Co to jest onboarding pracownika i jak efektywnie wdrożyć pracowników?

Z tego artykułu dowiesz się:

• jak wygląda onboarding nowych pracowników i jakie ma etapy?
• dlaczego aż 91% pracowników przyjętych do organizacji, którzy przeszli onboarding pozostaje w niej, w porównaniu do 30% pracowników w firmach, w których takiego systemu nie ma?
• jakimi zasadami kierować się projektując proces onboardingu?

Czym jest onboarding pracownika i dlaczego jest aż tak ważny?

Okres pierwszych tygodni w nowej pracy i adaptacji w firmie to niezwykle istotny punktów styku pracownika z pracodawcą. Żeby odpowiedzieć na pytanie, dlaczego jest on tak ważny, zacznijmy od tego, jaka jest definicja onboardingu. W bezpośrednim tłumaczeniu jest to wdrożenie pracownika. Kluczowe jest jednak to, żeby precyzyjnie określić obszary w firmie, w jakie chcemy wprowadzić nową osobę.

Obszary, które w początkowym okresie swojej przygody z organizacją pracownik powinien poznać to:

• strategia, misja, wizja i cele organizacji oraz kierunek jej rozwoju
• zakres obowiązków, pierwsze zadania i wyzwania, oczekiwania oraz możliwości rozwoju
• struktura organizacyjna, przełożony oraz zespół
• procedury i zasady, według których funkcjonuje firma i jej pracownicy
• miejsce pracy, niezbędne narzędzia i sprzęt.

W innym ujęciu onboarding to również jest określenie etapu, w którym kandydat staje się pracownikiem, a co za tym idzie, należy rozpocząć budowanie pozytywnego employee experience. Właśnie podczas wdrożenia tworzy się nieuniknione pierwsze wrażenie organizacji, komunikacji wewnętrznej, warunków pracy oraz atmosfery w firmie. Odbiór tych aspektów można pozostawić swojemu naturalnemu, spontanicznemu rytmowi albo go zaprojektować. To drugie podejście pozwoli na stworzenie najwyższej jakości rozwiązań, które długofalowo przekładają się na całą organizację.

Rentowność skutecznego procesu onboardingu potwierdzają między innymi następujące dane:

• 91% pracowników przyjętych do organizacji, którzy przeszli onboardig pozostaje w niej, w porównaniu do 30% pracowników w firmach, w których takiego systemu nie wdrożono[1]
• 69% pracowników zostanie w firmie dłużej niż 3 lata, jeżeli zostali skutecznie wdrożeni w organizację podczas onboardingu[2]
• dzięki skutecznemu onboardingowi produktywność pracowników może wzrosnąć o 70%[3]

Siedem etapów wdrażania pracowników

Ze względu na mnogość obszarów, w które trzeba wdrożyć pracownika, warto podzielić jego adaptację na kilka etapów. Każdy z nich powinien zostać wcześniej odpowiednio przygotowany. Planowanie onboardingu warto rozpocząć od dokładnego zdefiniowania celów strategicznych, zbadania bieżącej sytuacji oraz uwzględnienia potrzeb użytkowników końcowych. Świetnym rozwiązaniem na etapie badawczym będą wywiady pogłębione z osobami, które w ostatnim czasie dołączyły do firmy. Trzeba również pamiętać, że podczas przygotowania każdego kroku wdrożenia warto kierować się niezwykle istotnymi zasadami, do których należą:

• Empatyzacja – dzięki której można tworzyć skuteczne, szyte na miarę rozwiązania – przede wszystkim dla nowych osób, a tym samym osiągać cele organizacji.
• Personalizacja – która pozwala tworzyć wyjątkowe doświadczenia, a wdrożenie od początku zaprogramować na definiowanie i uzupełnianie potencjalnych braków.
• Osiąganie celów strategicznych – onboarding to jeden ze strategicznych etapów cyklu życia pracownika, nie jest zaś sztuka dla sztuki. Dzięki niemu można zbliżać się do standaryzacji minimalnego poziomu wymaganych w firmie kompetencji i umiejętności, ale również od początku dbać o samopoczucie pracowników oraz budować markę pracodawcy. Warto to mądrze wykorzystać.

Sam proces onboardingu można zaprojektować w różnoraki sposób – często te nieprzemyślane procesy opierają się o nieformalne przekazywanie wiedzy i pozostawiają ciężar jej zdobycia na pracowniku, który sam musi ją zdobyć (co ciężko nazwać onboardingiem). Po drugiej stronie osi jest jeden z najbardziej sformalizowanych procesów, który wprowadziła firma Zappos. Każdego nowoprzyjętego pracownika kieruje na 5 tygodniowy, intensywny kurs obejmujący zarówno procedury stosowane w firmie, jak i całą kulturę organizacji. Nie są oni wówczas przydzielani do projektu ani przedstawiani zespołowi. Po ponad miesiącu świeżo upieczeni pracownicy mają wybór – mogą oficjalnie dołączyć do firmy albo odejść, otrzymując 2000-4000$ premii (program “premii za rezygnację po wdrożeniu” funkcjonuje od ok. 2010 roku, a tę ofertę przyjmuje średnio 1% nowych pracowników). Dlatego ciężko jest przedstawić jeden model onboardingu.

Można natomiast wyróżnić pewne stałe elementy, które powinny się w nim pojawić:

Budowanie relacji przed rozpoczęciem pracy

Jest to często zaniedbany obszar, który może być przestrzenią do zmniejszania niepewności pracowników i budowania pozytywnych doświadczeń. Pracownik w tym okresie przeżywa szeroką paletę emocji związaną z żegnaniem się z jednym pracodawcą, wyczekując nowego etapu w karierze. Wszelkie instrukcje i informacje, które w tym czasie mu dostarczymy, pozwalają zwiększyć komfort kandydata/tki i przekładają się na pozytywny odbiór firmy i przywiązanie do niej.

Cel możliwy do osiągnięcia na tym etapie to zapoznanie pracownika z pierwszymi procedurami i zasadami firmowymi. 

Pierwszy dzień

Często dla pracowników jest to bardzo stresujący moment, a jednocześnie niezwykle istotny z perspektywy wyrabiania sobie zdania o organizacji. Nowy członek zespołu nie jest pewien, czego można się spodziewać w danej firmie. To właśnie podczas pierwszego dnia trzeba go powitać, wprowadzić w struktury organizacji, a jednocześnie zadbać o to, żeby przekazać mu strategiczne informacje odnośnie do firmy. Dodatkowo, co nie mniej ważne, należy zapoznać go z kluczowymi procedurami czy z prozaicznymi aspektami, takimi jak stanowisko pracy czy obsługa sprzętu. Pierwsze wrażenie jest często najważniejsze i na długo zostaje w każdym z nas, więc należy o niego zadbać w szczególności.
Często tego dnia wprowadza się również pracownika w firmę – prosząc go o wysłanie zdjęcia i komunikuje się na forum o dołączeniu nowej osoby do zespołu.

Cel zasadniczy: zapoznanie z misją, wizją, celami firmy oraz ze stanowiskiem pracy i kluczowymi narzędziami. Często: wprowadzenie pracownika w zespół.

Etap szkoleń formalnych

Jak wspomniałam, ten etap może wyglądać bardzo różnie. Może zawierać się w pierwszym dniu lub, jak w przypadku Zappos, trwać pełne 5 tygodni. Na tym etapie wdraża się nowego pracownika w narzędzia, procedury, zasady oraz w strukturę firmy. Często miejsce tu mają szkolenia, począwszy od BHP, na konkretnym obszarze wiedzy wymaganym w organizacji kończąc.

Zapoznanie z zespołem i przełożonym

Kolejny kluczowy moment dla odbioru firmy i późniejszej efektywności pracownika.
Oprócz standardowego uścisku dłoni lub (bardziej popularnego i zgodnego z zasadami sanitarnymi) pomachania przez kamerkę internetową, warto zadbać o płaszczyznę, w której wszyscy będą mogli dowiedzieć się o sobie nieco więcej i dać możliwość do zbudowania relacji. Ważne jest to zwłaszcza w zespołach, które nie charakteryzują się wysokim poziomem otwartości, wprowadzenie rozwiązań mających na celu integrację (np. buddy, wspólny lunch, czy integracja z okazji powiększenia się zespołu) wychodzi również naprzeciw nowym osobom, które nie mają bardzo rozbudowanych kompetencji komunikacyjnych.

Jeżeli jest taka możliwość, warto również zaaranżować spotkanie z CEO lub dyrektorem danego działu, aby dana osoba mogła zadać nurtujące ją pytania czy po prostu lepiej odnaleźć się w strukturze firmy.

Wdrożenie w projekt/dział i pierwsze zadania

Etap przybliżający do produktywności i samodzielności – zapoznanie się z obszarem działalności zespołu. W zależności od samodzielności roli będzie to również bardziej lub mniej sformalizowane, jednak trzeba przewidzieć wdrożenie w pierwsze zadania. To również moment do jasnego sprecyzowania oczekiwań oraz możliwości rozwoju na danym stanowisku.

Check-out

Po najbardziej intensywnym etapie wdrożenia nadchodzi moment, w którym pracownik zaczyna się wdrażać w codzienną pracę i jest w stanie podzielić się pierwszymi wnioskami. Może również zestawić oczekiwania zbudowane podczas rekrutacji z zastaną rzeczywistością, ale także wyartykułować swoje potrzeby (np. w zakresie uzupełniających szkoleń), tak żeby w pełni wdrożyć się w obowiązki. Warto te przemyślenia poznać! To również najczęściej moment, kiedy produktywność pracownika systematycznie wzrasta – warto to wykorzystać i odpowiedzieć na konkretne zapotrzebowanie.

Koniec wdrożenia, mierzenie skuteczności i ewaluacja

Wdrożony pracownik to taki, który ma wiedzę o firmie wystarczającą do swobodnego poruszania się w obrębie projektu czy zadań. Charakteryzuje się również wysoką motywacją do udowodnienia swojej wartości i kreatywnością. Jest to moment, kiedy jest nastawiony na rozwój, często jednak nie zdaje sobie sprawy z ograniczeń organizacyjnych. Oznacza to, że wraz z końcem onboardingu wciąż istnieje przestrzeń do uzupełnienia poszczególnych obszarów wiedzy o organizacji.

Kluczowe jest jednak to, żeby zdefiniować cele onboardingu, a następnie przeprowadzić ewaluację procesu. Dzięki temu może on być wciąż usprawniany i dostosowany do bieżących potrzeb zespołu.

Mnogość obszarów, które wymagają zaprojektowania i implementacji stanowi jasny sygnał o tym, że warto wykorzystać do niego dedykowane narzędzia. Dobór narzędzia musi wiązać się z celami, które chce osiągnąć firma, natomiast z pewnością warto przyjrzeć się LMS-om (system do zarządzania nauczaniem) i narzędziom do budowania zaangażowania (employee experience). Pozwalają one na harmonizację i ustrukturyzowanie działań, a także na automatyzację poszczególnych jego elementów oraz ewaluacji procesu.

Źródła:

1. HRstandard
2. SHRM
3. The True cost of Bad Hire, Brandon Hall Group