Blog

Czym jest Learning Management System?

Inwestycja w kadry to niewątpliwie konieczność, ale też szansa na wypracowanie przewagi konkurencyjnej i zatrzymanie w firmie talentów. Jest jednak kilka warunków realizacji takiego scenariusza. Konieczne kroki to chociażby zaprojektowanie odpowiedniej polityki szkoleniowej, przygotowanie angażujących materiałów szkoleniowych, a także stałe monitorowanie procesu rozwoju kompetencji w firmie. I właśnie w realizacji takich zadań pomagają nowoczesne systemy edukacyjne – LMS. Jak działają i jakie funkcjonalności oferują platformy zdalnej edukacji?

Czym jest i jakie funkcje realizuje platforma e-larningowa?

System zarządzania procesami szkoleniowymi (ang. Learning Management System) to platforma internetowa, umożliwiająca sprawne i spójne zarządzanie aktywnością szkoleniową w ramach całej organizacji.

Pozwala nie tylko tworzyć i udostępniać pracownikom najróżniejsze kursy i ścieżki edukacyjne, ale też monitorować statusy poszczególnych szkoleń i poziom ich ukończenia – i to zarówno z perspektywy konkretnego pracownika, jak i departamentu czy całej organizacji. Platforma oferuje również szerokie możliwości w zakresie optymalizacji i automatyzacji procesu szkoleniowego w firmie, co w efekcie prowadzi do niemałych oszczędności czasu i pieniędzy.

Jak działa platforma zdalnej edukacji?

Niezmiennie od lat obserwowany jest duży wzrost znaczenia szkoleń pracowniczych. I to zarówno tych inicjowanych przez pracowników, jak i wymaganych przez pracodawców. Wszystko to przekłada się na dynamiczny wzrost rynku platform edukacyjnych i szkoleń online.

Obecnie rozwiązania LMS dostarcza nawet kilkaset różnych podmiotów. Tak duża dostępność znajduje odzwierciedlenie w równie dużej różnorodności oferowanych rozwiązań. Wiele platform zapewnia jedynie podstawowe funkcjonalności, jednak nie brak i takich, które sięgają po najnowszą technologię – w tym m.in.: sztuczną inteligencję czy rozszerzoną rzeczywistość.

Wybór optymalnego rozwiązania powinien być każdorazowo poprzedzony dogłębną analizą bieżących i przyszłych potrzeb organizacji. Wybrana platforma e-learningowa powinna nie tylko oferować możliwość samodzielnego i intuicyjnego tworzenia kursów , ale również tworzenie reguł automatyzujących udostępnianie szkoleń. Dzięki nim pracownicy konkretnego działu otrzymają odpowiedni zestaw materiałów szkoleniowych, gdy tylko zostaną dodani do struktury organizacyjnej firmy. System przypomni im również o ewentualnej konieczności powtórzenia lub odświeżenia szkolenia po upływie określonego czasu, zdejmując tym samym ten obowiązek z pracowników działu kadr czy HR

Istotnym elementem funkcjonowania każdej platformy zdalnej edukacji jest rozbudowany system raportowania. Najlepiej wspierany przez sztuczną inteligencję (AI), co jest szczególnie istotne w kontekście dużych organizacji, zatrudniających dziesiątki tysięcy pracowników i analizujących każdego dnia ogromne zbiory danych. W ich przypadku wykorzystanie inteligentnych, automatyzujacych pracę algorytmów jest wręcz koniecznością. 

Możliwość przeprowadzania dogłębnych analiz na danych szkoleniowych pozwala szybko identyfikować luki kompetencyjne wśród pracowników, monitorować stan ukończenia poszczególnych szkoleń, a także analizować informacje zwrotne uzyskane od kursantów. Wyniki przeprowadzanych ankiet mogą bowiem posłużyć do dalszego doskonalenia procesu szkoleniowego oraz wykorzystywanych obecnie materiałów edukacyjnych.

Funkcjonalności LMS – dla dużych organizacji i małych firm

I choć mogłoby się wydawać, że tak zaawansowane platformy edukacyjne dedykowane są dużym korporacjom, z powodzeniem korzystać mogą z nich również podmioty zatrudniające zaledwie kilkanaście czy kilkadziesiąt osób.

Niewątpliwie duże korporacje, ze względu na skalę działania, jako pierwsze dostrzegły potrzebę wdrożenia rozwiązań pozwalających na automatyzację i sprawne realizowanie polityki szkoleniowej, jednak wcale nie oznacza to, że z tych samych rozwiązań nie mogą korzystać małe i średnie przedsiębiorstwa. Wręcz przeciwnie! Wdrożenie pracownika i prowadzenie szkoleń w formie stacjonarnej w wielu przypadkach wymaga sporej ilości czasu oraz sporych nakładów finansowych – na organizację szkolenia, ewentualny transport, zakwaterowanie, diety itd. Przenosząc szkolenia na platformę e-learningową, można sporo zaoszczędzić, a przy okazji umożliwić pracownikom wzięcie udziału w szkoleniu w dowolnym miejscu i czasie – np. podczas delegacji czy podróży do klienta.

Do najważniejszych funkcjonalności zdalnych platform edukacyjnych zaliczyć można:

  • Zarządzanie treściami szkoleń

Intuicyjny interfejs oraz możliwość samodzielnego tworzenia nowych i modyfikowania istniejących kursów to jedna z podstawowych cech charakterystycznych dobrych platform LMS. Warto zwrócić uwagę również na rodzaje obsługiwanych plików – Audio, Video, Video360, SCORM, PowerPoint, quizy itd., gdyż pozwalają one tworzyć bardziej interaktywne i tym samym angażujące szkolenia.

  • Tworzenie ścieżek edukacyjnych i certyfikacyjnych

W przypadku większych organizacji, oferujących dedykowane szkolenia dla poszczególnych grup pracowników, istotną funkcją jest możliwość tworzenia dedykowanych ścieżek szkoleniowych i certyfikacyjnych. Dzięki temu inne zestaw kursów przypisywane są w systemie pracownikom sieci sprzedaży, administracji czy finansom.

  • Udostępnianie szkoleń

W kontekście udostępniania szkoleń istotne jest to, by system LMS oferował możliwość tworzenia automatycznych reguł. Dzięki nim odpowiednie szkolenia będą przypisywane konkretnym pracownikom w sposób całkowicie zautomatyzowany. Podobnie w przypadku szkoleń, które należy przeprowadzać cyklicznie – one również mogą pojawiać się w panelu konkretnego pracownika bez konieczności podejmowania dodatkowych akcji po stronie administratora platformy. Wystarczy, że przypisze on szkolenie konkretnemu pracownikowi lub całej grupie i nałoży regułę cykliczności.

  • Monitorowanie i raportowanie

By sprawnie zarządzać procesem szkoleniowym w ramach organizacji konieczny jest rozbudowany system monitorowania i raportowania. Umożliwia on śledzenie postępów pracowników, monitorowanie poziomu ukończenia konkretnych kursów, tworzenie matrycy kompetencji dla poszczególnych zespołów i tym samym jeszcze bardziej precyzyjne planowanie dalszych działań edukacyjnych.

Smart education w praktyce

Zapotrzebowanie na poszczególne funkcjonalności platform LMS w dużej mierze wynika ze specyfiki prowadzonej działalności. Inne bowiem szkolenia prowadzić będzie duża firma świadcząca usługi z zakresu rachunkowości, a inne zakład produkcyjny, poświęcający wiele godzin na procesy wdrożeniowe nowych pracowników oraz obligatoryjne, wynikające z obowiązujących przepisów prawa szkolenia branżowe.

W pierwszym przypadku prawdopodobnie mogłaby się sprawdzić prosta platforma edukacyjna, wyposażone w podstawowe funkcje. Szkolenia pracowników działów finansowych najczęściej nie wymagają sięgania po interaktywne i zaawansowane technologicznie rozwiązania.

Nieco inaczej wygląda sytuacja w kontekście firm lub departamentów, w których standardem jest długotrwały proces wdrożenia pracownika. W takich przypadkach lepszym wyborem będzie LMS oferujący chociażby moduł rozszerzonej rzeczywistości, który umożliwi tworzenie angażujących szkoleń wdrożeniowych z modelami maszyn i urządzeń, z jakimi pracownik będzie miał styczność każdego dnia. Tak innowacyjne rozwiązanie będzie nie mniej skuteczne aniżeli szkolenie stacjonarne, a dodatkowo pozwoli wygenerować niemałe oszczędności – nie będzie bowiem wymagało zaangażowania doświadczonego pracownika w proces szkolenia i tym samym nie zaburzy ciągłości działania podmiotu.

Korzyści płynące z posiadania platformy edukacyjnej

Inwestycja w nowoczesną platformę e-learningową niesie za sobą szereg korzyści – i to zarówno takich, które można dokładnie oszacować, jak i tych mniej wymiernych. Do najważniejszych niewątpliwie należy zaliczyć:

  • efektywne wsparcie realizacji celów biznesowych organizacji, w które niewątpliwie wpisuje się nieustanny rozwój kompetencji pracowników;
  • możliwość zarządzania procesem podnoszenia kwalifikacji w firmie w sposób kompleksowy i co ważne, z poziomu jednej aplikacji;
  • uporządkowanie know-how w organizacji i tym samym zachowanie ciągłości działania w przypadku nagłej nieobecności kluczowych dla firmy pracowników;
  • dostęp do zaawansowanych opcji raportowania, dzięki którym można szybko identyfikować ewentualne luki kompetencyjne i podejmować odpowiednie kroki zaradcze;
  • oszczędność czasu i pieniędzy, które obecnie przeznaczane są na organizację szkoleń i wdrożeń w formie stacjonarnej, ich planowanie i przypominanie pracownikom o konieczności wypełnienia obowiązkowych testów czy ankiet;
  • możliwość tworzenia dedykowanych ścieżek szkoleniowych, wspierających z jednej strony realizację celów organizacji, zaś z drugiej osobisty rozwój pracowników i poziom ich zadowolenia z pracy.