In Ihre Mitarbeiter zu investieren bedeutet, das Fundament Ihres Unternehmens zu stärken, denn Ihre Mitarbeiter sind die treibende Kraft für den Erfolg Ihres Unternehmens. Um jedoch sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter die von Ihnen gewünschten Leistungen erbringen, müssen sie zunächst Zugang zu relevantem Wissen haben, d. h. sie müssen angemessen eingearbeitet, geschult und weitergebildet werden. Auch wenn die Ausbildung von Mitarbeitern mit Kosten verbunden ist, ist sie unerlässlich, um Talente zu binden und wettbewerbsfähig zu bleiben. 

Laut Forbes legen 87 % der Millennials großen Wert auf berufliches Wachstum und Entwicklungsmöglichkeiten. Dennoch haben nur 39 % von ihnen angegeben, innerhalb des letzten Monats etwas Neues gelernt zu haben. Wenn Sie es versäumen, Ihre Mitarbeiter weiterzubilden, werden diese wahrscheinlich das Unternehmen verlassen. Nach Angaben des U.S. Bureau of Labor hat die Personalabwanderung in den letzten zehn Jahren jährlich zugenommen und kostet Unternehmen jährlich rund 1 Billion Dollar (kein Übersetzungsfehler, es geht wirklich um eine Billion Dollar).

Wie setzen sich die Kosten für Mitarbeiterausbildung zusammen?

Unternehmen geben für jeden Mitarbeiter beträchtliche Summen für Aus- und Weiterbildung aus. Man kann zwar Durchschnittsbeträge anführen, da die Spanne aber riesig ist, lohnt es sich eher, welche Faktoren das sind, von denen die tatsächlichen Kosten für die Einareitung und Ausbildung eines neuen Mitarbeiters von verschiedenen Faktoren abhängen:

Größe des Unternehmens

Die Größe Ihres Unternehmens hat einen erheblichen Einfluss auf die Ausbildungskosten. Je größer das Unternehmen ist, desto günstiger ist es, einen Mitarbeiter zu schulen. Im Gegensatz dazu sind die Ausbildungskosten in kleineren Unternehmen höher, und die Ausbildung oder Einarbeitung an sich stört den Betrieb mehr, je weniger Mitarbeiter vorhanden sind. Daher würden kleine Unternehmen definitiv von Skalenvorteilen profitieren. Leider ist bei kleineren Unternehmen ein Trend erkennbar, zu wenig in die Ausbildung zu investieren. In Europa beispielsweise geben kleine Unternehmen mit 10 bis 19 Beschäftigten nur 1,5 % der Personalkosten für Weiterbildung aus, verglichen mit einem Durchschnitt von 2,3 %. Ähnlich ist die Situation in Nordamerika, wo die Mitarbeiter in Unternehmen mit 500 und mehr Beschäftigten doppelt so häufig an Fortbildungsmaßnahmen teilnehmen wie in Unternehmen mit weniger als 20 Mitarbeitern.

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Qualifikationen der Mitarbeiter

Welche Schulungen ein Mitarbeiter benötigt, hängt in erster Linie von seinen aktuellen Kenntnissen und Fähigkeiten ab, die natürlich von Person zu Person unterschiedlich sind. Außerdem lernen manche Menschen schneller als andere. Selbst wenn eine Gruppe von Mitarbeitern zu Beginn über ähnliche Fähigkeiten und Kenntnisse verfügt, kann es sein, dass sie schon bald ganz unterschiedliche Wissensstände erreichen. Das heißt, dass die Weiterbildung von Mitarbeitern auf ein und dasselbe Niveau unterschiedlich schnell und teuer ausfallen kann. Personen mit einem langsameren Lerntempo oder einer größeren zu schließenden Qualifikationslücke benötigen mehr Zeit, was zu höheren Kosten führt.

Arten von Schulungen

Unterschiedliche Arten von Schulungen verursachen unterschiedliche Kosten. Nehmen wir zum Beispiel an, Ihr Unternehmen bietet in erster Linie traditionelle Präsenzschulungen an. In diesem Fall führt ein externer Schulungsdienstleister die Ausbildung durch, und die Kosten für den Dozenten, der die Mitarbeiter weiterbildet, zählen zu den Arbeitskosten. Außerdem müssen die Mitarbeiter möglicherweise zur Weiterbildung anreisen, was zu weiteren Kosten führt. Aufgrund verschiedener Faktoren wie COVID-19, der begrenzten Skalierbarkeit solcher Kurse und weil von dem dort erworbenen Wissen oft nur wenig hängen bleibt, wenden sich die Unternehmen immer mehr von solchen dozentengeführten Schulungen ab. 

Eine andere Möglichkeit ist die Ausbildung am Arbeitsplatz, bei der die Mitarbeiter während der Arbeit lernen, entweder unter direkter Aufsicht oder indem sie anderen zusehen. Nehmen wir an, Sie schulen Ihre Mitarbeiter mithilfe von Lerntechnologien wie digitalen Kursplattformen, Remote-Trainings-Tools und Lernmanagementsystemen (LMS), so sind die Kosten deutlich geringer. Sie brauchen weder einen Ausbilder für eine bestimmte Zeit noch müssen mehrere Personen zu einer bestimmten Zeit an einem bestimmten Ort sein. Unter den verschiedenen Schulungsprogrammen und -methoden, die bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter eingesetzt werden können, finden sich u. a.:

  • Von einem Ausbilder geleitete Schulungen: Diese Methode ist zwar teuer, kann aber sehr effektiv sein, wenn die neuen Mitarbeiter mit einem erfahrenen Experten zusammenarbeiten.
  • Selbstbestimmtes Online-Lernen: Eine kostengünstigere Alternative zur dozentengeleiteten Schulung ist das Lernen online und im eigenen Tempo. Interaktive Videos, Aktivitäten und Tests vermitteln die Inhalte gleichzeitig an zahlreiche Mitarbeiter.
  • Coaching/Mentoring: Das Einzelcoaching durch einen Mentor ist vergleichbar mit der Schulung durch einen Ausbilder. Es bietet jedoch den zusätzlichen Vorteil, dass der neue Mitarbeiter eine professionelle Beziehung zu seinem Betreuer bzw. Mentor aufbauen kann.
  • Praxisorientiertes Lernen: Bei technischen Tätigkeiten mit komplexer Ausrüstung können neue Mitarbeiter durch praktische Übungen lernen, mit den Geräten umzugehen.
  • Gruppentraining vor Ort: Obwohl sie nicht so persönlich sind wie Einzeltrainings, bieten Gruppenschulungen dennoch Vorteile, wie z. B. die Arbeit im Team zu üben, und sind eine relativ kostengünstige Methode, um neue Mitarbeiter einzuarbeiten.
  • Externe Kurse: Einige Arbeitgeber schicken neue Mitarbeiter zur Einführung zu externen Kursen. Das kann kosteneffizient sein, da es weniger Zeit und Ressourcen bindet, als die Schulung intern durchzuführen.
  • Online-Kurse über LMS: Mit einer Lernplattform lassen sich die Schulungsinhalte Ihres Unternehmens optimal organisieren und speichern. So können sowohl neue Mitarbeiter als auch sich weiterbildende Angestellte darauf zugreifen. Mit so einer Plattform lassen sich Lernprozesse auch effizient automatisieren.

Achten Sie auf versteckte Kosten

Neben den offensichtlichen Kosten sollten Sie auch die versteckten Kosten berücksichtigen, die mit der Ausbildung Ihrer Mitarbeiter verbunden sind. Zu diesen Kosten gehören die Zeit des Vorgesetzten/Vorgesetzten und des Mitarbeiters, die Kosten für Material (Lebensmittel, Drucksachen), Transport-/Reisezeit und andere Verwaltungskosten. Auch die Zeit, die in die Schulung investiert wird, kann als versteckter Kostenfaktor betrachtet werden. Denn da diese Zeit nicht für die Arbeit genutzt werden kann, sinkt auch die Produktivität der Mitarbeiter. Der Produktivitätsverlust hängt von der Anzahl der an der Schulung beteiligten Personen und der dafür aufgewendeten Zeit ab. Nimmt die Schulung mehr als einen Mitarbeiter in Anspruch, vervielfachen sich die Kosten, da die Teilnehmer ihre Zeit der Ausbildung statt der Arbeit widmen. Wenn zum Beispiel eine Führungskraft, die 10.000 Euro pro Woche erwirtschaftet, zwei Wochen für die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters aufwenden muss, kann sich dies nicht unerheblich auf das Jahresziel des Unternehmens auswirken.

Wie Sie Mitarbeiterschulungen wirtschaftlicher gestalten können

Anstatt Einarbeitung sowie Aus- und Weiterbildung als einen Kostenfaktor zu betrachten, ist es sinnvoller, sie als eine Investition zu sehen, bei der von vornherein eine klare, festgelegte Rendite erwartet wird. Auf diese Weise weiß man, dass der Nutzen die anfängliche Investition überwiegt.

  • Mitarbeiter sind Kapital, das mit der Zeit immer wertvoller wird. Daher ist es auf lange Sicht wirtschaftlicher, in die Fortbildung Ihrer derzeitigen Mitarbeiter zu investieren, als neue Mitarbeiter einzustellen. Darüber hinaus führt alles, was die Kenntnisse und Qualifikationen der Mitarbeiter verbessert, dazu, dass sie mehr Wert für Ihr Unternehmen schaffen können. Huffpost schreibt dazu: “Unternehmen mit umfassendem Weiterbildungsangebot erzielen ein um 218 % höheres Einkommen pro Mitarbeiter und eine um 24 % höhere Gewinnspanne.” 
  • Aktuelle Mitarbeiter zu binden, kann kostengünstiger sein als neue Mitarbeiter einzustellen und zu schulen. Mit einem positiven Arbeitsumfeld und der Förderung der Arbeitszufriedenheit steigt auch die Wahrscheinlichkeit, dass die Mitarbeiter im Unternehmen bleiben, so dass weniger aufwändige Einarbeitungsmaßnahmen erforderlich sind. 
  • Ausbildungskosten lassen sich minimieren, wenn Mitarbeiter mit den erforderlichen Qualifikationen eingestellt werden. Jemand mit Erfahrung in einem bestimmten Bereich benötigt beispielsweise nur eine kurze Einarbeitungszeit im Vergleich zu jemandem mit wenig oder ohne Erfahrung. 
  • Wenn erforderliche Formulare online verfügbar sind, können Mitarbeiter sie vor Arbeitsbeginn ausfüllen, so dass mehr Zeit für die Einarbeitung am Arbeitsplatz bleibt. Die Digitalisierung der Einstellungsunterlagen trägt also auch zur Kostensenkung bei. 
  • Darüber hinaus lässt sich durch Leistungsbeurteilungen frühzeitig feststellen, in welchen Bereichen Verbesserungsbedarf besteht. So können langfristige Performance-Probleme vermieden und gezieltere und effektivere Schulungen organisiert werden. Spezifische Ziele und Messgrößen auf der Grundlage solcher Leistungsüberprüfungen können auch als Richtschnur für künftige Schulungen dienen.

Die tatsächlichen Kosten der Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Wenn man alle genannten Faktoren und Variablen bedenkt, lässt sich die Komplexität des Themas besser verstehen. Auch die zu erwartenden Ausbildungs- oder Einarbeitungskosten für eine bestimmte Arbeitsstelle lassen sich so besser abschätzen. Hervorzuheben ist dabei, dass Aus- und Weiterbildung sowie Einarbeitung als Investition und nicht als Kostenfaktor betrachtet werden sollten. Zwar sind die Mitarbeiter die unmittelbaren Nutznießer der Weiterbildung, doch handelt es sich um langfristige Investitionen, die sich mit der Zeit auszahlen werden. Wer eine Rendite erzielen will, muss zuerst investieren – und was die Ausbildung betrifft, wird sich die Investition zehnfach auszahlen.