Regularne spotkania z pracownikami, które odbywają się po to, by wspólnie ustalać cele i omawiać czynione przez pracownika postępy, to skuteczny sposób motywowania zespołu i poprawy efektywności działania całej organizacji. Niestety, w wielu organizacjach ocena pracownicza to po prostu odbywający się regularnie proces, który zarówno z perspektywy pracownika, jak i przełożonego, nie niesie za sobą żadnej wartości. W jaki sposób prowadzić ocenę wydajności tak, by wpływać na efektywność i zaangażowanie pracowników?
Z tego artykułu dowiesz się:
- Jaką funkcję pełni roczna ocena pracowników w organizacji?
- Jak ocena pracownicza postrzegana jest przez pracowników i menedżerów?
- Co zrobić, by ocena pracowników wpływała pozytywnie na zaangażowanie i efektywność?
Dlaczego ocena pracowników jest ważna?
Ocena pracownicza to jeden z kluczowych elementów procesu zarządzania kapitałem ludzkim w organizacji. Pozwala skutecznie monitorować postępy czynione przez zatrudnionych i wartościować poziom realizacji indywidualnych celów każdego z nich. O ile organizacja zdoła zaprojektować i skutecznie wdrożyć dobry system oceny pracowniczej, wymierne korzyści zaobserwują obie strony.
Z perspektywy pracownika dobrze zaprojektowany proces oceny to szansa na uzyskanie informacji na temat czynionych postępów, słabych i mocnych stron, osiągnięć, które zostały zauważone przez przełożonych oraz niedociągnięć, których w przyszłości należy unikać. W efekcie, mając jasność co do oczekiwań, pracownicy przestają działać chaotycznie. Są w stanie precyzyjnie wyznaczyć sobie ścieżkę rozwoju, która zwiększy szansę na awans pionowy lub poziomy. Co więcej, są dzięki temu bardziej zmotywowani, a w konsekwencji również bardziej efektywni.
Ocena roczna to również szereg korzyści dla samej organizacji. Pozwala przede wszystkim skutecznie selekcjonować najlepszych pracowników, wspierać ich rozwój i przydzielać im coraz bardziej odpowiedzialne zadania. Innymi słowy, utrzymywać w strukturze firmy prawdziwe talenty, wzmacniać fundamenty organizacji i tworzyć warunki, które pozwolą jej nie tylko przetrwać, ale też dynamicznie się rozwijać. Ocena roczna pozwala ponadto dostrzegać ewentualne problemy firmy – luki kompetencyjne, źle zaplanowane procesy, a także inne niedociągnięcia i bolączki pracowników.
Aby przedstawione powyżej korzyści miały szansę się zmaterializować, firma musi zaprojektować i wdrożyć skuteczny system oceny pracowników. Jak pokazują statystyki, wcale nie jest to takie proste zadanie, jak mogłoby się wydawać. Z badania „2019 Global Performance Management Study Insights: Performance Transformation in the Future of Work” [1] przeprowadzonego przez Mercer wynika, że zaledwie 2% firm uważa, że ich podejście do zarządzania wydajnością przynosi wymierne korzyści. Potwierdzają to również wnioski płynące z badania firmy Gartner [2], które wskazują, że aż 96% menedżerów jest niezadowolonych z obecnej strategii zarządzania wydajnością swojej organizacji.
Jakie elementy są oceniane?
Kryteria oceny pracowniczej ustalane są przez każdą organizację indywidualnie. Wynika to z faktu, że właściwie zaprojektowany system oceny pracowniczej powinien być zdeterminowany przez wiele czynników, do których zalicza się m.in. rodzaj prowadzonej działalności, wielkość firmy, a także jej strategiczne cele. Pod uwagę wziąć należy również stosowane metody zarządzania.
Biorąc pod uwagę powyższe, inne elementy będą kluczowe w procesie oceny pracowników dużego zakładu produkcyjnego, a inne w niewielkiej spółce technologicznej. Można jednak wskazać kilka obszarów, które podlegają ocenie niemal w każdej organizacji. Są to, m.in.:
- poprawność/jakość wykonywanych zadań,
- terminowość,
- organizacja pracy,
- samodzielność,
- wiedza i kompetencje,
- kreatywność,
- komunikatywność,
- umiejętność współpracy z innymi,
- etyka zawodowa.
Jak często dokonywać oceny pracowniczej?
W większości organizacji oceny pracownicze mają charakter roczny, jednak nie oznacza to, że ewaluacji dokonuje się raz w roku. Jest to ciągły proces, który rozpoczyna się wspólnym ustaleniem celów, które są następnie omawiane z bezpośrednim przełożonym podczas regularnych spotkań. Standardem w wielu organizacji jest tzw. ocena półroczna, która pozwala pracownikowi zorientować się, czy zmierza we właściwym kierunku i czy jakość jego pracy jest zgodna z oczekiwaniami przełożonego i samej organizacji.
Nie da się ukryć, że częste spotkania pochłaniają wiele czasu, stąd też większość organizacji decyduje się na półroczną lub ewentualnie kwartalną ewaluację celów. Taka częstotliwość pozwala utrzymać motywację pracowników i jednocześnie zapewnić im informację zwrotną na tyle wcześnie, by podjąć odpowiednie działania przed uzyskaniem oceny finalnej.
Należy jednak podkreślić, że w wielu przypadkach jest to kwestia indywidualna. Część pracowników, zwłaszcza młodych stażem, może wymagać częstszych spotkań i warto zadbać o taką możliwość. Częstsze spotkania inicjować należy również w sytuacji, kiedy wyniki pracownika istotnie odbiegają od wspólnie wyznaczonych celów.
Metody i sposoby oceny
Oceny pracowniczej dokonuje się na wiele różnych sposobów, jednak z reguły przyporządkować je można do dwóch grup:
- Metody absolutne – pracownik oceniany jest na podstawie osiąganych wyników, porównanych następnie z ustalonymi normami czy standardami (np. formularz oceny pracowniczej, ocena opisowa, ocena 360°, itp.);
- Metody relatywne – pracownik oceniany jest poprzez porównanie z innymi pracownikami (np. rankingi, porównanie parami itp.).
W wielu organizacjach, zwłaszcza tych mniejszych, powszechnym narzędziem stosowanym przy ocenie jest arkusz kalkulacyjny. Pozwala on skutecznie gromadzić informacje o pracownikach i osiąganych przez nich wynikach, jednak jest to bardzo manualna i czasochłonna technika. Nowoczesna platforma do oceny pracowników znacznie ułatwia zadanie i pozwala zaoszczędzić sporo czasu.
O ile firma posiada platformę LMS, może wykorzystać ją do pozyskania wielu cennych informacji na temat pracowników. Mowa chociażby o terminowości i dyscyplinie w kontekście obowiązkowych szkoleń (np. BHP), a także wynikach uzyskiwanych podczas testów i sprawdzianów wiedzy. Realizowane przez pracownika szkolenia dodatkowe pozwalają z kolei ocenić jego zainteresowania i potencjał rozwojowy.
Nowoczesny system zarządzania nauczaniem pozwala szybko zweryfikować takie informacje, wygenerować stosowny raport i dokonać porównania pracowników w tym samym zespole lub zajmujących równorzędne stanowisko. Taka forma automatyzacji procesu pozwala zaoszczędzić sporo cennego czasu, który warto poświęcić na spotkania i rozmowy z pracownikami.
W jakiej formie przekazywać pracownikom ich ewaluację?
Proces oceny rocznej powinien być zakończony indywidualną rozmową przełożonego z pracownikiem – informowanie o wyniku ewaluacji mailowo lub w jakikolwiek inny sposób nie jest dobrym rozwiązaniem. Ważne jest jednak, by nie miała ona zbyt formalnego charakteru i polegała jedynie na przekazaniu zdawkowych informacji czy samej oceny. Istotne jest to, by przekazać pracownikowi informacje na temat jego mocnych i słabych stron oraz wskazać kluczowe osiągnięcia i ewentualne porażki, które uzasadniają przyznaną ocenę.
Należy podkreślić, że przekazanie pracownikom oceny nie powinno mieć formy monologu. Oceniany powinien mieć możliwość wypowiedzenia się, przedstawienia swojego punktu widzenia czy nawet wyrażenia niezadowolenia z uzyskanej oceny.
Co wynika z oceny pracowniczej?
Ocena pracownicza co do zasady pełni dwie podstawowe funkcje:
- ewaluacyjną
- rozwojową
Pierwsza polega na przekazaniu pracownikowi informacji zwrotnej na temat jakości wykonywanej przez niego pracy. Bardzo często organizacje stosują stopniową skalę wartościującą, z której wprost wynika, czy pracownik spełnił stawiane przez firmę oczekiwania, przewyższył je czy może wyniki jego pracy były poniżej oczekiwań. Na ogół uzyskana ocena ma przełożenie na finanse pracownika – wpływa na wysokość ewentualnych nagród i premii, a nierzadko też na pensję podstawową. Wysoka ocena bardzo często otwiera również możliwość rozpoczęcia starań o awans.
Funkcja rozwojowa polega z kolei na ustaleniu potrzeb szkoleniowych pracownika, jego słabych i mocnych stron, a także potencjału rozwojowego. Ocena roczna pozwala tym samym uzyskać odpowiedź na pytanie, czy pracownik posiada potencjał, który z perspektywy organizacji można wykorzystać.
