Verbessern Sie Ihren Onboarding-Prozess mit einem LMS

In diesem Artikel erfahren Sie:

• Was ist das Onboarding neuer Mitarbeiter und wie sehen die jeweiligen Etappen aus?
• Warum bleiben bis zu 91% der Mitarbeiter, die durch einen Onboarding-Prozess geführt wurden in der Firma, im Vergleich zu 30% der Mitarbeiter bei Firmen, in denen solch ein System nicht funktioniert?
• Welche Prinzipien sollten bei der Gestaltung des Onboarding-Prozesses eingehalten werden?

Was ist Onboarding?

Die ersten Wochen in einer neuen Arbeit und die Anpassung an die Firma sind sowohl für den Mitarbeiter, als auch den Arbeitgeber sehr wichtig. Um dies zu verstehen ist es wichtig die Definition des Onboardings zu betrachten. Direkt übersetzt bedeutet es die Einführung des Mitarbeiters in den Job. Dennoch ist es entscheidend, präzise zu definieren in welche Bereiche der Firma die neue Person eingeführt wird.

Die Bereiche, die der Mitarbeiter am Anfang seines oder ihres Abenteuers mit der Firma lernen sollte sind folgende:

• die Strategie, Mission und Ziele der Organisation und die Richtung ihrer Entwicklung
• Verantwortung, erste Aufgaben und Herausforderungen, Erwartungen und Entwicklungsmöglichkeiten
• Organisationsstruktur, Vorgesetzter und Team
• die Prozeduren und Regeln, denen die Mitarbeiter folgen
• Arbeitsplatz, notwendige Tools und Equipment.

In anderen Worten, bestimmt das Onboarding auch die Etappe an welcher ein Kandidat zum Mitarbeiter wird, und somit ist es der Anfang einer positiven Mitarbeitererfahrung. Während dem Onboarding-Prozess wird der unausweichliche erste Eindruck der Organisation, der internen Kommunikation, der Arbeitsverhältnisse und der Atmosphäre der Firma gemacht. Wie diese Aspekte wahrgenommen werden kann dem natürlichen, spontanen Rhythmus überlassen oder gestaltet werden. Letzteres führt zu den qualitativ hochwertigsten Lösungen, von denen die ganze Organisation langfristig profitiert.

Die Rentabilität eines effektiven Onboarding-Prozesses wird unter anderem durch die folgenden Daten bestätigt:

• 91% der Mitarbeiter, die durch einen Onboarding-Prozess geführt wurden, bleiben in der Firma, im Vergleich zu 30% der Mitarbeiter bei Firmen, in denen solch ein System nicht eingeführt wurde [1]
• 69% der Mitarbeiter bleiben länger als 3 Jahre in der Firma, wenn sie erfolgreich eingegliedert wurden [2]
• effektives Onboarding kann die Produktivität der Mitarbeiter um 70% steigern [3]

Sieben Phasen des Mitarbeiter-Onboardings

Wegen der zahlreichen Bereiche, in die der Mitarbeiter eingeführt werden muss, lohnt es sich den Prozess in mehrere Etappen aufzuteilen. Jede von ihnen sollte entsprechend vorher vorbereitet werden. Es lohnt sich das Onboarding zu planen, wenn man eine präzise Definition der strategischen Ziele hat, die aktuelle Lage kennt und Endnutzer-Anforderungen in Erwägung zieht. Tiefeninterviews mit Menschen, die der Firma frisch beigetreten sind eignen sich gut für die Research-Phase. Man sollte auch daran denken, dass man bei der Vorbereitung jedes Schrittes des Onboardings einige entscheidende Prinzipien beachten sollte, sowie:

• Empathie – dank welcher man effektive, angepasste Lösungen erstellen kann – besonders für neue Menschen – und somit die Unternehmensziele erreichen kann.
• Personalisierung – welche es Firmen erlaubt einzigartige Erfahrungen zu gestalten und das Onboarding von Anfang an zu programmieren, um potenzielle Lücken zu definieren und zu überbrücken.
• Strategische Ziele erreichen – das Onboarding ist eine der strategischen Etappen in der Laufbahn des Mitarbeiters, nicht nur eine Tätigkeit für sich. Wenn dieses Prinzip weise angewendet wird, dann können Firmen das minimale Level der erforderlichen Kompetenzen und Fähigkeiten standardisieren, aber sich auch um das Wohlbefinden der Mitarbeiter kümmern und die Marke des Arbeitgebers von Anfang an gestalten.

Der Onboarding-Prozess an sich kann auf verschiedene Weisen gestaltet werden – unüberlegte Prozesse basieren oft auf informellem Wissensaustausch und schieben die Last des Lernens dem Mitarbeiter zu (was man kaum Onboarding nennen kann). Auf der anderen Seite der Achse gibt es einen höchst formalisierten Prozess, eingeführt durch die Firma Zappos. Jeder neue Angestellte nimmt an einem 5-wöchigen Kurs teil, der sowohl die Prozeduren in der Firma, als auch die ganze Organisationskultur betrifft. Dann werden sie noch keinem Projekt zugeteilt oder einem Team vorgestellt. Nach mehr als einem Monat hat jeder neue Mitarbeiter die Wahl – sie können offiziell der Firma beitreten oder mit einem Bonus von $ 2,000-4,000 (das “nach der Ausbildung-kündigen Bonus”-Programm wird seit ca. 2010 eingesetzt, mit einem Durschnitt von 1% der neuen Mitarbeiter, die dieses Angebot annehmen). So kann man sehen, dass es schwierig ist ein Onboarding-Modell vorzustellen.

Dennoch, hier sind ein paar konstante Elemente, die immer dazu gehören:

Vor Beginn der Arbeit Beziehungen aufbauen

Dies ist ein oft vernachlässigter Bereich, der eigentlich Raum bietet, um die Unsicherheit des Mitarbeiters zu reduzieren und positive Erfahrungen zu gestalten. Während dieser Phase durchlebt ein Mitarbeiter viele Gefühle, denn er oder sie verabschiedet sich von einem Arbeitgeber und wartet auf die neue Phase in seiner oder ihrer Karriere. Alle Anleitungen und Informationen, die in dieser Zeit übermittelt werden steigern den Komfort des Kandidaten und wirken sich auf einen positiven Empfang der Firma und der Verbundenheit mit ihr aus.

Das Ziel, welches auf dieser Etappe erreicht werden kann ist es den Mitarbeiter mit den ersten Prozeduren und Regeln in der Firma vertraut zu machen.

Erster Tag

Dies ist oft ein stressiger Moment für den Mitarbeiter und zur gleichen Zeit ist es sehr wichtig in Bezug darauf, was für eine Meinung sich der Mitarbeiter über die Firma bildet. Das neue Teammitglied weiß noch nicht, was er oder sie erwarten soll. Am ersten Tag passieren auch entscheidende Dinge – der Mitarbeiter wird begrüßt, in die Struktur eingeführt und erfährt strategische Informationen über die Firma. Zusätzlich – und nicht weniger wichtig – er oder sie lernt die wichtigsten Prozeduren oder alltägliche Aspekte sowie den Arbeitsplatz oder das Equipment kennen. Der erste Eindruck ist oft der wichtigste und bleibt lange hängen, also sollte man sich besonders darum kümmern.

An diesem Tag wird ein Mitarbeiter oft auch in der Firma vorgestellt, nach einem Foto und ein paar Worten gefragt.

Das Hauptziel: die Mission, das Image und die Ziele der Firma kennenzulernen, sowie den Arbeitsplatz und die wichtigsten Tools. Oft: der Mitarbeiter wird dem Team vorgestellt.

Formelle Ausbildungsphase

Wie vorher erwähnt, diese Phase kann sehr unterschiedlich aussehen. Sie kann nur einen Tag dauern, oder wie im Falle von Zappos, ganze 5 Wochen. Während dieser Phase lernt der Mitarbeiter die Tools, Prozeduren, Regeln und Struktur der Firma kennen. Während der formellen Ausbildungsphase finden oft Trainingskurse statt, von Gesundheit und Sicherheit bis zu bestimmten Wissensbereichen, die in der Organisation verlangt werden.

Das Team und den Vorgesetzten kennenlernen

Dies ist ein weiterer entscheidender Moment bezüglich des Eindrucks der Firma und der darauffolgenden Effizienz des Mitarbeiters. Zusätzlich zum standardmäßigen Händedruck oder dem (beliebteren und hygienischeren) Winken über die Webcam, lohnt es sich eine Plattform zu erstellen, wo jeder einander besser kennenlernen kann und die Möglichkeit hat eine Beziehung aufzubauen. Was besonders wichtig bei Teams ist, die sich nicht nur ein hohes Level an Offenheit auszeichnen, ist die Einführung von Integrierungstätigkeiten (z.B. gemeinsames Essen oder Einführungstreffen, wenn das Team wächst). Diese Art von Lösung löst das Problem für Menschen, die keine tiefgreifenden Kommunikationsfähigkeiten haben.

Wenn es die Möglichkeit gibt, lohnt es sich auch ein Treffen mit dem CEO oder Manager der Abteilung zu organisieren, sodass die Mitarbeiter Fragen stellen oder einfach die Firmenstruktur besser kennenlernen können.

Einführung in ein Projekt / eine Abteilung und erste Aufgaben

Dieser Schritt soll den Mitarbeiter näher an Produktivität und Eigenständigkeit bringen – die Tätigkeiten des Teams kennenzulernen. Abhängig von der Eigenständigkeit der Stelle, wird es mehr oder weniger formalisiert sein, aber die Einführung in erste Aufgaben muss geplant sein. Dieser Moment dient auch dazu die Erwartungen klar zu definieren und die Entwicklungsmöglichkeiten vorzustellen.

Check-out

Nach der intensivsten Phase des Onboardings kommt der Moment wo der Mitarbeiter anfängt sich mit der alltäglichen Arbeit vertraut zu machen und die ersten Schlussfolgerungen zu teilen. Sie können auch die Erwartungen die während der Rekrutierung entstanden sind mit der Realität vergleichen und ihre Bedürfnisse artikulieren (z.B. bezüglich zusätzlicher Trainings), sodass sie ihre Aufgaben voll und ganz ausführen können. Man sollte diesen Gedanken zuhören! Oft ist dies auch der Moment, wo die Produktivität der Mitarbeiter systematisch steigt – was man sich zu Nutze machen kann.

Der Schluss des Onboardings – Effektivität und Evaluation

in eingegliederter Mitarbeiter ist jemand, der genug Wissen über die Firma hat um frei Projekte oder Aufgaben durchzuführen. Ein Mitarbeiter zeichnet sich auch dadurch aus, dass er oder sie stark motiviert ist um den eigenen Wert und Kreativität zu beweisen. In diesem Moment fokussieren sie sich auf Entwicklung, aber sind sich der organisationsbezogenen Einschränkungen unbewusst. Das heißt, dass nach dem Onboarding noch viel Raum zum lernen über bestimmte Bereiche der Firma und derer Arbeitsweise ist.

Dennoch, es ist entscheidend die Ziele des Onboardings zu definieren und den Prozess auszuwerten. Somit kann er stetig verbessert und an die aktuellen Bedürfnisse des Teams angepasst werden.

Die zahlreichen Bereiche die einen detaillierten Onboarding-Ansatz verlangen sind ein klares Zeichen dafür, dass ein dediziertes Tool einer Überlegung wert ist. Die Auswahl des Tools muss mit den Zielen der Firma verbunden sein, obwohl LMS (Learning Management Systems) und andere Tools für die Förderung von Engagement (Mitarbeitererfahrung) den Onboarding-Prozess zweifellos verbessern können. Solche Tools erlauben es Firmen Tätigkeiten zu vereinheitlichen und zu strukturieren, sowie einzelne Elemente des Evaluationsprozesses zu automatisieren.

Quellen

1. HRstandard
2. SHRM
3. The True cost of Bad Hire, Brandon Hall Group