Regelmäßige Treffen mit den Mitarbeitern, in denen gemeinsam Ziele festgelegt und Fortschritte besprochen werden, sind ein wirksames Mittel, um das Team zu motivieren und die Effizienz des gesamten Unternehmens zu verbessern. Leider ist die Leistungsbeurteilung in vielen Unternehmen nichts anderes als ein sich wiederholender Prozess, der sowohl aus der Sicht des Mitarbeiters als auch der Führungskraft keinen wirklichen Nutzen hat. Wie können Sie Leistungsbewertungen so durchführen, dass sie Effizienz und Engagement positiv beeinflussen?
Dieser Artikel erläutert die folgenden Punkte:
- Welche Funktion hat die jährliche Leistungsbeurteilung in der Firma?
- Wie nehmen Mitarbeiter und Führungskräfte die Mitarbeiterbeurteilung wahr?
- Was kann man tun, damit Mitarbeiterbeurteilungen zu Engagement und Effektivität führen?
Warum ist die Mitarbeiterbewertung wichtig?
Die Mitarbeiterbeurteilung ist eines der Kernelemente im Personalmanagement eines Unternehmens. Sie ermöglicht es der Firma, die Entwicklung der Mitarbeiter effektiv zu verfolgen und den Stand auf dem Weg zu den individuellen Zielen zu bewerten. Wenn es dem Unternehmen gelingt, ein gutes Mitarbeiterbeurteilungssystem zu entwickeln und effektiv umzusetzen, profitieren beide Seiten davon.
Aus Mitarbeitersicht ermöglicht ein gut durchdachtes Beurteilungsverfahren einen Einblick in die eigenen Fortschritte, Stärken und Schwächen sowie in Erfolge, die den Vorgesetzten aufgefallen sind, und Defizite, die in Zukunft behoben werden können. Mitarbeiter, die sich darüber im Klaren sind, was von ihnen erwartet wird, sind sicherer und gehen nicht mehr planlos an ihre verschiedenen Aufgaben heran. Vielmehr sind sie in der Lage, ihren Entwicklungsweg genau festzulegen, was die Chance auf eine vertikale oder horizontale Beförderung erhöht. Darüber hinaus steigt ihre Motivation und damit auch ihre Arbeitsleistung.
Auch für die Firma selbst bringt die jährliche Beurteilung eine Reihe von Vorteilen mit sich. Sie ermöglicht es dem Unternehmen vor allem, die besten Mitarbeiter auszuwählen, ihre Entwicklung zu fördern und ihnen immer verantwortungsvollere Aufgaben zu übertragen. Mit anderen Worten: Sie können echte Talente im Unternehmen halten, das Rückgrat des Unternehmens stärken und optimale Bedingungen für ein dynamisches Wachstum schaffen. Die jährliche Bewertung ermöglicht es auch, Probleme im Unternehmen zu identifizieren – Kompetenzlücken, schlecht geplante Prozesse oder andere Schwachstellen.
Damit die oben genannten Vorteile zum Tragen kommen, muss das Unternehmen jedoch ein wirksames System zur Mitarbeiterbeurteilung entwickeln und umsetzen. Wie Statistiken zeigen, ist diese Aufgabe nicht so einfach, wie es vielleicht scheint. Laut der Mercer-Studie “2019 Global Performance Management Study Insights: Performance Transformation in the Future of Work” glauben nur 2 % der Unternehmen, dass ihr Ansatz zum Leistungsmanagement messbare Vorteile bringt. Dies wird auch durch die Schlussfolgerungen einer Gartner-Studie bestätigt, die zeigt, dass sogar 96 % der Manager mit der aktuellen Performance-Management-Strategie ihrer Organisation unzufrieden sind.
Was wird bewertet?
Die Kriterien für die Mitarbeiterbewertung werden von jeder Organisation individuell festgelegt. Das liegt daran, dass ein richtig konzipiertes Mitarbeiterbewertungssystem von vielen Faktoren bestimmt werden sollte, darunter dem Wirtschaftszweig, der Größe des Unternehmens und seiner strategischen Ziele. Auch die angewandten Managementmethoden sollten berücksichtigt werden.
Wir wir sehen, sollten in einem großen Produktionsbetrieb andere Elemente bei der Mitarbeiterbeurteilung im Vordergrund stehen als in einem kleinen Technologieunternehmen.
Es gibt jedoch einige Bereiche, die in fast jedem Unternehmen überprüft werden. Dazu gehören die folgenden:
- Korrektheit/Qualität der ausgeführten Aufgaben,
- Pünktlichkeit,
- Arbeitsorganisation,
- Selbstständigkeit,
- Kenntnisse und Kompetenzen,
- Kreativität,
- Kommunikationsfähigkeit,
- Teamfähigkeit,
- Arbeitsethos.
Wie oft sollten Mitarbeiterbeurteilungen durchgeführt werden?
In den meisten Unternehmen werden Mitarbeiterbeurteilungen jährlich vorgenommen, was aber nicht bedeutet, dass sie nur zu einem Zeitpunkt im Jahr durchgeführt werden. Es handelt sich vielmehr um einen fortlaufenden Prozess, der mit der gemeinsamen Festlegung von Zielen beginnt, die dann in regelmäßigen Besprechungen mit den unmittelbaren Vorgesetzten erörtert werden. Das sogenannte Halbjahresgespräch ist in vielen Unternehmen zum Standard geworden. Es ermöglicht dem Mitarbeiter herauszufinden, ob er sich in die richtige Richtung bewegt und ob seine Arbeit den Erwartungen des Vorgesetzten und des Unternehmens entspricht.
Es ist nicht zu leugnen, dass häufige Besprechungen viel Zeit in Anspruch nehmen. Daher entscheiden sich die meisten Unternehmen dafür, eine halbjährliche oder sogar vierteljährliche Bewertung ihrer Ziele durchzuführen. Diese Abstände halten die Mitarbeiter motiviert und ermöglichen es ihnen gleichzeitig, schnell genug Feedback zu erhalten, um sich zu verbessern oder anzupassen, bevor sie die endgültige Bewertung am Jahresende erhalten.
Allerdings wollen wir betonen, dass dies oft eine individuelle Angelegenheit ist. Einige Mitarbeiter, insbesondere jüngere, benötigen möglicherweise häufigere Treffen. Häufigere Besprechungen sollten auch dann stattfinden, wenn die Ergebnisse eines Mitarbeiters erheblich von den gemeinsam festgelegten Zielen abweichen.
Beurteilungsmethoden
Die Mitarbeiterbeurteilung kann auf unterschiedliche Weise erfolgen, lässt sich aber grob in zwei Arten einteilen:
Absolute Methoden: Der Mitarbeiter wird auf Grundlage seiner Ergebnisse bewertet und dann mit den festgelegten Normen oder Standards verglichen (z. B. Mitarbeiterbeurteilungsbogen, beschreibende Bewertung, 360°-Bewertung usw.);
Relative Methoden: Der Mitarbeiter wird anhand eines Vergleichs mit anderen Mitarbeitern beurteilt (z. B. Ranglisten, paarweiser Vergleich usw.).
In vielen Unternehmen, vor allem in kleineren, sind Excel-Tabellen ein typisches Beurteilungsinstrument. Mit ihnen lassen sich Informationen über Mitarbeiter und ihre Ergebnisse zwar effizient erfassen, doch muss dies manuell geschehen und kostet viel Zeit. Eine moderne Plattform für die Mitarbeiterbewertung vereinfacht diese Aufgabe erheblich und spart viel Zeit.
Wenn das Unternehmen über ein LMS (Learning Management System) verfügt, kann es damit viele wertvolle Informationen über die Mitarbeiter sammeln, z. B. über die Pünktlichkeit und Disziplin bei den vorgeschriebenen Schulungen (z. B. Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz) sowie Testergebnisse und andere Prüfungen. Die Weiterbildungen, die ein Mitarbeiter absolviert, erlauben es ihm wiederum, seine Interessen und sein Entwicklungspotenzial zu erkennen.
Mit einem modernen Lernmanagementsystem können solche Informationen schnell überprüft, ein entsprechender Bericht erstellt und die Leistungen von Mitarbeitern im selben Team oder in gleichwertigen Positionen verglichen werden. Mit dieser Prozessautomatisierung wird der Arbeitsalltag vereinfacht und viel wertvolle Zeit gespart, die sonst für Mitarbeitergespräche aufgewendet werden müsste.
Wie teilt man den Mitarbeitern die Beurteilungsergebnisse mit?
Der jährliche Bewertungsprozess sollte mit einem persönlichen Gespräch zwischen dem Vorgesetzten und dem Mitarbeiter enden. Den Mitarbeiter per E-Mail oder auf andere Weise über die Bewertungsergebnisse zu informieren, ist keine gute Idee. Das Gespräch sollte jedoch nicht zu förmlich sein und nicht nur aus einer kurzen Information oder der Beurteilung selbst bestehen. Es ist wichtig, den Mitarbeiter sowohl über seine Stärken als auch über seine Schwächen zu informieren, d. h. die wichtigsten Erfolge und möglichen Schwächen aufzuzeigen, die die vergebene Note rechtfertigen.
Es ist zu betonen, die Beurteilungsergebnisse nicht als Monolog vorzutragen. Die beurteilte Person sollte die Möglichkeit haben, ihre Meinung zu äußern, ihren Standpunkt darzulegen oder sogar ihre Unzufriedenheit mit der Beurteilung zu äußern.
Was ist das Ergebnis der Mitarbeiterbewertung?
Die Mitarbeiterbeurteilung hat im Allgemeinen zwei grundlegende Funktionen: Bewertung und Entwicklung.
Die erste besteht darin, dem Mitarbeiter Feedback über die Qualität seiner Arbeit zu geben. Unternehmen verwenden häufig eine mehrstufige Bewertungsskala, aus der direkt hervorgeht, ob der Mitarbeiter die vom Unternehmen gesetzten Erwartungen erfüllt, übertroffen hat oder ob die Ergebnisse unter diesen Erwartungen lagen. In der Regel wirkt sich die erreichte Note auf die Finanzen des Mitarbeiters aus: Sie beeinflusst etwaige Prämien und Boni und oft auch das Grundgehalt. Eine gute Bewertung erhöht häufig auch die Chance auf eine Beförderung.
Die zweite Funktion wiederum besteht darin, den Schulungsbedarf des Mitarbeiters, seine Stärken und Schwächen sowie sein Entwicklungspotenzial zu ermitteln. Die Jahresbeurteilung erfüllt somit aus Sicht des Unternehmens eine wichtige Funktion.
Bibliografie:
