die unbedingt erforderlichen Aspekte eine Rolle (z. B. die notwendigen Unterlagen zum Arbeitseinstieg oder andere formale Fragen), sondern auch organisatorische, leistungsbezogene und emotionale Faktoren. Der Eintritt in ein Unternehmen ist für neue Mitarbeiter in der Regel mit vielen neuen Eindrücken verbunden – die Unsicherheit, Aufregung und Freude bis hin zu Erschöpfung erzeugen können. Eine interessante Lösung ist eine Karte der „Reise“, auf die die einzuarbeitenden Mitarbeiter gehen (eine sog. „employee journey map“). Auf diese Weise können positive Eindrücke verstärkt und die negativen ausgeglichen werden.

Am Ende des Bedarfsanalyseprozesses sollte eine vollständige und zuverlässige Checkliste für die Einarbeitung entstehen. Von einer systematischen Einarbeitung profitieren nicht nur die neuen Mitarbeiter, sondern das gesamte Unternehmen. HR-Fachkräfte können die Checkliste analysieren und ermitteln, welche Punkte redundant sind oder besser digitalisiert werden könnten, und sie mit Onboarding-Tools attraktiver gestalten.

4 Schritte, um mit Hilfe eines LMS neue Mitarbeiter einzuarbeiten

Es hat Vorteile, innovative Lösungen auf Grundlage vorangegangener Untersuchungen umzusetzen, aber nicht jedes Unternehmen hat die Zeit und die Möglichkeit für diese Untersuchungen. Nachfolgend finden Sie daher eine Liste mit 4 Bereichen, in denen sich E-Learning-Plattformen bei der Eingliederung neuer Teammitglieder bezahlt machen. Sie erleichtern sowohl den neuen Mitarbeitern als auch der Personalabteilung und anderen Verantwortliche, den gesamten Prozess individuell zu gestalten.

1. Tools und Prozesse

Neue Mitarbeiter empfinden es oft als eine große Herausforderung, sich in bestimmte Tools einzuarbeiten, die sie für ihre tägliche Arbeit benötigen. Für diejenigen, die für die Einarbeitung verantwortlich sind, ist es hingegen eine ausgesprochen repetitive und mühselige Aufgabe. Das Gleiche gilt für Arbeitsabläufe, die in der Regel weitgehend vorgeschrieben, aber stark erklärungsbedürftig sind, so dass sich der Mitarbeiter überfordert fühlt. Ein Fernlernsystem (Learning-Management-System, LMS) ist daher für diesen Einsatz ideal. Informationen müssen darin nur einmal erfasst werden und sie werden auch zuverlässig vermittelt (also unabhängig davon, wer die Einarbeitung übernimmt oder seiner/ihrer Stimmung). Ein LMS mindert das Risiko menschlicher Fehler, z. B. wenn ein Ausbilder vergisst, dem neuen Mitarbeiter einen wichtigen Arbeitsvorgang mitzuteilen.

Mit E-Learning-Plattformen lassen sich auch Lernpfade für die Nutzer erstellen, d. h. eine bestimmte Reihenfolge, in der sie bestimmte Schulungen absolvieren sollen. Dies ermöglicht es, bestimmte Aspekte zu vertiefen, wichtige Inhalte über einen längeren Zeitraum verteilt und wiederholend zu vermitteln und, was nicht minder wichtig ist, die Informationen immer wieder aufrufen zu können.Darüber hinaus werden die Verantwortlichen entlastet, insbesondere bei der Bereitstellung von grundlegenden Inhalten. Diese Lösung eignet sich für Unternehmen unabhängig davon, ob sie das Onboarding remote und online oder vor Ort durchführen. Der Zugang zu den aus Firmensicht wichtigsten Informationen bleibt so gewährleistet.

2. Das Unternehmen

Mit einer Onboarding-Anwendung können Sie Ihren Mitarbeitern viel mehr Informationen zur Verfügung stellen als mit einer herkömmlichen Schulung. Anhand spezifischer Medien (z. B. Videos) können Inhalte auf attraktive Weise vermittelt werden: die Geschichte der Firma, ihr Auftrag, ihre Vision und Werte, und außerdem, wie diese entstanden sind. Darüber hinaus können Sie mit dem LMS für Ihre Mitarbeiter einen virtuellen Rundgang durch das bzw. die Firmengelände vorbereiten. So können diese die Arbeitsumgebung schon kennen lernen, bevor sie das Gebäude überhaupt betreten haben. Dies kann auch dazu beitragen, dass sich diejenigen wohler fühlen, die die Möglichkeit (aber nicht die Pflicht) haben, ins Büro zu kommen, sich aber unsicher dabei fühlen.

3. Mitarbeiterschulung und -entwicklung

Verbindliche Standards des Unternehmens, sowohl in Bezug auf Soft Skills als auch auf Hard Skills, zu kommunizieren und aufrechtzuerhalten, ist eine große Herausforderung. Es lohnt sich, diesen Prozess bereits zu dem Zeitpunkt zu beginnen, an dem ein neuer Mitarbeiter in das Team eintritt. E-Learning erlaubt passende Einführungsschulungen mit einfachem Zugang zu wichtigen Inhalten. Des Weiteren schlagen fortschrittliche E-Learning-Plattformen dank integrierter Lernmanagement-Algorithmen den Nutzern auf Grundlage ihrer Leistungen und Vorlieben bestimmte Kurse vor. Mit solch einem Schulungsprogramm heißen Sie einen Mitarbeiter sofort in einer Kultur der Kompetenzentwicklung willkommen, zeigen ihm weitere Weiterentwicklungsmöglichkeiten auf und vermitteln ihm eine positive Einstellung zu Ihrem Talentmanagement.

4. Koordinierung und Evaluierung

Unabhängig von der Vorbereitung bleibt der Onboarding-Prozess eine Herausforderung für die Personalverantwortlichen, denn ein solches Projekt muss laufend und angemessen koordiniert werden. Ein spezielles Lernmanagementsystem erleichtert auch diesen Aspekt der Einarbeitung erheblich. Die digitale Onboarding-Lösung ist mit Analyse-Algorithmen verknüpft, mit denen Sie Fortschritte verfolgen sowie Berichte über absolvierte Tests erstellen können. Puls-Checks erleichtern die Untersuchung einzelner Bereiche. Dadurch kann die Personalabteilung den Prozess für jede einzelne neue Person im Unternehmen leichter koordinieren, geeignete Kennziffern einführen und datengestützte Entscheidungen treffen. 

Die richtigen Lernmanagement-Tools können den Einarbeitungsprozess für viele Beteiligte enorm erleichtern. Mit diesen Tools hängt die Form der Einarbeitung (also vor Ort, vom Home-Office oder hybrid) allein von den Anforderungen und strategischen Zielen des Unternehmens ab und nicht von der Verfügbarkeit einzelner Ausbilder. Wie jeder Prozess lässt sich auch das Onboarding kontinuierlich verbessern, idealerweise auf der Basis von Mitarbeiterbefragungen. Es bleibt also im Hinterkopf zu behalten, dass spezielle Anwendungen in vielerlei Hinsicht letztlich zu großen Erträgen verhelfen können.

Quellen:

1. HRstandard
2. SHRM
3. The True cost of Bad Hire, Brandon Hall Group