Das Wissensmanagement in einer Firma ist ein extrem wichtiger Prozess, der einen strategischen Ansatz verlangt, sowie die Bildung einer guten Organisationskultur und Systeminfrastruktur, welche die Herstellung von Wissen, dessen Sammlung und anschließende Teilung fördert. Ohne Zweifel ist der wichtigste Aspekt des Wissensmanagements in einer Firma der Transfer innerhalb einer bestimmten Gruppe von Mitarbeitern oder innerhalb der ganzen Struktur. Warum ist Wissensteilung so wichtig? Wie bildet man gute Bedingungen für die Teilung von Wissen?
Was ist Wissensteilung?
Wissensteilung ist nichts mehr als der Austausch von Informationen oder die Bildung von geteiltem Verständnis zwischen mindestens zwei Parteien, welches das Wissen in einen neuen Kontext stellen und dadurch nützlicher machen kann. Es fördert z.B. das Verständnis der Geschäftsprozesse, die Spezifik der Firma selbst oder der Wege wie erkannte Probleme im Arbeitsalltag zu lösen sind. Es ist ein organisierter und bewusster Prozess, der zur Verbreitung von wertvollem Know-How innerhalb bestimmter Mitarbeitergruppen, Teams oder ganzen Strukturen führt. Warum ist es wichtig das Wissen in der Organisation zu verwalten? Ein ordentlich organisierter Wissensmanagement-Prozess führt primär zu erhöhter Produktivität, aber es gibt viele weitere messbare Vorteile – die weiter unten besprochen werden.
Warum ist Wissensteilung so wichtig?
Wenn man die über Jahre gesammelte Erfahrung oder großes Wissen der Mitarbeiter ignoriert, setzt man sich enormen und unnötigen Verlusten aus. Heutzutage ist kontinuierliche Verbesserung im DNA jedes Unternehmens verankert, also ist die Bildung einer entsprechenden Organisationskultur und optimaler Bedingungen für die Wissensteilung ein Muss. Man könnte sogar sagen, dass es nicht mehr eine Chance ist der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein, sonder ein effektiver Weg überhaupt mit ihr Schritt zu halten.
Welche bestimmten Veränderungen kann ein effektives Wissensmanagement Ihrer Firma bringen? Ohne Zweifel gibt es unzählige Vorteile, aber die wichtigsten lauten wie folgt:
- Effiziente Problemlösung und Entscheidungsfindung
Effektive Wissensteilung bedeutet, dass Probleme in jeweiligen Bereichen viel schneller gelöst werden können. Die Wissensbasis ist nichts mehr als ein Ort, an dem Verfahren und Anleitungen zur Lösung bestimmter Probleme gesammelt werden. Wenn ein Mitarbeiter in der Vergangenheit mit einer ähnlichen Situation zu tun hatte, lohnt es sich auf dessen Tipps zurückzugreifen und somit viel Zeit zu sparen, denn man muss das Problem nicht mehr von Grund auf lösen. Es gibt keine wirtschaftliche Rechtfertigung dafür, Mitarbeiter zu zwingen das Rad neu zu erfinden. Dank der Verbreitung des Wissens innerhalb der Firma können Probleme viel schneller gelöst und Entscheidungsprozesse signifikant gekürzt werden. In anderen Worten – Zeit ist Geld.
- Verbesserung der Service-Qualität
Viele Unternehmen führen ihre Arbeit unter Bedingungen aus, die streng durch das anwendbare Recht reguliert sind. Ein perfektes Beispiel ist die Finanzbranche, wo jegliche Verfahren mit besonderer Präzision und innerhalb streng definierter Deadlines bearbeitet sein müssen. Wenn man entsprechende Prozeduren und Anleitungen für individuelle Prozesse hat, kann man die Qualität der Services erheblich steigern und die Anzahl von Fehlern aufs Minimum reduzieren und somit das Risiko der unsachgemäßen Ausführung von Kundenanweisungen mindern. Dies verbessert nicht nur die Qualität der Services, sondern schützt auch die Organisation vor möglichen finanziellen Strafen.
- Wissensaufnahme innerhalb der Firma
Die HR-Abteilung jeder Firma tut ihr Bestes um die besten Kandidaten auf dem Markt zu gewinnen, solche mit umfangreicher Erfahrung und gewünschten Kompetenzen. Dies geschieht meist mit der Aufbringung beträchtlicher Kosten, weswegen es sich lohnt angemessene Schritte zu unternehmen um sicherzustellen, dass das Wissen, welches sie in die Firma mit einbringen nicht verloren geht. Das betrifft auch aktuelle Mitarbeiter. Sie sind es, die die Einzelheiten des Business und der Kundenerwartungen kennen, und sie können schnell Probleme lösen, Betriebssysteme bedienen und auf Krisensituationen reagieren. Indem man eine Wissensbasis in der Firma bildet und die Mitarbeiter in dessen Gestaltung mit einbezieht kann das Kernwissen effektiv behalten werden und das Geschäft kann vor den negativen Konsequenzen der hohen Fluktuation der Mitarbeiter geschützt werden.
- Das Engagement von Mitarbeitern steigern
Ein ordnungsgemäß durchgeführter Wissensmanagement-Prozess in einer Firma ist, auf der einen Seite, ein effektiver Weg um Geschäftskontinuität zu versichern, und, auf der anderen Seite, ein extrem wichtiges Tool um das Engagement von Mitarbeitern zu fördern. Es erlaubt Unternehmen Experten innerhalb der Firma zu bilden. Es gibt den Mitarbeitern das Gefühl, dass sie ein wichtiger Teil der Organisation sind, dass man ihnen zuhört und dass ihr Wissen und ihre Erfahrung für das Management bedeutend sind. Man muss niemanden davon überzeugen, wie wichtig, und zur selben Zeit, schwierig, es ist das Level von Mitarbeiter-Engagement zu beeinflussen. Lohnt es sich? Hier scheinen die Worte von Richard Branson passend zu sein: “Nicht der Kunde kommt zuerst, sondern der Mitarbeiter. Kümmern Sie sich um Ihre Mitarbeiter, diese kümmern sich um Ihre Kunden.*
- Wachstum und Innovation fördern
Das Hauptziel fast aller Firmen ist es die Finanzergebnisse zu verbessern, aber diese Aufgabe wird schwieriger je höher das Maß an Wettbewerb auf dem Markt ist. Besonders in solchen Situationen erlaubt effektives Wissensmanagement es Unternehmen zu wachsen und gleichzeitig Innovation zu fördern. Ohne Zugang zu einer zentralen Wissensbasis, effektiven Methoden um Erfahrungen zu teilen oder einer entsprechenden Organisationskultur, würde diese Aufgabe viel schwieriger sein.
Wie vermittelt man Wissen innerhalb einer Organisation?
Eine effektive Wissensvermittlung in einer Organisation verlangt vor allem Zeit, Menschen und entsprechende Verbreitungswege. Es ist auch wichtig eine angemessene Organisationskultur im Unternehmen zu bilden, die gegenseitiges Vertrauen fördert, Zusammenarbeit unterstützt und die Mitarbeiter aktiv in den Prozess engagiert.
Das ist eine große Herausforderung für das Management aller Firmen, da es viele Hürden und Hindernisse auf dem Weg der Wissensteilung gibt. Um welche Hürden handelt es sich? Die folgenden Beispiele zeigen, was in Firmen fehlen könnte: richtige Kommunikation; ein gut geplantes Anreizsystem; eine passende technische Infrastruktur, die Kommunikation, Wissensteilung und/oder Wissensspeicher fördert. Die Einstellungen der Mitarbeiter sind oft auch ein Problem, nämlich die Angst vor zusätzlichen Aufgaben, internen Wettbewerben, Widerstand gegen Veränderung oder der Wunsch den Status des Unersetzbaren zu bewahren.
Die Identifizierung und Entfernung solcher Hürden sollte für diejenigen, die verantwortlich für das Wissensmanagement in der Firma sind, die erste Priorität sein. Leider ist das nicht immer eine einfache Aufgabe. Wenn das Problem nicht bei den Tools, sondern bei der Organisationsstruktur liegt, werden die gewünschten Ergebnisse nicht so schnell erreicht. Es ist nicht einfach oder schnell Vertrauen in einer Firma aufzubauen oder die Zweifel und Ängste der Mitarbeiter zu überwinden – inklusive bezüglich der Erhaltung von Arbeitsplätzen. Die Ursache für diesen Zustand kann in schlechtem Management oder Führungsstil, schwacher Kommunikation, fehlender Ausbildung oder einem fehlenden gut gestalteten Anreizsystem liegen. Aktuelle Anreize belohnen üblicherweise Ergebnisse und nicht Wissen.
Unternehmen, die sich mit den oben genannten Hürden auseinandergesetzt haben, aber noch keine entsprechende Systeminfrastruktur, oder noch keine entsprechenden Methoden der Wissensteilung entwickelt haben, sind in einer bisschen besseren Position. Die optimalen Bedingungen für den Erwerb und die Teilung von Wissen zu bilden ist eine einfachere, aber nicht minder wichtige Aufgabe. Dabei lohnt es sich anzumerken, dass Betriebsstrategien so eng wie möglich auf die Natur des Geschäfts abgestimmt sein sollten. Andere Lösungen funktionieren in einer Produktionsanlage, andere in einer Finanzinstitution.
Welche Initiativen sollten Sie in Erwägung ziehen? Vor allem die Bildung einer Wissensbasis, d.h. eines zentralisierten Systems in dem Prozeduren, Anleitungen, wertvolle Erfahrungen oder Lösungen zu bekannten Problemen gesammelt werden. Regelmäßige Teammeetings, Foren oder Plattformen für einen ausführlichen Erfahrungsaustausch wären auch äußerst effektiv. Letzteres ist perfekt für verteilte Teams und Unternehmen mit Hunderten von Mitarbeitern geeignet. Der Prozess sollte mit einer gut gestalteten Bildungspolitik und der Einführung einer Kultur der kontinuierlichen Verbesserung unterstützt werden. Ein Mentoring-Programm, ein gut gestalteter Onboarding-Prozess, Jobrotation, Präsentationen von Experten und zyklische Trainings – um auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu reagieren und ihr Wissen anzuwenden – erlaubt es der Organisation schnell ihre angestrebten Ergebnisse zu erreichen, die Moral zu bessern und Produktivität positiv zu beeinflussen.
