Z tego artykułu dowiesz się:
- W jaki sposób można usprawnić proces onboardingu i jak może w tym pomóc system zarządzania nauczaniem?
- Dlaczego platforma e-learning przyniesie wiele korzyści dla Twojej firmy?
- Jakie narzędzia i statystyki wykorzystać do mierzenia skuteczności onboardingu i co to jest NPS?
Jak usprawnić proces onboardingu?
Złożoność tematu, jakim jest onboarding, sprawia, że jedną z pierwszych rad, jaką należy udzielić przy projektowaniu skutecznego procesu onboardingu jest wprowadzenie check-listy.
W tak skomplikowanym procesie niezwykle istotne jest wypisanie i kontrolowanie realizacji przez pracownika kolejnych etapów wdrożenia. Wartością dodaną dla organizacji może być również przygotowanie zestawu kompetencji, które posiąść musi nowa osoba w organizacji – zarówno wiedzy, umiejętności, jak i aspektów miękkich (np. poznanie zespołu i nawiązanie relacji). To rozwiązanie pozwoli wprowadzić w firmie ustandaryzowaną ścieżkę nowego pracownika, a żaden ze wspomnianych wcześniej obszarów merytorycznych, w które wdrożona musi zostać osoba, nie zostanie pominięty.
Mnogość etapów i obszarów do wdrożenia sprawia, że osoby, które koordynują ten proces (najczęściej HR), mają nie lada wyzwanie. Jest ono na tyle zajmujące, że coraz częściej wydzielana jest osobna rola i wówczas w strukturze firmy pojawia się specjalista ds. onboardingu. Zadaniem takiej osoby jest zadbanie o to, żeby nowi pracownicy zdobyli niezbędną wiedzę oraz zaadaptowali się w organizacji.
Alternatywą lub uzupełnieniem tego rozwiązania, w zależności od wielkości organizacji, jest kolejny zauważalny trend, a mianowicie wdrażanie specjalistycznych narzędzi, które usprawnią proces. Wśród nich pojawia się oprogramowanie do onboardingu czy specjalistyczny system do zarządzania nauczaniem (LMS). Zwłaszcza to drugie rozwiązanie wydaje się niezwykle interesujące w kontekście możliwych usprawnień. Przyglądając się możliwościom wykorzystania takiego systemu, wymienić należy cztery obszary, które mogą w znaczący sposób zyskać.
Lepsze zarządzanie procesem przekazywania wiedzy i pracownikiem
LMS w swoim założeniu jest systemem zarządzania nauką, a onboarding to w przeważającej mierze poznawanie nowych obszarów. Dzięki wykorzystaniu LMS w onboardingu można przenieść trudną w zarządzaniu check-listę z excela na zupełnie nowy poziom. Dedykowane narzędzie pozwala na m.in. zautomatyzowanie procesu czy śledzenie postępów nowych pracowników. Dzięki temu żaden obszar nie zostanie pominięty przez nieuwagę. Pozwala również w łatwy sposób przenieść odpowiedzialność za interakcję z systemem na pracownika, zamiast pozostawiać ją w rękach osób z HR, które siłą rzeczy przy dużym obciążeniu mogą stać się tzw. wąskim gardłem procesu. Zmniejsza to również poziom niepewności pracownika, który w każdym momencie ma dostęp do kolejnych kroków. Otrzymuje zadania do wykonania, listę szkoleń, harmonogram działań, informacje o firmie, niezbędne dokumenty oraz dane osób kontaktowych. Co ważne, dzięki temu proces onboardingu będzie mierzalny, co wzmocni pozycję HR, pozwoli zbadać mocne i słabe strony organizacji, a także skuteczniej budować wizerunek pracodawcy.
Skuteczne opanowanie wiedzy
Efektywność szkoleń to jedna z wielu bolączek trenerów, a właśnie taką rolę pełnią osoby odpowiedzialne za wdrożenie. Wykorzystanie LMS do onboardingu pozwala wprowadzić testy sprawdzające nabyte kompetencje i uzyskać potwierdzenie, czy wiedza została skutecznie opanowana przez nowych członków organizacji. Jest to cenna informacja zarówno dla pracownika, jak i dla zespołu HR. Ponadto, w przypadku potencjalnych braków, część dostępnych na rynku rozwiązań proponuje pomoc wirtualnego asystenta. Ten oparty na algorytmach sztucznej inteligencji bot odsyła do stworzonej bazy wiedzy. Dzięki temu uzupełnienie wszelkich niedociągnięć staje się dla pracownika banalne i nie wymaga dodatkowych nakładów czasu i nie powoduje frustracji wynikającej z niewiedzy czy stresu. Przełożyć się to może również na lepsze wyniki – czyli mniej błędów i większą efektywność od dnia rozpoczęcia pracy.
Zawsze dostępna platforma edukacyjna
Kolejna funkcja, którą spełnia ten system, to właśnie wspomniane wyżej bazy wiedzy w organizacji. Może przybrać formę platformy e-learningowej czy też klasycznego spisu artykułów. Platforma pozwala na wdrożenie atrakcyjnych treści, które będą zachęcać do powrotu do nich, nawet po okresie wdrożenia. Dzięki temu nabyta wiedza, nawet jeśli początkowo niewykorzystywana, będzie nieustannie dostępna.
W ten sposób knowledge management w organizacji odciąży w dużym stopniu osoby odpowiedzialne za przekazywanie wiedzy. Sprawi również, że pracownik w większym stopniu będzie w większym stopniu samodzielny.
Szkolenia e-learningowe mają jeszcze jedną zaletę – pozwalają wyeliminować zagrożenie, jakim jest czynnik ludzki w procesie wdrażania. Innymi słowy – każdy w firmie otrzyma dostęp do takich samych informacji i nie będzie zależeć od tego, kto i w jaki sposób będzie przekazywać wiedzę, co pozwoli zbudować jednolite standardy.
Fun i grywalizacja
Długotrwały proces nauki może kojarzyć się z monotonią i nudą. Wykorzystywanie dedykowanych systemów rozwiązuje ten problem, wprowadzając element zabawy i rywalizacji w organizacji. Zdobywanie punktów za odpowiednie wyniki, ściganie się z innymi osobami, ale również nagrody i docenienie w przypadku proaktywnego podejścia pracownika – to tylko kilka możliwości, które daje LMS. Jednym z rozwiązań, które cieszą się niemałym powodzeniem, jest właśnie kolekcjonowanie punktów podczas kolejnych etapów wdrożenia, które można pod koniec dnia wymienić na jeden z dostępnych welcome packów. Ponadto warto również pamiętać, że nieatrakcyjne treści po prostu się nie sprzedają – ciekawe wizualnie treści są dużo bardziej efektywne.
Sposoby mierzenia skuteczności onboardingu pracowników
Niezbędnym z perspektywy osiągania strategicznych celów, a zarazem ostatnim etapem procesu onboardingu jest mierzenie jego skuteczności. Na tej podstawie można przeprowadzać ewaluację i stale ulepszać proces. Poniżej znajdziecie trzy sposoby na mierzenie skuteczności onboardingu pracowników.
Ocena 0-10 i NPS
Pierwszym w nich jest ocena procesu w skali 0-10 i analogiczne badanie NPS (Net Promoter Score). W założeniu NSP weryfikuje, na ile użytkownik poleciłby daną usługę swoim znajomym, można analogicznie zastosować je w przypadku onboardingu Nie jest to wyczerpujące badanie, jednak z pewnością potrafi skutecznie nakreślić odbiór procesu.
Oba te badania kategoryzują trzy grupy odbiorców: krytyków (odpowiedzi od 0 do 6), pasywnych (odpowiedzi 7 i 8) oraz promotorów (odpowiedzi 9 i 10). Ci ostatni to entuzjastyczne osoby, które będą promować markę i mogą stać się ambasadorami firmy.
Zarówno ocenę na skali i NPS oblicza się, odejmując odsetek krytyków, od promotorów. W związku z tym wynik może wynieść od -100% do 100%. Choć w teorii dobry wynik to każdy powyżej zera, najlepsze firmy osiągają poziom ok. 70% (a co warto zauważyć, podobno nikt nie osiągnął 100%).[1]
Raporty
Dużo dokładniejszym sposobem w zakresie analizy jakości onboardingu, stosowanym w przypadku dedykowanych platform, jest analiza raportów. Pozwalają one poznać dokładne statystyki, co niezwykle wartościowe jest zwłaszcza pod kątem czasu trwania, przebiegu poszczególnych szkoleń, wyników testów sprawdzających. Dzięki temu można dopracować onboarding tak, by pozyskanie efektywnego pracownika następowało w jak najkrótszym czasie, a same koszty adaptacji stały się mniejsze.
Wyniki firmowe
Onboarding, co zostało już podkreślone, ma służyć celom strategicznym firmy. W dłuższej perspektywie przekłada się na poziom rotacji pracowników, odczuwaną satysfakcję i zaangażowanie w organizację. Wdrożenie procesu onboardingu o wysokiej jakości powinno jasno przełożyć się na pozostałe wyniki firmowe. Takie dane również warto śledzić.
Onboarding to kluczowy dla organizacji obszar, który potrafi przełożyć się długofalową relację pracowników z organizacją. Dlatego niezwykle istotne jest rzetelne podejście od tego obszaru. Ci, którzy szukają usprawnienia tego obszaru w firmie, powinni rozważyć dedykowaną platformę lub learning management system. Te narzędzia z pewnością nie rozwiążą wszystkich problemów, ale mogą w dużym stopniu pomóc osiągnąć wiele strategicznych celów i usprawnić dotychczasowe procesy. Połączenie z rzetelnym badaniem potrzeb użytkowników końcowych może skutkować świetnie zaprojektowanym procesem, który przyniesie ogromne zyski dla organizacji.
